Certidão positiva e negativa de débitos: o que são e quando usar?

Entenda como as certidões de regularidade fiscal das empresas podem impactar nas suas operações e como a contabilidade digital e consultiva pode auxiliar nesse controle.

30/Jun/2021
Contabilidade

Você que é empreendedor contábil ou empreendedora contábil certamente já passou pela experiência de apresentar a certidão negativa de débitos para comprovar a regularidade fiscal da empresa do seu cliente perante os órgãos governamentais. Acredito que, infelizmente, você também já precisou apresentar a certidão positiva, quando o seu cliente na verdade estava precisando da CND.

Sabemos que na grande maioria das vezes, os bancos e outras instituições financeiras solicitam as comprovações de regularidade fiscal das empresas para abertura de contas, liberação de créditos, financiamentos e outras situações, e que muitas vezes as empresas não estão em situação regular perante os órgãos, apresentando assim uma certidão positiva.

Uma outra situação que normalmente exige apresentação de documentos que comprovem a regularidade fiscal é a participação das empresas em licitações. É comum que já na fase de habilitação do procedimento licitatório os empresários comecem a apresentar esses documentos para a participação do seu negócio na concorrência.

Porém, sabemos que muitas vezes as empresas estão inabilitadas para qualquer um desses procedimentos que citei acima e que essa situação pode acontecer por diversos motivos, entre eles, débitos tributários e também falta de cumprimentos de conformidades do fisco.

Antes de discutirmos mais sobre essas dificuldades e quais as soluções que a contabilidade digital e consultiva pode oferecer para as empresas, vamos entender mais sobre o que são as certidões de regularidade fiscal, como emiti-las, quais são os tipos e qual a forma de emissão das mesmas.

Quando uma Pessoa Jurídica precisa comprovar que a sua situação fiscal está legalizada e regular perante os órgãos públicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, é necessário que a mesma faça as emissões de suas certidões.

No entanto, é necessário explicitar aqui quais são os tipos de certidões e como elas podem impactar nas operações das empresas.

O que é uma certidão negativa?

A Certidão Negativa de Débitos ou CND é um documento emitido por órgãos públicos que indica que não há pendências financeiras em relação a tributos e também nenhuma falta de entrega das conformidades legais exigidas pelo fisco.

Para ficar ainda mais claro, é um documento que demonstra ausência de situações que desabonam a pessoa jurídica através da apresentação de informações dos poderes públicos, nos âmbitos tributário, fiscal, trabalhista, entre outros.

Apesar de alguns órgãos só emitirem certidões através do atendimento presencial, atualmente a maioria das emissões acontecem através da internet, cada uma em seu endereço e plataforma específica. Além disso, normalmente as certidões são emitidas de forma gratuita, podendo ainda algumas gerarem cobrança no momento da emissão.

Para a emissão das certidões o solicitante deve estar com o CNPJ, a inscrição estadual ou a inscrição municipal em mãos. A utilização dessas informações vai depender da entidade escolhida para a emissão do documento e também da plataforma específica de cada órgão público.

Após entender sobre o que se trata a certidão negativa e como emiti-la, você deve estar se perguntando o que é a certidão positiva.

A certidão positiva de débitos (CPD) informa a existência de dívidas e/ou débitos tributários que impedem a emissão da certidão negativa de débitos (CND). É o documento que demonstra a possível existência de débitos não negociados ou não parcelados naquela entidade pública.

O processo acontece da seguinte forma: ao tentar emitir uma CND, está se fazendo automaticamente uma consulta em esferas administrativas e também em dívida ativa. Se não houver inconformidades, o documento é emitido. Caso contrário, a contabilidade precisa solicitar relatórios de situação fiscal para resolver as pendências.

Ao acessar as plataformas do governo e ter em mãos quais as pendências que bloquearam a emissão da certidão negativa de débitos, emitindo uma CPD, cabe a contabilidade criar as estratégias de regularização e apresentar essas opções aos gestores.

No entanto, entender qual a origem da pendência é importante para que a contabilidade consiga regularizar. Isso porque existe a possibilidade das causas terem origem a partir da ausência de conformidades que são de responsabilidade da empresa contábil. Nesse caso, é uma ocorrência que precisa ser resolvida sem a demanda do empresário.

Já quando a empresa não está regular por motivos de débitos tributários é necessário que a contabilidade comunique aos empresários e ofereça soluções. Da quitação a vista, do parcelamento ou do benefício de algum programa de regularização de dívidas, essas são algumas das opções a serem oferecidas as empresas.

Aqui eu acho importante explicar a distinção entre as cobranças que se encontram em âmbito administrativo e aquelas que se encontram inscritas em dívida ativa para ajudar você a resolver essas questões de forma mais eficiente.

A etapa de cobrança amigável que ocorre antes da judicial é chamada de administrativa. Acontece quando por falta de pagamento no prazo estabelecido, o poder público insere as pendências nos relatórios de situação fiscal e impede as emissões de certidões negativas.

A inscrição em Dívida Ativa inicia quando não há regularização das pendências na fase administrativa. Entre várias implicações, estão a inclusão do cadastro da empresa na PGFN, o registro no CADIN, o protesto da certidão de dívida ativa, a possibilidade de execuções fiscais e outras dificuldades mais densas para as empresas.

Também é importante chamar a sua atenção enquanto contabilidade digital e consultiva. A falta de uma certidão negativa não deve ser um motivo causado pela empresa contábil. O serviço consultivo tem a obrigação de acompanhar periodicamente a regularidade das certidões, inclusive por ser digital tem a possibilidade de manter esse controle através de plataformas automatizadas.

