O estoque é o coração de uma empresa. Ele representa o capital do negócio investido em insumos, matéria-prima e produtos; por isso, é essencial que o controle seja feito com toda a atenção possível.
Erros na gestão do estoque podem ter consequências que geram prejuízos para o seu negócio, tanto financeiros como para as operações, que podem ficar paralisadas sem materiais.
Conheça, neste post, os principais erros que você deve evitar, os efeitos que eles podem causar e outras dicas para lhe ajudar a potencializar a gestão do seu estoque.
Quais são os desafios mais comuns na gestão de estoque?
A gestão de estoque engloba uma série de práticas que vão além de ter itens armazenados em um espaço. Ela envolve análise de demanda, planejamento de compras, comprometimento do fluxo de caixa e muito mais.
Por conta de sua importância, existem desafios que empreendedores precisam ter em mente. Conheça alguns deles a seguir:
- Previsão de demanda: uma demanda subestimada pode levar a falta de produtos, enquanto a superestimada, pode resultar em excesso de estoque e risco de encalhe;
- Variações sazonais: prever e gerenciar essas flutuações é um desafio, pois requer ajustes frequentes no estoque;
- Obsolescência: produtos podem se tornar obsoletos devido a mudanças tecnológicas, tendências de mercado ou expiração da validade. É preciso ter atenção a isso;
- Furtos e Perdas: desvios internos e externos e perdas devido a danos ou vencimento são desafios comuns na gestão de estoque;
- Giro: manter um equilíbrio entre manter um estoque suficiente para atender à demanda e evitar excesso é crucial;
- Fornecedores: dependendo do fornecedor, uma empresa pode ter que lidar com longos prazos de entrega, falhas na qualidade e outras questões;
- Custos de armazenamento: guardar produtos envolve custos, como aluguel de espaço, seguro, manuseio e manutenção.
Quais são os principais erros na gestão de estoque?
Um bom controle de estoque é fundamental não apenas para o setor logístico da empresa, mas para a área de vendas e o setor financeiro. Por isso, é preciso redobrar a atenção diante de falhas.
Destacamos, a seguir, os 6 principais erros na gestão do estoque que você precisa conhecer — e evitar.
1. Falha na comunicação e integração
Na hora de buscar as causas que estão gerando problemas na gestão de estoque, é bastante comum encontrar falhas na comunicação, principalmente entre o setor de compras e o setor comercial.
Existem casos em que esses departamentos atuam por conta própria, cada um com seus objetivos. Contudo, é crucial integrar processos e estabelecer uma sinergia a fim de compartilhar ações planejadas e potencializar o sucesso das iniciativas.
Um bom exemplo é quando aparece uma oportunidade de negociação para a compra de muitos itens de determinado fornecedor a um preço competitivo.
Para que a transação seja vantajosa e funcione da melhor maneira possível, é preciso que os seguintes setores trabalhem em conjunto no gerenciamento da mercadoria:
- Compras (o que vai liderar a negociação);
- Financeiro (o responsável por organizar o fluxo de pagamento);
- Comercial (o que elabora promoções ou ações específicas);
- Estoque e logística (o que garante espaço físico adequado e disponibiliza a logística).
2. Falta de atualizações instantâneas
Tanto para entrada como para saída de materiais, uma boa gestão de estoque deve contar com atualização de informações de forma instantânea. Aqui a tecnologia tem seu espaço garantido, já que agiliza o fluxo das informações.
A ideia é que diferentes tipos de estoque contem com softwares de gestão para que a empresa possa centralizar processos em um só lugar.
Isso facilita muito o controle de entrada e saída dos itens, bem como sua organização dentro do Centro de Distribuição (CD).
3. Estoque em excesso
Esse problema também é comum e acontece por conta de falhas nos processos de compra e comunicação. Compras em excesso podem resultar em prejuízo e perdas por causa de:
- avarias devido à conservação inadequada dos itens;
- vencimento expirado ou obsolescência dos produtos;
- inviabilidade da venda, devido à proximidade na data de vencimento;
- ocupação ineficiente do espaço disponível, dificultando a organização e armazenagem de outros itens.
Esses erros na gestão do estoque, embora pareçam simples, impactam negativamente a rentabilidade do negócio e o fluxo de vendas.
4. Não investir em tecnologia
Métodos manuais de registro ou mesmo o uso de planilhas extensas e complicadas não viabilizam uma gestão de estoque eficiente nos dias atuais. Isso porque, como vimos, informações integradas são cruciais para a fluidez dos processos.
Para isso, vale a pena investir em tecnologias como um sistema ERP, que automatiza o estoque. Com essa inovação, é possível não somente minimizar os erros na gestão de estoque como ter mais previsibilidade e controle.
5. Não treinar a equipe
Quando falamos em gestão, uso de tecnologias e alinhamento do fluxo de comunicação, precisamos também pensar em treinamento de equipes.
Afinal, para ter sucesso nesse investimento, o time precisa estar familiarizado com os novos processos e com os softwares implantados para que todos possam usar de forma correta e tirar o máximo proveito de suas funcionalidades.
6. Não ter um bom relacionamento com fornecedores
A gestão do estoque não é apenas sobre os itens ou materiais em si, mas envolve outras etapas. Uma das principais é o gerenciamento de fornecedores, que essencialmente viabilizam o abastecimento do estoque.
