O que é SEFAZ e o que todo empreendedor precisa saber?

Afinal, o que é SEFAZ? Entenda como esse órgão se relaciona com os seus negócios. Promovendo sustentabilidade e legalidade!
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Uma das principais responsabilidades de todo empreendedor é cumprir com obrigações fiscais para operar na legalidade. Para isso, vale a pena conhecer órgãos públicos que gerenciam essas atividades, como a SEFAZ. 

Compreender como essa instituição opera é essencial para aqueles que buscam prosperar nos negócios, uma vez que sua atuação está intrinsecamente ligada à conformidade fiscal e ao funcionamento saudável do sistema financeiro. Confira tudo sobre a SEFAZ a seguir.

O que é SEFAZ e qual a importância?  

SEFAZ é a sigla para Secretaria da Fazenda, um órgão vinculado ao Ministério da Fazenda. Suas principais responsabilidades são fiscalizar as receitas e despesas dos 26 estados e do Distrito Federal, calcular impostos e taxas estaduais e controlar a emissão das NF-e.

As funções da SEFAZ também são complementadas pela Secretaria Municipal da Fazenda de cada cidade, com atribuições delegadas pelo estado em que está localizada e pela legislação atual.

Conhecer as atribuições da SEFAZ é importante para estar em conformidade com os regulamentos do estado onde seu negócio opera. Afinal, existem impostos que são estaduais e municipais, por isso diferem de uma região para outra. 

O cálculo desses tributos afeta tanto o arrecadamento como a emissão correta de notas fiscais.  

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Como a SEFAZ impacta a tributação de uma empresa

A Secretaria da Fazenda exerce um impacto significativo na tributação de uma empresa, uma vez que desempenha um papel central na administração e fiscalização dos tributos estaduais. Dentre as diversas formas de impacto, alguns pontos-chave merecem destaque:

Arrecadação de tributos

A SEFAZ é responsável por arrecadar diversos impostos estaduais, como o ICMS e o IPVA, recursos essenciais para financiar as atividades governamentais e que são diretamente retirados das operações e propriedades das empresas.

Cumprimento de obrigações fiscais: 

A SEFAZ estabelece normas e regulamentações fiscais que as empresas devem seguir. Ela define as obrigações acessórias, como declarações e documentos fiscais, que as organizações precisam apresentar para manter sua regularidade perante o Fisco. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em penalidades.

Fiscalização e auditoria: 

A SEFAZ realiza auditorias e fiscalizações para garantir o correto recolhimento dos tributos. Empresas podem ser submetidas a processos de fiscalização, nos quais a SEFAZ verifica se as informações prestadas estão em conformidade com a legislação vigente. Caso sejam identificadas irregularidades, podem ocorrer autuações e aplicação de multas.

Incentivos fiscais: 

A SEFAZ também pode conceder incentivos fiscais como forma de estimular determinados setores da economia ou regiões específicas.

Sistemas eletrônicos e Nota Fiscal Eletrônica: 

Muitas SEFAZ implementam sistemas eletrônicos para facilitar a emissão e controle de documentos fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esses sistemas visam aumentar a eficiência, reduzir a sonegação e proporcionar maior transparência nas transações comerciais.

Quais as obrigações que o empreendedor precisa cumprir?

Os empreendedores estão sujeitos a uma série de obrigações que devem ser cumpridas para garantir o funcionamento legal e sustentável de seus negócios. 

Embora as obrigações específicas possam variar dependendo do tipo de negócio, da localização e da estrutura legal, algumas são comuns a muitos empreendimentos. São elas:

