O que é certidão negativa de débitos? para que serve e como consultar

Você sabe o que é e quando deve usar uma certidão negativa de débito no seu negócio? Leia este conteúdo informativo e aplique as melhores práticas!
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A certidão negativa de débitos é um documento essencial no universo fiscal e financeiro, desempenhando um papel crucial para empresas e indivíduos que buscam comprovar a inexistência de pendências e subsídios junto a órgãos governamentais e instituições credoras. 

Em sua essência, essa certidão atesta que a entidade ou pessoa em questão se encontra no dia com suas obrigações tributárias e financeiras, constituindo-se como um instrumento de valor

Neste artigo, iremos entender o que são as certidões negativas e positivas de débitos, quais são os tipos; como elas podem impactar o cotidiano operacional das empresas e onde conseguir as certidões negativas de débitos. Continue lendo!

O que é certidão negativa de débito?

A certidão negativa de débitos, ou CND, é um documento emitido por órgãos públicos para pessoas de caráter físico ou jurídico, indicando que não há pendências financeiras em relação a tributos e nenhuma falta de entrega das conformidades legais exigidas pelo fisco.

Ou seja, a emissão de certidão negativa é um documento que demonstra a ausência de situações que possam prejudicar a pessoa jurídica por meio da apresentação de informações dos poderes públicos, nos âmbitos tributário, fiscal e trabalhista, dentre outros.

Apesar de alguns órgãos só emitirem certidões negativas de débito com a receita por meio de atendimento presencial, atualmente a maioria das emissões ocorrem pela internet, cada uma em seu endereço e em uma plataforma específica.

Algumas certidões são emitidas de forma gratuita e outras podem gerar cobrança no momento da emissão. Fique atento!

Documentos necessários

Para expedir a certidão negativa de pessoa física ou jurídica, o solicitante deve estar com o CPF ou CNPJ em mãos, além da inscrição estadual/distrital ou a inscrição municipal.

Porém, outros documentos e informações podem ser solicitados, dependendo da entidade escolhida e da plataforma utilizada por cada órgão público. 

A certidão positiva de débitos, por outro lado, apresenta uma outra situação para a empresa, em alguns casos, inesperadamente. Confira como proceder.

Qual a diferença entre certidão negativa e positiva de débitos?

Diferentemente da certidão negativa de débitos, a certidão positiva (CPD) informa a existência de dívidas (inclusive dívida MEI

Podemos entendê-la como um alerta, ou um informativo para que a empresa se adeque às normas tributárias.

Isso acontece quando a gestão não conhece de fato todos os tributos que precisa pagar, ou quando há uma negligência por esquecimento, por exemplo.

Estamos falando de um documento que demonstra a possível existência de débitos não negociados ou não parcelados naquela entidade pública.

O processo acontece da seguinte forma: 

  • ao tentar emitir uma certidão negativa de débito, automaticamente é feita uma consulta em esferas administrativas e também em dívida ativa, rastreando e mapeando todas as pendências que estão ligadas àquele número de CNPJ;
  • Se não houver inconformidades, o documento é emitido;
  • Caso contrário, é preciso solicitar relatórios da situação fiscal para resolver as pendências encontradas.

Ao acessar as plataformas governamentais e ter em mãos as pendências que foram resolvidas, ou desbloqueadas, a emissão da certidão negativa de débitos pode ser efetuada.

Assim, chega-se até o momento de criar estratégias de regularização e apresentar tais opções aos gestores, para evitar que o CNPJ da empresa enfrente novamente uma pendência na hora de solicitar uma nova certidão negativa de débitos.

De toda forma, entender qual a origem da pendência que gerou a dívida com a União é importante para que a empresa consiga se regularizar e sempre se manter ciente das questões tributárias devidas.

Em relação às cobranças da CPD (certidão positiva de débito), elas podem estar em âmbito administrativo (etapa de cobrança amigável) ou inscritas em dívida ativa (quando não há regularização na fase administrativa).

Quando usar a CND?

A emissão da certidão negativa de débitos federais será necessária sempre que a empresa precisar comprovar que não tem pendências tributárias federais, estaduais/distrital ou municipais e que não possui dívidas ativas.

É o caso, por exemplo, da licitação pública, regida pela Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993, na qual uma pessoa física ou jurídica pode ofertar um serviço à administração pública por meio de licitações que cabem ao orçamento e à proposta pública.

É necessário que tal entidade ou indivíduo não tenha nenhuma dívida ativa com o poder Federal, neste caso, que tenha gerado uma certidão negativa de débitos trabalhistas.

