CDN Federal: o que é e quando usar

A certidão negativa de débitos federal (CND federal) comprova a regularidade fiscal das empresas. Entenda quando usar cada um dos tipos!

22/Jun/2022
Contabilidade

Muito mais que um documento burocrático, a certidão negativa de débitos, conhecida como CND Federal, é uma comprovação de regularidade fiscal da empresa comumente solicitada em diversas situações. 

Esse documento é quase obrigatório para bancos e instituições financeiras em serviços como abertura de contas, liberação de créditos, financiamentos e outros. Além disso, o documento também é imprescindível quando a empresa vai participar de licitações, de concorrência, de cadastro etc.

Assim, é comum que a certidão negativa também seja chamada de “nada consta”, já que é a comprovação de que a empresa não possui débitos perante os órgãos governamentais.

Neste artigo, iremos entender o que são as certidões negativas e positivas de débitos, quais são os tipos e como elas podem impactar o cotidiano operacional das empresas.

O que é certidão negativa de débitos?

A certidão negativa de débitos ou CND é um documento emitido por órgãos públicos. Ela indica que não há pendências financeiras em relação a tributos e também nenhuma falta de entrega das conformidades legais exigidas pelo fisco.

Ou seja, é um documento que demonstra a ausência de situações que possam prejudicar a pessoa jurídica por meio da apresentação de informações dos poderes públicos, nos âmbitos tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros.

Apesar de alguns órgãos só emitirem certidões pelo atendimento presencial, atualmente a maioria das emissões acontece pela internet, cada uma em seu endereço e em plataforma específica. Algumas certidões são emitidas de forma gratuita e outras podem gerar cobrança no momento da emissão.

Para expedir as certidões, o solicitante deve estar com o CNPJ, a inscrição estadual ou a inscrição municipal em mãos. Porém, outros documentos e informações podem ser solicitados, dependendo da entidade escolhida e da plataforma utilizada por cada órgão público.

O que é certidão positiva de débitos?

A certidão positiva de débitos (CPD) informa a existência de dívidas e/ou débitos tributários que impedem a emissão da certidão negativa de débitos (CND). É o documento que demonstra a possível existência de débitos não negociados ou não parcelados naquela entidade pública.

O processo acontece da seguinte forma: ao tentar emitir uma CND, automaticamente é feita uma consulta em esferas administrativas e também em dívida ativa. Se não houver inconformidades, o documento é emitido. Caso contrário, é preciso solicitar relatórios da situação fiscal para resolver as pendências encontradas.

Ao acessar as plataformas governamentais e ter em mãos as pendências que bloquearam a emissão da certidão negativa de débitos, chegou o momento de criar estratégias de regularização e apresentar tais opções aos gestores.

De toda forma, entender qual a origem da pendência é importante para que a empresa consiga se regularizar. Isso acontece porque existe a possibilidade da ausência de conformidades de responsabilidade da equipe contábil.

Em relação às cobranças da CPD, elas podem estar em âmbito administrativo (etapa de cobrança amigável) ou inscritas em dívida ativa (quando não há regularização na fase administrativa).

Quando usar a CND?

A emissão da CND será necessária sempre que a empresa precisar comprovar que não tem pendências tributárias federais ou municipais e que não possui dívidas ativas.

Normalmente, os órgãos mais procurados para a emissão desse tipo de documento são a Receita Federal, as secretarias da fazenda, a Polícia Federal, as prefeituras, os tribunais do trabalho e eleitorais, dentre outros.

Tipos de certidões para emissão

Você já percebeu que existe uma grande variedade de modelos e finalidades para as CDNs. Cada órgão público utiliza uma metodologia de pesquisa e oferece um tipo de informação diferente. Conheça logo abaixo quais são os principais tipos de certidões e quais detalhes elas trazem.

Certidão relativa à administração federal

Essa certidão é fornecida pela Receita Federal do Brasil e comprova a regularidade de tributos federais e contribuições previdenciárias em âmbito administrativo e também em dívida ativa. Além disso, comprova que a empresa está em dia com o fisco quanto à entrega de conformidades.

Certidão relativa à administração estadual

É fornecida pelas secretarias estaduais da fazenda e comprova a ausência de débitos tributários e/ou a falta de entrega de conformidades. É possível emitir essa certidão para empresas que possuem inscrição estadual e também para empresas que não possuem o cadastro. Nesse caso, cada estado possui um portal específico para a consulta.

‍Certidão relativa à administração municipal

Independentemente do segmento comercial, todas as empresas possuem inscrição municipal e consequentemente emitem certidões de regularidade fiscal com a mesma finalidade. Por meio da consulta realizada pelo portal do município, o solicitante identifica se está regular com o município referente aos tributos e às conformidades.

‍Certidão da justiça do trabalho

Comprova inexistência, regularidades ou irregularidades em processos trabalhistas da pessoa jurídica.

‍Certidão de regularidade do FGTS

Essa certidão comprova a regularidade da empresa perante o recolhimento do FGTS de seus funcionários.

Comprove a regularidade fiscal da sua empresa

No cotidiano, é comum que os empresários tomem conhecimento da importância desse documento apenas quando precisam de comprovação da situação fiscal ou regularização da empresa. Se esse é o seu caso, não se preocupe.

É importante ressaltar que existem vários modelos de CND — como o da Receita Federal e o das prefeituras, por exemplo. Contar com um profissional especializado faz toda a diferença na hora de saber qual é o tipo de documento certo para cada caso. 

Um contador, por exemplo, saberá como requerer esses comprovantes corretamente para que a empresa os apresente a seus parceiros, além de auxiliar na emissão de uma certidão negativa de débito receita federal. Esse profissional também é imprescindível se você busca emitir uma CND federal já vencida.

Quando uma pessoa jurídica precisa comprovar que a sua situação fiscal está legalizada e regular perante os órgãos públicos nas esferas federal, estadual e municipal, é necessário fazer as emissões de suas certidões.

Com tantos processos burocráticos, tipos de certidões diferentes e especificidades, é possível deduzir que contar com um auxílio de ferramentas de gestão e contabilidade digital ajudam a reduzir os erros, o pagamento de tributos duplicados e diversas outras falhas. Afinal, no empreendedorismo sempre é necessário buscar formas de otimizar processos, aumentar a produtividade e maximizar os lucros.

Sendo assim, o sistema de gestão empresarial da Omie é uma ferramenta extremamente funcional. Ela permite o acesso instantâneo e de forma remota aos módulos integrados do sistema da empresa, inclusive financeiro, a geração de relatórios gerenciais atualizados, o gerenciamento do pagamento de tributos, a diminuição de erros e mais segurança nas operações fiscais da sua empresa.

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Fabiano Azevedo

Fabiano Azevedo, contador consultor, CEO e sócio do escritório Tática Contabilidade. Como palestrante, com conteúdo voltado para o mercado de contabilidade e empreendedorismo, desenvolve um trabalho de disseminação de conhecimento na intenção de ser um fator de soma na vida profissional das pessoas.

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