  • Registro da empresa: Antes de iniciar as operações, é necessário registrar a empresa nos órgãos competentes, como a Junta Comercial ou o Registro Civil de Pessoas Jurídicas. Esse processo varia de acordo com a forma jurídica escolhida, como Sociedade Limitada, MEI, entre outras.
  • Inscrição Estadual e Municipal: Empresas que realizam atividades sujeitas à tributação estadual, como a circulação de mercadorias, geralmente precisam se inscrever na Secretaria da Fazenda Estadual e na prefeitura municipal para obter a Inscrição Municipal.
  • Emissão de notas fiscais: A emissão de notas fiscais é uma obrigação fiscal fundamental. Dependendo da legislação local, pode ser exigido o uso de modelos específicos de notas fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
  • Pagamento de tributos: Os empreendedores devem cumprir suas obrigações tributárias, que podem incluir o recolhimento de impostos como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), ICMS, entre outros, de acordo com a natureza da atividade.
  • Manutenção de livros contábeis: É necessário manter livros contábeis e cumprir as obrigações acessórias, como a entrega de declarações fiscais, de acordo com a legislação vigente.
  • Segurança do trabalho: Para empresas com funcionários, é necessário cumprir as normas de segurança do trabalho estabelecidas pela legislação. 
  • Contribuições previdenciárias: Empresas com empregados precisam recolher as contribuições previdenciárias, como o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), tanto do empregador quanto do empregado.

Autorizações e certificações da SEFAZ

A Secretaria da Fazenda em diferentes estados emite várias autorizações e certificações relacionadas aos aspectos fiscais e tributários das empresas. Aqui estão algumas das principais autorizações e certificações que podem ser emitidas pela SEFAZ:

  • Inscrição Estadual: A Inscrição Estadual é um registro obrigatório para empresas que realizam atividades sujeitas à tributação estadual, como a circulação de mercadorias;
  • Alvará de funcionamento: Embora o alvará de funcionamento seja geralmente emitido pela prefeitura municipal, a SEFAZ pode estar envolvida no processo, especialmente para verificar a conformidade fiscal da empresa;
  • Autorização para Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): A SEFAZ autoriza as empresas a emitirem a Nota Fiscal Eletrônica;
  • Certificado digital: Para acessar alguns serviços online oferecidos pela SEFAZ, como a emissão de NF-e, é necessário o uso de um Certificado Digital;
  • Certificado de Regularidade Fiscal: A SEFAZ pode emitir um certificado que atesta a regularidade fiscal da empresa. Esse documento é muitas vezes exigido em processos licitatórios e parcerias comerciais;

Quais são as atividades da SEFAZ? 

A Secretaria da Fazenda é responsável por outras atividades além de recolher impostos, como planejamento e gestão de recursos. Conheça mais algumas atribuições:

Arrecadação das despesas do estado

Toda a arrecadação de tributos e taxas estaduais é realizada pelo órgão, lembrando que cada estado tem suas próprias regras e tarifas. Além disso, a SEFAZ:

  • realiza cobrança e inscrição na Dívida Ativa do Estado; 
  • permite fazer a consulta do valor diretamente no site de cada estado. 

Fiscalização das despesas do estado

A SEFAZ controla todas as despesas do estado e de secretarias e órgãos vinculados à administração pública. Nesse processo, ela:

  • realiza auditorias finanças;
  • fiscaliza gastos e investimentos públicos;
  • analisa a capacidade de endividamento do estado. 

Contabilidade das despesas do estado

A SEFAZ cuida da contabilidade de todas as atividades envolvendo recursos financeiros, orçamentários e patrimoniais do estado. Ela também:

  • supervisiona e orienta os registros contábeis de órgãos e demais instituições da administração indireta do estado.

Estruturação das despesas do estado

Outra atribuição da SEFAZ é realizar o planejamento estratégico, execução e controle orçamentário estadual. Para tal, ela é responsável por elaborar alguns documentos. Conheça-os melhor a seguir. 

  • Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO): Um conjunto de diretrizes elaborado anualmente com o objetivo de determinar as prioridades do governo para o ano seguinte em relação à aplicação dos recursos. 
  • Lei Orçamentária Anual (LOA): Funciona como um instrumento que permite que os objetivos, metas e prioridades estabelecidos na LDO sejam colocados em prática. 
  • Plano Plurianual (PPA): É um planejamento estratégico de médio prazo, que define objetivos, metas, indicadores e diretrizes para os próximos quatro anos.

Quais são as principais taxas arrecadadas pela SEFAZ?  