Não podemos esquecer de dizer que tais medidas contribuem para o combate à corrupção e a ilegalidade de algumas entidades, prevenindo o risco legal e até mesmo o risco de imagem.

Normalmente, os órgãos mais procurados para a emissão desse tipo de documento são a Receita Federal, as secretarias da fazenda, a Polícia Federal, as prefeituras, os tribunais do trabalho e eleitorais.

Situações que podem causar CND

A concessão da Certidão Negativa de Débitos (CND) está intrinsecamente ligada à regularidade fiscal e financeira do solicitante perante diferentes órgãos e entidades. Diversas situações podem levar à emissão dessa certidão, destacando-se:

Regularidade tributária 

A CND é comumente comum em processos licitatórios, contratações públicas e diversas transações comerciais. 

Empresas e fornecedores precisam apresentar uma certidão para comprovar que estão em dia com suas obrigações tributárias perante a Receita Federal, estadual e municipal.

Cumprimento de obrigações trabalhistas

No âmbito das relações de trabalho, a regularidade em relação às obrigações trabalhistas, como o pagamento de proteção, encargos sociais e FGTS, é um requisito para a obtenção da CND. 

As empresas que desejam participar de processos licitatórios ou contratações públicas também precisam apresentar essa certidão.

Regularidade previdenciária

A CND também atesta a regularidade do solicitante perante a Previdência Social, garantindo que estão em dia com as contribuições previdenciárias devidas. 

Isso é crucial para empresas que precisam demonstrar sua conformidade com as normas previdenciárias.

Situação financeira junto a instituições de crédito

Indivíduos e empresas podem necessitar da CND ao buscar financiamentos, empréstimos ou mesmo ao realizar operações financeiras que excluam a comprovação de sua situação fiscal e ausência de restrições.

Como emitir a certidão negativa?

Você pode solicitar online a emissão. Porém, certos órgãos ainda exigem que isso seja feito  presencialmente. Fique atento pois cada tipo de certidão tem sua peculiaridade, podendo ter sua emissão paga ou gratuita.

Para a emissão é necessário:

  • O CNPJ da empresa;
  • Que a empresa esteja em dia com o Fisco;
  • Que a empresa esteja sem débitos em relação a Cofins, IRPJ, PIS, CSLL, FGTS e INSS.  

Algumas exceções na emissão podem ocorrer ainda que a empresa apresente pendências.

Passo a passo da emissão

  • Passo 1: Acesso ao Portal e-CAC: Acesse o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal através do site oficial. Para acessar o e-CAC, você precisa de um certificado digital ou código de acesso;
  • Passo 2: Navegação no e-CAC: Após o login, navegue até a opção “Certidões e Situação Fiscal”;
  • Passo 3: Escolha a certidão desejada: Selecione a opção relacionada à CND relativa aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
  • Passo 4: Preenchimento de dados: Preencha os campos obrigatórios com as informações necessárias, como o número do CNPJ, o período desejado e outros dados solicitados;
  • Passo 5: Emissão da certidão: Após o preenchimento, siga as instruções para gerar e imprimir a Certidão Negativa de Débitos.

Quais os tipos de certidões para emissão?

Existe uma grande variedade de modelos e finalidades para as certidões negativas de débitos. Cada órgão público utiliza uma metodologia de pesquisa e oferece um tipo de informação diferente. Conheça os principais tipos de certidões e quais detalhes trazem:

Certidão relativa à administração federal

A certidão de débitos federais é fornecida pela Receita Federal do Brasil e comprova:

  • a regularidade de tributos federais e contribuições previdenciárias em âmbito administrativo e também em dívida ativa;
  • que a empresa está em dia com o fisco quanto à entrega de conformidades.

Certidão relativa à administração estadual

É fornecida pelas secretarias estaduais da fazenda e comprova:

  • a ausência de débitos tributários e/ou a falta de entrega de conformidades;
  • é possível emitir essa certidão para empresas que possuem inscrição estadual/distrital e também para empresas que não possuem o cadastro.

Nesse caso, cada estado possui um portal específico para a consulta, você pode procurar por “emitir certidão negativa” e o nome do estado onde mora.

Certidão relativa à administração municipal

Independentemente do segmento comercial, todas as empresas possuem inscrição municipal e consequentemente emitem certidões negativas de débitos com a mesma finalidade.

Por meio da consulta realizada pelo portal do município, o solicitante identifica se está regular com o município referente aos tributos e às conformidades.

