Para o consumidor, ao fechar contratos, é via de regra procurar pessoas e negócios dentro da lei. O mesmo acontece com as empresas e o governo, que buscam avaliar se um futuro fornecedor ou parceiro está com as obrigações em dia. Essas informações estão presentes na certidão negativa de CNPJ, documento que deve sempre estar em dia.
Peça importante no dia a dia das transações, a certidão pode ser solicitada pelo contador ao devido órgão público, atestando que a empresa em questão não possui débitos ou irregularidades atrelados ao seu CNPJ, a nível estadual ou federal.
Mesmo com o apoio do empreendedor, é preciso que o profissional de contabilidade entenda mais sobre esses documentos, pois cada órgão possui um processo próprio. Fique atento à sua utilidade no cotidiano da empresa de seus clientes ou no escritório de contabilidade.
Neste artigo, acompanhe os principais tipos de certidão negativa, como emitir cada uma delas e qual a importância desses documentos para seu negócio. Confira as melhores dicas e quais pontos de atenção na hora de garantir essa documentação tão importante para as empresas. Boa leitura!
O que é certidão negativa de CNPJ e qual a importância?
A certidão negativa CNPJ é um documento que comprova que a empresa não possui débitos ou pendências, sejam financeiras ou processuais, junto aos órgãos estaduais e federais, como a Junta Comercial Nacional.
Sua finalidade varia conforme o tipo de certidão, mas esse documento é solicitado geralmente em processos de licitação, ações judiciais, auditoria fiscal ou ao realizar algum acordo com órgãos do Governo, como financiamentos em bancos públicos.
A certidão mais comum é a CND (Certidão Negativa de Débitos) e pode ser emitida por qualquer órgão público, declarando que nada consta contra a empresa com relação a débitos e dívidas. Ou seja, a companhia está em dia com suas obrigações e contas.
Tudo isso indica o bom pagamento da instituição e sua boa gestão de recursos, facilitando a aprovação de transações e negócios em função da maior confiança por parte dos parceiros e clientes.
Essas certidões, aliadas a outros pontos, fortalecem a governança da empresa, ou seja, o desenvolvimento correto, ético e sustentável da companhia, agindo sempre de acordo com as normas e leis. Evita-se, assim, riscos legais diversos e também o risco de imagem, fatores que podem levar à crise negócios de diferentes tamanhos e segmentos.
Também apoiam o controle dos compromissos da empresa, pois em algum momento o prazo de pagamento pode passar despercebido e a instituição fica em dívida com determinado fornecedor, mesmo sem faltar recursos.
No caso das licitações, a certidão negativa de CNPJ testifica que a empresa concorrente está apta a prestar os serviços, pois não está em débito com a justiça em nenhum âmbito. Em teoria, isso ajuda a combater a corrupção, evitando o favorecimento de negócios específicos, mesmo que possuam irregularidades.
Como solicitar certidões negativas de débito da empresa?
Com o avanço da transformação digital, a maior parte das certidões negativas podem ser emitidas de forma online, no site dos órgãos responsáveis. A exigência de documentos pode variar conforme a necessidade, bem como a validade que o documento possui.
Muitas certidões são gratuitas, enquanto outras são pagas. A consulta deve ser feita no momento da emissão. Para obter mais informações, acesse o site da Receita Federal e insira o CNPJ da empresa para validar os dados e identificar em que situação o negócio se encontra.
A certidão pode ser emitida pelo empreendedor, mas o contador possui conhecimento para indicar os melhores caminhos e certidões para cada caso. Veja logo a seguir os modelos de certidão e para o que cada um é utilizado.
Modelos de certidão negativa de débitos para empresas
Você viu mais sobre os diversos tipos de certidão negativa; agora, entenda os usos e finalidades de cada modelo. De antemão, a certidão mais comum é a Certidão Negativa de Débitos, mas até ela possui alguns “subtipos” e, dependendo da necessidade da empresa, alguns são mais indicados do que outros.
Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais
Essa certidão afirma que a empresa não possui irregularidades de débitos, apresentação de valores ou dados cadastrais junto à Receita Federal. Desde 2014, esse documento contempla também as pendências de contribuições previdenciárias. O modelo conhecido como certidão do INSS deixou de existir.
É a Receita Federal quem emite a certidão negativa e o processo pode ser realizado online, basta apenas inserir o CNPJ da empresa. O documento tem validade de 180 dias a partir da emissão. Atente-se para a necessidade periódica de renovação.
Certidão de regularidade do FGTS
Esse documento é emitido pela Caixa Econômica Federal e atesta a regularidade da empresa com relação às obrigações de FGTS dos colaboradores. A certidão é imprescindível para que a instituição se relacione com a Administração Pública e outras instituições de crédito.
A emissão pode ser feita online, necessitando apenas do CNPJ da empresa. A validade do CRF dura 30 dias a partir da data de emissão.
Certidão Negativa de Débito Estadual
A CND estadual é emitida por cada estado, seguindo critérios próprios. Pelo site da Secretaria da Fazenda de cada unidade da federação, é possível verificar se há pendências ou irregularidades fiscais quanto aos tributos gerenciados por esse órgão. Por ser emitida de forma local, os processos e validade podem variar conforme o estado.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Essa certidão é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho e indica que a empresa não é devedora do Banco Nacional dos Devedores Trabalhistas, ou seja, não possui pendências referentes a obrigações trabalhistas.
O documento somente será emitido após a comprovação de que a empresa está em dia com as questões trabalhistas, que envolvem o cumprimento de acordos de conduta, custos processuais e diversas despesas dos processos trabalhistas. Esse processo envolve os 24 Tribunais Regionais do Trabalho do país.
A CND é fundamental para as empresas que desejam participar de licitações e pode ser emitida de forma online, no site do TST, com o CNPJ da companhia. Sua validade é de 180 dias e tem abrangência nacional.
Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários
Já essa certidão é emitida pela Prefeitura do município em que a empresa está registrada, porém, nem todas as localidades oferecem o serviço online. Por isso, vale a pena conferir no site oficial da cidade a disponibilidade deste documento e considerar a necessidade de visita presencial à instituição competente.
Sua função é atestar que a empresa não possui débitos referentes a imóveis, como IPTU, taxa de coleta de lixo e outras questões imobiliárias. Também mostra a inexistência de dívidas do Imposto sobre Serviço (ISS) e outras relacionadas à prestação de serviço no município.
Fique em dia com suas obrigações
Independente do ramo de atuação da empresa, ela se relaciona com outras e possui obrigações com o governo e demais órgãos públicos. É importante se certificar que não há nenhuma pendência antes de solicitar créditos ou participar de licitações, sempre buscando a melhor certidão negativa para cada caso.
Neste conteúdo, você ficou por dentro de todos os modelos de certidão negativa CNPJ, como aplicá-los em diferentes situações e o papel do contador nesse processo. Agora que você já conhece os principais tipos de certidão negativa, acompanhe o Blog da Omie e fique por dentro dos principais assuntos do mundo dos negócios.
