Se você está iniciando no mundo dos negócios, já deve ter ouvido falar do DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Para comerciantes e transportadores, o DANFE é essencial para o acompanhamento e fiscalização das mercadorias durante o transporte, garantindo segurança e transparência nas operações.
Neste guia, vamos explorar o que é DANFE, suas funções, diferenças em relação à Nota Fiscal Eletrônica e outros aspectos importantes para quem lida com a emissão de notas fiscais no dia a dia. Continue lendo e aprenda tudo sobre DANFE!
O que é DANFE?
O DANFE, ou Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação simplificada da NF-e, emitida em formato físico e que acompanha o produto durante o transporte. Ele serve para facilitar a consulta e fiscalização das operações comerciais por meio de uma chave de acesso única de 44 dígitos, que identifica a NF-e associada à transação.
Com esse código, o destinatário e os fiscais podem consultar os detalhes da Nota Fiscal Eletrônica no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado.
Esse documento, portanto, não é a nota fiscal em si, mas sim uma representação impressa que permite verificar a validade e os detalhes da operação de compra ou venda. Além disso, o DANFE possibilita que o destinatário do produto confirme o recebimento e a autenticidade dos itens transportados, sendo um comprovante essencial tanto para o comprador quanto para o vendedor.
Para que serve o DANFE?
A função principal do DANFE é acompanhar a mercadoria em trânsito, permitindo que as autoridades fiscalizem as informações da transação, como dados do emitente, destinatário, valores e descrição dos produtos. Isso facilita a fiscalização de mercadorias em movimentação, pois os fiscais podem verificar se o transporte está regular e se todos os impostos e obrigações fiscais estão sendo cumpridos.
O DANFE cumpre outras funções importantes:
- Comprovante para o destinatário: ao receber a mercadoria, o destinatário utiliza o DANFE para verificar se os produtos estão conforme o que foi pedido e para assinar como comprovação do recebimento;
- Suporte na escrituração contábil: para empresas que não precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE permite a escrituração contábil dos produtos adquiridos, assegurando a validade da transação;
- Consulta da NF-e: o DANFE inclui a chave de acesso que permite consultar a Nota Fiscal Eletrônica no portal da SEFAZ e acessar todos os dados da transação.
Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal Eletrônica?
O DANFE e a NF-e são complementares, mas com funções distintas. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento fiscal oficial, emitido digitalmente e validado por uma assinatura eletrônica. Já o DANFE é uma representação física da NF-e, destinada ao transporte e fiscalização de mercadorias.
Portanto, o DANFE é apenas um documento auxiliar e não substitui a nota fiscal eletrônica em termos de validade jurídica.
Informações obrigatórias no DANFE
Para garantir a validade e autenticidade do DANFE, algumas informações são obrigatórias e devem constar no documento. Veja os principais dados que não podem faltar:
- Chave de acesso: código de 44 dígitos que permite consultar a NF-e no portal da SEFAZ;
- Código de barras: essencial para a leitura óptica e verificação rápida da nota;
- Data e horário de saída: informa o momento em que a mercadoria foi despachada;
- Detalhes dos produtos: inclui descrição, quantidade e valores de cada item;
- Informações da transportadora: nome e CNPJ da empresa responsável pelo transporte;
- Dados do destinatário: nome, endereço e contato da pessoa ou empresa que vai receber o produto;
- Descrição da operação: indica se é uma operação de entrada ou saída de mercadorias.
Esses dados asseguram a veracidade da transação e permitem que o destinatário verifique a carga recebida, evitando possíveis irregularidades e mantendo a conformidade com a legislação fiscal.
Como consultar o DANFE online?
Consultar o DANFE online é um processo simples e importante para verificar a autenticidade de uma nota fiscal. Para isso, basta seguir estes passos:
- acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
- clique em “Consultar NF-e” nos serviços mais acessados;
- digite a chave de acesso de 44 dígitos e clique em “Consultar”.
Esse processo permite visualizar todas as informações da NF-e, incluindo o status da nota e detalhes da transação. Dessa forma, o destinatário e os fiscais podem confirmar se a nota é autêntica e válida.
Como armazenar o DANFE?
Tanto o emitente quanto o destinatário têm a obrigação de armazenar o DANFE digitalmente por um período mínimo de cinco anos. Esse arquivamento é importante para garantir que, em caso de auditorias ou fiscalizações, as partes possam comprovar a regularidade das transações.
O ideal é manter uma cópia digital do DANFE e da NF-e, de preferência em um sistema de gestão que facilite o acesso aos documentos sempre que necessário.
O que fazer se houver problemas na emissão do DANFE?
Se houver problemas na emissão do DANFE, o primeiro passo é identificar a causa para solucionar a questão rapidamente.
Algumas causas comuns incluem dados incorretos na NF-e, sendo necessário verificar e corrigir qualquer informação inconsistente. Caso o problema seja uma falha de sistema na SEFAZ, o indicado é aguardar até que o sistema volte ao normal.
Vantagens de utilizar o DANFE para gestão e logística
O DANFE traz diversas vantagens para a logística e fiscalização de mercadorias, incluindo:
- Facilidade de fiscalização: o código de barras permite uma consulta rápida da NF-e;
- Controle logístico: facilita o rastreamento e acompanhamento do transporte;
- Evita fraudes: a chave de acesso garante a autenticidade da transação;
- Maior segurança jurídica: comprova a entrega e o recebimento dos produtos.
Perguntas frequentes sobre DANFE
Confira algumas perguntas frequentes sobre o DANFE e as melhores respostas!
Posso emitir o DANFE sem ter a NF-e?
Não é possível emitir o DANFE sem a NF-e. Isso porque o DANFE só pode ser emitido após a autorização da NF-e pela SEFAZ.
O DANFE pode substituir a NF-e?
O DANFE é apenas uma representação física da NF-e, que acompanha o produto em transporte, ou seja, não tem validade fiscal e, por isso, não pode substituí-la.
Qual é a diferença entre DANFE e DANF-e NFC-e?
O DANFE acompanha a NF-e, enquanto o DANFE NFC-e é usado para notas fiscais de consumidor eletrônico.
Preciso imprimir o DANFE para cada transação?
O DANFE é uma representação da NF-e em formato impresso e deve acompanhar toda mercadoria em trânsito para fins de fiscalização.
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