No Brasil, são cobradas inúmeras taxas sobre produtos e serviços. Muitas vezes, o contribuinte não faz ideia quais os órgãos responsáveis por estas cobranças.

A SEFAZ, por exemplo, é responsável pela arrecadação de impostos como IPVA, ICMS e outros. A seguir, veja quais são as principais taxas arrecadadas.

IPVA

O Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) é cobrado dos proprietários de veículos aéreos, aquáticos ou terrestres, sejam pessoas físicas ou jurídicas. 

A taxa é cobrada anualmente sobre o valor da tabela FIPE, variando em cada estado e pode ser paga parcelada ou à vista com desconto. 

A alíquota também varia conforme o tipo de veículo; se:

  • novo;
  • usado;
  • montado; 
  • incorporado ao ativo da empresa;
  • motocicleta;
  • utilitário;
  • veículo de passeio;
  • aquático; 
  • terrestre;
  • aéreo.

Em muitos estados, a emissão de nota fiscal eletrônica concede um percentual de desconto nessa taxa. 

Algumas categorias profissionais, como taxistas, e pessoas com deficiência têm isenção dessa taxa. Verifique as taxas e essas possibilidades de desconto ou isenção na SEFAZ de seu estado.

ICMS

O ICMS é o Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação.

Trata-se da principal captação de recursos do Estado, pois incide em todas as operações de comércio (venda, transporte e outros) e serviços de transporte interestadual ou intermunicipal e comunicações. 

Essa tarifa já vem inclusa no valor da nota fiscal e costuma ser, em média, de 18%, variando em cada estado.

Algumas operações são isentas, verifique na Secretaria da Fazenda de seu estado. Ainda, caso tenha dívida de ICMS, a negociação e o parcelamento são feitos na SEFAZ. Assim como o IPVA, é possível ter isenção do ICMS conforme a legislação estadual vigente.

ITCMD

ITCMD é o Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos. É o popular imposto “de herança ou doação”. 

Ele é cobrado sobre toda transferência de bens ou direitos realizados de uma pessoa falecida para seus herdeiros, mediante inventário, doação ou testamento.

Para tanto, é necessário fazer uma Declaração de ITCD relatando o fato relacionado com a transmissão às pessoas envolvidas e os bens e direitos doados ou herdados. 

Com esse documento recebido, a SEFAZ faz análise dos bens ou direitos, é capaz de calcular imposto do ITCD e, caso haja valor a pagar, emite a DARE (Documento de Arrecadação da Receita Estadual) ao contribuinte.

Nesse caso, é importante consultar um contador e um advogado para a correta execução do ITCMD.

Quais são os principais serviços realizados pela SEFAZ?

São muitos os serviços realizados pela SEFAZ, conforme a legislação estadual vigente. Veja os principais executados:

  • Consultas de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
  • Consultas de DI (Declaração de Importação);
  • Consultas de protocolos, certidões e pesquisas em geral referentes à Receita Estadual;
  • Emissão de Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou SPED fiscal;
  • Impressão de guias fiscais e negociações de parcelamento de tributos estaduais;
  • Pesquisas, cadastros e pagamentos de IPVA, ICMS e ITCMD;
  • Registro de inscrições estaduais;
  • Prestação de contas por meio do Portal da Transparência.

Quais são os requisitos necessários para fazer o credenciamento SEFAZ? 

A emissão da nota fiscal eletrônica é realizada pelo sistema da Secretaria da Fazenda. Para isso, é obrigatório realizar o credenciamento como contribuinte na SEFAZ de seu estado para poder emitir esse documento. 

Cada estado conta com seu conjunto de requisitos e procedimentos, mas, em grande parte dos casos, você precisará: 

  • emitir um certificado digital para realizar operações no sistema da SEFAZ; 
  • buscar o auxílio de um contador para credenciar seu CNPJ.

Como emitir nota fiscal eletrônica pela SEFAZ? 

Todas as empresas precisam recorrer à Secretaria da Fazenda do estado para poderem emitir NF-e (notas fiscais eletrônicas). 