Certidão da justiça do trabalho

Comprova a inexistência regular ou irregular em processos trabalhistas da pessoa jurídica. 

Certidão de regularidade FGTS

Essa certidão negativa é emitida pelo portal da Caixa Econômica Federal e comprova a regularidade da empresa perante o recolhimento do FGTS de seus funcionários.

É importante que o empregador tenha cumprido todas as obrigações legais relacionadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

Problemas da certidão negativa de débitos no CNPJ

Embora a CND Federal no CNPJ seja uma evidência de regularidade fiscal e financeira, existem alguns problemas que podem surgir em relação a esse documento. 

É preciso solicitar certidão negativa de CNPJ. Mas entenda que alguns dos principais desafios e problemas associados ao CND no CNPJ incluem:

Demora na emissão

Em alguns casos, o processo de emissão da CND pode ser demorado, o que pode causar transtornos para empresas que enviam documento de forma imediata, especialmente em situações como processos licitatórios ou transações comerciais urgentes.

Atualização e vigência

A CND tem uma validade específica, e sua atualização é necessária para comprovar a regularidade fiscal em períodos subsequentes. O esquecimento ou atraso na renovação da certidão pode resultar em dificuldades para determinadas transações ou participação em processos específicos realizados.

Restrições por débitos parcelados

Empresas que possuem débitos parcelados podem encontrar restrições na concessão da CND, mesmo estando em dia com os pagamentos acordados. Isso pode gerar complicações, já que a certidão é frequentemente comum em diversas operações comerciais e transações.

Problemas técnicos e sistêmicos

Eventuais falhas nos sistemas governamentais responsáveis ​​pela emissão da CND podem impactar a entrega do documento. Problemas técnicos, como instabilidade em plataformas online, podem gerar dificuldades na obtenção da certidão.

Dificuldades em regularizar pendências

Se uma empresa ou contribuinte possui pendências fiscais, a concessão da CND pode ser um desafio. A necessidade de regularizar os subsídios antes de obter a certidão pode exigir tempo e recursos.

Alterações na legislação

Mudanças na legislação tributária podem impactar os requisitos para a obtenção da CND, exigindo ajustes nas práticas contábeis e fiscais das empresas para se adequarem às novas normas.

Inconsistências de dados

Eventuais inconsistências ou divergências nos dados cadastrais da empresa junto aos órgãos fiscalizadores podem resultar em dificuldades na obtenção da CND.

Portanto, embora a CND seja um indicativo importante de regularidade fiscal, é essencial que você se atente a esses possíveis desafios e adote práticas proativas para evitar problemas na entrega e renovação desse documento.

Como consultar a certidão negativa de débitos?

No cotidiano, é comum que os empresários tomem conhecimento da importância desse documento apenas quando precisam de comprovação da situação fiscal ou regularização da empresa. Se esse é o seu caso, não se preocupe.

É importante ressaltar que existem vários modelos de certidão negativa de débitos — como o da Receita Federal e o das prefeituras. Contar com um profissional especializado faz toda a diferença na hora de saber qual é o tipo de documento certo para cada caso.

Quando uma pessoa jurídica precisa comprovar que a sua situação fiscal está legalizada e regular perante os órgãos públicos nas esferas federal, estadual/distrital e municipal, é necessário fazer as emissões de suas certidões para se regularizar novamente.

Um contador, por exemplo, saberá como requerer esses comprovantes corretamente para que a empresa os apresente a seus parceiros, além de auxiliar na emissão de uma certidão negativa de débito receita federal. 

Esse profissional também é imprescindível se você busca emitir uma certidão negativa de débito federal já vencida.

Comprove a regularidade fiscal da sua empresa

Com tantos processos burocráticos, tipos de certidões negativas ou positivas, diferentes e específicas, contar com o auxílio de ferramentas de gestão e contabilidade digital pode ajudar a reduzir os erros, pagamento de tributos duplicados e diversas outras falhas.

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CND Federal e novas soluções com a Omie

Neste conteúdo, vimos como é possível simplificar uma burocracia que parece desafiadora aos olhos leigos, mas totalmente possível de ser compreendida por gestores e empreendedores de qualquer setor.

Da mesma forma, entendemos como é importante contar com um contador na hora de emitir uma certidão negativa de débito em esferas de diferentes poderes – federal, estadual/distrital e municipal.

Nós, da Omie, trabalhamos diariamente para que você encontre caminhos rápidos, inteligentes e otimizados. Procure por um contador de confiança e não deixe de regularizar sua empresa.

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