Para garantir a execução das suas atividades, uma empresa precisa cumprir com uma série de obrigações legais. Entre elas está a emissão de um comprovante de que os funcionários receberam seus salários: o holerite. No entanto, gerar esse documento requer bastante atenção para evitar erros que comprometam o negócio. Por isso, o sistema de folha de pagamento se tornou a solução ideal para automatizar e trazer mais segurança para o processo.
Neste artigo, você irá aprender como as funcionalidades dessa ferramenta podem trazer ainda mais agilidade para as organizações. Continue a leitura e descubra as principais vantagens do sistema para a sua empresa!
O que é um sistema de folha de pagamento?
Também conhecida como holerite ou contracheque, a folha de pagamento é um documento que deve ser gerado mensalmente pelas empresas. Ela funciona como um registro de informações sobre a remuneração dos colaboradores – salário, deduções, descontos, comissões, entre outras.
O sistema de folha de pagamento é uma ferramenta que automatiza a emissão desse documento. Como o procedimento exige o conhecimento sobre as leis trabalhistas e envolve diversos cálculos, executar essa tarefa manualmente leva muito tempo, principalmente em grandes empresas. Por isso, o uso de um software garante mais agilidade.
Vale lembrar que na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), apesar de não citar a folha de pagamento explicitamente, estabelece a obrigatoriedade de se comprovar o pagamento do salário. Caso a empresa não cumpra com essa obrigação, pode sofrer consequências legais.
Como funciona um sistema de folha de pagamento?
Um sistema de folha de pagamento, dependendo do fornecedor, pode ser acessado pela internet ou instalado no computador dos colaboradores responsáveis pela demanda.
Ele permite cadastrar os funcionários e todas as informações necessárias para gerar o documento, como o cargo que a pessoa ocupa, os benefícios que ela recebe e descontos adicionais. Esse processo pode ser ainda mais ágil se a ferramenta permitir a integração com bancos de dados ou o sistema de gestão da empresa.
A solução é capaz de calcular, de forma automática, a remuneração mensal de cada colaborador, considerando informações e eventos como:
- Adiantamento de férias;
- Faltas;
- Comissões;
- Ajuda de custo;
- Horas extras;
- Adicional noturno;
- Parcelas do décimo terceiro salário;
- Participação nos lucros.
Além disso, o contracheque pode ser enviado automaticamente via e-mail ou pode ser acessado pelos funcionários na nuvem do software, eliminando a necessidade de imprimir e entregar o documento pessoalmente para cada um.
Vantagens de usar um sistema de folha de pagamento on-line
O sistema de folha de pagamento tem sido amplamente adotado pelas empresas nos últimos anos por trazer benefícios valiosos para os negócios – como a redução de alguns custos, a diminuição de erros e o acesso remoto. Confira, a seguir, mais detalhes sobre as vantagens de usar esse software:
Mais rapidez na emissão do documento
Como os processos mais trabalhosos são automatizados com a implementação do sistema de holerite, o documento é gerado com muito mais rapidez. Desse modo, a equipe pode focar no desenvolvimento de atividades mais estratégicas para o negócio.
Também é possível programar a emissão da folha de pagamento de acordo com um calendário pré-determinado. Cada etapa fica agendada para que seja executada pela ferramenta em um determinado momento do mês.
Menos chances de erros
O salário dos colaboradores sofre alguns descontos e acréscimos antes de ser pago. Eles variam de acordo com a remuneração do cargo, benefícios que o funcionário tenha contratado ou o recebimento de bônus.
Ademais, há valores que a empresa precisa transferir para determinados órgãos ou programas, como o Fundo de Amparo ao Trabalhador (FAT), que viabiliza o pagamento do abono salarial.
A contribuição com o INSS e o desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte, por exemplo, são cobrados de acordo com a faixa salarial que cada trabalhador se enquadra. Também pode ser necessário contribuir com o sindicato ou descontar o valor de uma consulta médica, caso o plano de saúde tenha coparticipação.
Com tantos fatores para serem levados em consideração, é provável que ocorram erros nos cálculos. Por isso, o uso de um sistema de folha de pagamento é recomendado para ter mais precisão na elaboração do documento.
Facilidade no compartilhamento de dados
Com o sistema de contracheque, todos os dados relacionados à remuneração dos trabalhadores ficam armazenados em um banco. Isso garante mais segurança e confiabilidade às informações, uma vez que elas estão centralizadas em uma única plataforma e só podem ser acessadas por pessoas autorizadas.
O software também é capaz de gerar relatórios automaticamente, o que simplifica consideravelmente a geração, a análise e o compartilhamento de dados dentro da empresa.
Informações disponíveis em qualquer lugar
Quando a emissão é feita de forma tradicional, é necessário receber o holerite pessoalmente no departamento responsável ou esperar que ele seja entregue pelo time de recursos humanos.
Um sistema de folha de pagamento on-line possui um ambiente que armazena todos os holerites de cada funcionário. Os colaboradores podem acessar esse ambiente pela internet em qualquer dispositivo, desde que tenham as credenciais necessárias.
Economia de recursos
Optar pelo uso da folha de pagamento on-line pode impactar positivamente as finanças da empresa. Na prática, ela colabora para uma melhor gestão de custos por:
- Reduzir gastos com tinta e folhas de papel, já que não há necessidade de imprimir e armazenar documentos;
- Reduzir erros na elaboração dos documentos, evitando as consequências jurídicas que os equívocos podem gerar e reduzindo o retrabalho;
- Fazer a emissão do holerite de forma rápida e automatizada, liberando a equipe para se concentrar em atividades que geram receita para o negócio.
Emita folhas de pagamento mais precisas
O sistema de folha de pagamento otimiza o cálculo de salários, impostos, benefícios e deduções, trazendo mais precisão e segurança na geração de documentos importantes para a empresa e seus funcionários. Aliado à contabilidade digital, garante que as questões legais e financeiras do negócio estejam em dia, além de aumentar a produtividade dos colaboradores.
Além de contar com o apoio de um software, é importante entender o que está incluído nas contas que envolvem o pagamento dos salários. Por isso, confira no blog Omie um passo a passo completo para calcular a folha de pagamento.