Como cada SEFAZ opera de forma particular, podem haver pequenas diferenças no processo, mas, em geral, o passo a passo para emitir nota fiscal é:

  • Passo 1. Obtenha um certificado digital: esse é um documento que pode ser obtido por agentes regularizados pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e serve como assinatura eletrônica da empresa;
  • Passo 2. Registre sua empresa na SEFAZ: para começar a emitir as notas, a empresa deve estar cadastrada na Secretaria da Fazenda e aguardar a autorização do órgão;
  • Passo 3. Escolha um emissor: as notas fiscais podem ser emitidas tanto pelo sistema da SEFAZ quanto por softwares de terceiros, como a solução da Omie;
  • Passo 4. Emita as notas fiscais: com os passos anteriores concluídos, suas empresa já pode começar a emitir as notas e cumprir com suas obrigações legais.

Como acessar a SEFAZ de cada estado?

Cada unidade federativa tem a sua própria Secretaria da Fazenda. Por isso, alguns serviços podem estar disponíveis na SEFAZ de estados específicos e há diferentes formas de acessar os serviços.

A seguir, confira qual portal acessar para encontrar informações, fazer cadastros ou emitir documentos no órgão que representa o seu estado:

Região Norte  Acre SEFAZ AC
Amapá SEFAZ AP
Amazonas SEFAZ AM
Pará SEFA PA
Tocantins  SEFAZ TO
Região Nordeste Alagoas SEFAZ AL
Bahia SEFAZ BA
Ceará SEFAZ CE
Maranhão SEFAZ MA
Paraíba SEFAZ PB
Pernambuco  SEFAZ PE
Piauí  SEFAZ PI
Rio Grande do Norte SET RN
Sergipe  SEFAZ SE
Região Centro-Oeste Goiás SEFAZ GO
Mato Grosso SEFAZ MT
Mato Grosso do Sul SEFAZ MS
Distrito Federal SEFAZ DF
Região Sudeste Espírito Santo SEFAZ ES
Minas Gerais SEFAZ MG
Rio de Janeiro SEFAZ RJ
São Paulo SEFAZ SP
Região Sul Paraná SEFAZ PR
Rio Grande do Sul SEFAZ RS
Santa Catarina  SEFAZ SC

Conheça as principais dúvidas dos empreendedores sobre a SEFAZ.

Como lidar com eventuais problemas fiscais junto à SEFAZ?

Lidar com problemas fiscais junto à Secretaria da Fazenda pode ser desafiador, mas é importante seguir alguns passos para resolver a situação da melhor forma possível. Aqui estão algumas orientações gerais:

  • Entenda o problema: Analise as notificações, intimações ou quaisquer outros documentos que tenha recebido da SEFAZ para compreender as razões do questionamento;
  • Consulte um profissional contábil ou fiscal: eles podem fornecer orientações específicas para o seu caso;
  • Reúna documentação: providencie toda a documentação necessária que possa comprovar a regularidade das suas operações fiscais. Isso pode incluir notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos, entre outros;
  • Atente-se aos prazos: cumpra rigorosamente todos os prazos estabelecidos pela SEFAZ;
  • Negocie com a SEFAZ: em alguns casos, é possível negociar com a SEFAZ para resolver as pendências.

Qual a importância da SEFAZ para a Consulta do CEST?

Quando um empreendedor realiza a Consulta do CEST, ele obtém informações sobre a classificação fiscal de um produto específico. 

A SEFAZ, como órgão responsável pela administração tributária, disponibiliza meios para que os contribuintes possam realizar essa consulta de forma a garantir que a tributação seja feita de acordo com a legislação vigente.

Qual é o prazo para cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica?

O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas, ou seja, 7 dias, a contar da data de emissão.

Como cancelar uma NF-e Avulsa?

Passo 1: Entre no site da SEFAZ do seu estado;

Passo 2: Clique no menu “Notas fiscais / Gerenciar notas”;

Passo 3: Selecione a nota e visualize;

Passo 4: Clique no botão de “Cancelar” que irá aparecer no alto da tela.

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Agora que você já sabe o que é a SEFAZ, que tal conhecer o sistema que vai dar adeus à sua rotina financeira complicada?

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