Além disso, por ser uma empresa contábil digital e consultiva, com a integração do ERP de Gestão Omie e seus módulos integrados, o setor de contabilidade gerencial tem acesso de forma remota e instantânea a toda movimentação financeira do cliente. Com esses dados, o time já identifica tributos em aberto de forma antecipada e confirma a veracidade das pendências financeiras apontadas pelas entidades públicas.

Agora que já entendemos mais sobre a CPD e a CND, eu vou te perguntar: Você sabe o que é a certidão positiva com efeito de negativa? Se você não sabe ou sabe de forma superficial, eu vou explicar de forma mais detalhada.

Imagine que a empresa do seu cliente está precisando participar de uma licitação ou de um crédito em instituições financeiras. Para que a transação seja possível, certamente, será necessária a apresentação de uma certidão que comprove a ausência de débitos ou de débitos em cobrança.

Se a empresa do seu cliente tem débitos tributários, mas a exigibilidade está suspensa por parcelamento ou algum outro tipo de processo, você enquanto contador ou contadora conseguirá entregar a certidão positiva com efeito de negativa. Essa certidão, chamada também de CPEN, funcionará para que a empresa esteja habilitada na operação.

Quando eu menciono acima que a exigibilidade está suspensa, estou dizendo que a entidade pública está informando o seguinte: existe dívida, porém a cobrança está suspensa por conta de procedimentos como parcelamento de débitos ou por conta de algum processo em andamento no sistema da respectiva entidade. Por isso a certidão, para esses casos, se chama certidão positiva de débitos com efeito de negativa.

A suspensão da exigibilidade é exatamente isso, a certificação que o contribuinte tem uma boa conduta tributária e também sustentabilidade financeira, por isso está apto a participar de processos licitatórios ou qualquer outra ação que necessite de comprovação de conformidade legal.

Vou relacionar aqui algumas instituições públicas que emitem certidões. Além da receita federal, estão as secretarias da fazenda, prefeituras, tribunais de trabalho, polícia federal, entre outros.

1 - Certidão relativa a administração federal

É fornecida pela Receita Federal do Brasil e comprova regularidade de tributos federais e contribuições previdenciárias em âmbito administrativo e também em dívida ativa. Além disso, comprova que a empresa está em dia com o fisco quanto a entrega de conformidades;

2 – Certidão relativa a administração estadual

É fornecida por secretarias da fazenda estadual e comprovam ausência de débitos tributários e/ou falta de entrega de conformidades. É possível emitir essa certidão para empresas que possuem inscrição estadual, por conta da atividade que desempenham, e também para empresas que não possuem inscrição estadual. Cada Estado possui um portal específico para a consulta.

3 – Certidão relativa a administração municipal

Independente do segmento comercial, todas as empresas possuem inscrição municipal e consequentemente emitem certidões de regularidade fiscal com a mesma finalidade. Através de consulta realizada através do portal do município, a solicitante identifica se está regular com o município referente aos tributos e conformidades.

4 – Certidão da justiça do trabalho

Comprova, inexistência, regularidades ou irregularidades em processos trabalhistas da pessoa jurídica.

5 – Certidão de regularidade do FGTS

Documento que comprova a regularidade da empresa perante o recolhimento do FGTS de seus funcionários;

Uma informação importante que contadores e contadoras precisam ficar atentos é quanto a validade de cada certidão, já que as mesmas possuem prazos que são variáveis. Entre 30 e 180 dias os órgãos públicos determinam a validade destes documentos, por isso o controle é fundamental para que a contabilidade trabalhe de forma preventiva e corretiva.

Além disso, analisar a veracidade das pendências apontadas pelos órgãos é se precaver de induzir o cliente a pagar tributos em duplicidade, já que existe possibilidades de erro de digitação dos dados no momento do pagamento e também outras falhas.

A contabilidade digital e consultiva trabalha de forma antecipada e preventiva e, por ter consciência do quanto é burocrático conduzir processos de comprovação de pagamentos não computados pelos órgãos, se antecipa no acompanhamento para evitar prejuízos para as empresas.

Você sabia que o ERP de Gestão Omie é uma excelente ferramenta para que você, contador e contadora, não cause prejuízo ao seu cliente ao reemitir guias que já foram pagas, mas que a entidade pública não identificou?

Sim!! Com o ERP de Gestão Omie, a contabilidade tem acesso instantâneo e de forma remota aos módulos integrados do sistema do cliente, inclusive financeiro. E é a partir desse acesso que um time contábil tem os relatórios gerenciais atualizados e pode conferir se o pagamento daquele tributo foi ou não realizado.

Levando principalmente em consideração o risco de prejudicar a empresa por ausência desse documento que comprova a regularidade fiscal e tributária, é de extrema importância que a contabilidade tenha um ritmo regular de consulta e esteja sempre atenta ao controle de validades.

Quando a contabilidade ainda não conta com sistemas que façam controle e gestão desse documento, é comum que existam falhas e que o processo se torne confuso na rotina. Por isso, como já dito anteriormente e levando em consideração a demanda das empresas contábeis, é importante investir em gestão e tecnologia para automatizar e tornar esses processos seguros.

 Trabalhar com sistemas que controlem as tarefas rotineiras e também eventuais, desde a mensuração de tempo até a entrega das conformidades, vai trazer muita segurança na operação contábil e consequentemente nas operações fiscais das empresas.



Fabiano Azevedo

Fabiano Azevedo, contador consultor, CEO e sócio do escritório Tática Contabilidade. Como palestrante, com conteúdo voltado para o mercado de contabilidade e empreendedorismo, desenvolve um trabalho de disseminação de conhecimento na intenção de ser um fator de soma na vida profissional das pessoas.

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