É preciso saber, com exatidão, quais itens devem ser comprados, quando devem ser adquiridos e qual será o volume de compras.
Tão importante quanto planejar compras é gerenciar fornecedores. Isso porque um bom relacionamento pode garantir negociações mais favoráveis a respeito dos preços, condições de pagamento e prazos de entrega.
Como evitar erros na gestão do estoque?
Evitar erros na gestão do estoque é crucial para garantir a eficiência operacional e a saúde financeira. Confira algumas práticas que podem ajudar a minimizar erros na gestão do estoque:
- Utilize sistemas de gestão (ERP): o sistema ERP integra e automatiza processos de estoque, melhorando a precisão dos dados e proporcionando uma visão mais segura e completa dos níveis de estoque;
- Realize inventários: é fundamental fazer conferências e contagens regularmente para verificar a precisão dos registros;
- Estabeleça padrões: defina procedimentos padronizados para todas as atividades relacionadas ao estoque, desde a recepção de mercadorias até a expedição;
- Implemente boas práticas: estude e adote estratégias para otimizar o giro e o controle, como curva ABC e método PEPS;
- Monitore em tempo real: use sistemas, como o ERP, que permitam o monitoramento em tempo real do estoque e a rápida identificação dos níveis, controle de datas de validades, etc.;
- Determine um nível ótimo de estoque: com a análise do histórico de vendas em mente, entenda as quantidades que precisa para evitar tanto o excesso como a falta. Prefira trabalhar com uma quantidade enxuta para minimizar riscos;
- Mensure indicadores: ao avaliar dados, use indicadores de performance para medir a eficiência do seu estoque. Alguns KPIs importantes são cobertura de estoque, tempo de reposição, rupturas de estoque, entre outros.
Quais são possíveis efeitos de um mau gerenciamento de estoque?
O mau gerenciamento de estoque pode ter uma série de efeitos negativos que impactam diferentes aspectos da operação e do desempenho de uma empresa, como:
- Encalhe de itens: o que significa capital imobilizado e que pode perder seu valor ao longo do tempo;
- Falta de estoque: pode fazer com que a empresa perca boas oportunidades de vendas;
- Custos logísticos elevados: quando não há planejamento de estoque eficiente, a empresa pode ter que gastar mais com transporte e armazenamento;
- Erros nos pedidos: a má gestão de estoque pode inclusive afetar as entregas, seja pelo envio incorreto ou ao prometer ao cliente algo que de fato a empresa não tem;
- Negociações desfavoráveis com fornecedores: sem controle e previsão de demanda, a empresa pode ter que fazer compras com fornecedores as pressas, e, com isso, perder a oportunidade de negociar descontos e acordos melhores;
- Ineficiência operacional: erros no estoque afetam toda a operação, da produção à entrega, causando lentidão e mais falhas;
- Problemas financeiros: sem dúvidas, uma gestão ineficiente do estoque gera perdas e prejuízos que afetam o fluxo de caixa e o capital de giro.
Quais são as principais vantagens de ter uma gestão de estoque eficiente?
Ao dedicar mais atenção à gestão de estoque e adotar boas práticas, empresas podem de fato colher benefícios operacionais, financeiros e estratégicos, como os que mostramos a seguir:
- Redução de custos: menos erros no estoque pode significar menos prejuízo, perdas, excessos e gastos associados a processos logísticos;
- Melhor gerenciamento de riscos: com o estoque sob controle, o empreendimento consegue mitigar riscos com perdas, prejuízos, encalhe, etc.;
- Previsão de demanda aprimorada: ajuda na otimização dos níveis de estoque e na preparação para variações sazonais;
- Relações com fornecedores fortalecidas: uma gestão eficaz do estoque permite negociações mais sólidas com fornecedores e a construção de uma parceria de longo prazo;
- Giro de estoque otimizado: manter um equilíbrio saudável entre oferta e demanda ajuda empresas a encontrar seu nível ótimo de estoque;
- Maior competitividade: o empreendimento garante uma vantagem competitiva, pois é capaz de responder rapidamente às demandas do mercado;
- Facilita a expansão do negócio: empresas que controlam bem seus estoques estão mais preparadas para expandir, seja aumentando a variedade de produtos ou entrando em novos mercados.
Descubra como a tecnologia pode fazer a diferença na gestão de estoque
Como vimos, a gestão de estoque pode ser uma tarefa trabalhosa e desafiadora, e o controle manual não colabora na hora de evitar erros.
Ao utilizar soluções tecnológicas, o empreendedor consegue ter mais visibilidade sobre as entradas e saídas e acompanhar, em tempo real, dados como datas de validade, tempo de armazenamento e mais.
Nesse sentido, ter um sistema de gestão faz a diferença na hora de ter um controle realmente eficaz e efetivo.
Com o ERP da Omie, o empreendedor visualiza, em uma única plataforma, todos os dados relacionados ao seu estoque e acompanha o giro em tempo real. Isso torna o processo de gerenciamento de compras mais preciso e inteligente.
O sistema ERP é um aliado para ajudar empresas a superar desafios e contornar erros de gestão de estoque. Se você quer garantir mais integração e facilitar sua rotina empresarial, conheça o sistema ERP para empreendedores da Omie.
