Como emitir nota fiscal: conheça o passo a passo

Você sabe como emitir nota fiscal? Como uma obrigação fiscal e legal de várias empresas, a emissão desse documento ainda gera diversas dúvidas para muitos empresários.

Comprovante de transações de compra e venda de serviços e produtos, a nota fiscal possui todas as informações importantes tanto para o consumidor quanto para as áreas internas de uma empresa.

Porém, é importante conversar com o seu contador e definir quais os tipos de notas fiscais que a sua empresa irá emitir. Ao total, são quatro tipos: NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). 

Por isso, se você quer entender como emitir a nota fiscal eletrônica passo a passo, continue lendo. Neste artigo que a equipe da Omie elaborou, você encontrará todas as etapas para preparar a sua empresa para começar a oferecer esse serviço. Acompanhe.

1. Adquira um certificado digital

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O primeiro passo para entender como emitir a nota fiscal eletrônica é adquirir um certificado digital vinculado ao CNPJ da empresa. Com esse documento, a NF-e começa a ter validade e passa a ser a assinatura digital do seu negócio.

Para ter acesso a um certificado digital existe um processo básico. Ele começa com a escolha de uma Autoridade Certificadora (AC), que é responsável por comercializar os certificados, assim como receber pedidos e dados das empresas.

Assim que as informações forem enviadas à AC, o responsável pela empresa contratante precisa comparecer à Autoridade de Registro para autenticar os dados previamente mandados.

Vale lembrar que existem dois tipos de assinaturas digitais que você pode escolher ao emitir nota fiscal: A1 e A3. Elas são usadas para o mesmo propósito, embora sejam usadas em plataformas diferentes. Veja abaixo:

• A1: certificado usado para o sistema de gestão de nuvem. Isso quer dizer que ele fica armazenado on-line, direto no sistema,
• A3: certificado utilizado para usuários quando emitem documentos por outros tipos de emissores, ou seja, ficam armazenados em algum dispositivo externo, como pen drives e HDs.

2. Realize o cadastro da sua empresa na Sefaz

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O credenciamento no Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento) é o próximo passo para entender como emitir a nota fiscal. Aqui, realiza-se o cadastramento da sua empresa na secretaria do município ou estado em que ela se situa.

Como teste, você pode emitir a nota fiscal eletrônica na modalidade “homologação”, no credenciamento. Caso haja erros, faça os ajustes necessários e mude para “produção”, para que os documentos comecem a ser fornecidos de maneira totalmente válida.

É importante lembrar, também, que o processo pode variar dependendo da legislação de cada município e estado no qual a empresa reside. Por isso, antes de começar a pôr em prática as obrigações fiscais, procure fazer uma pesquisa sobre os requisitos legais da localidade.

3. Utilize um software especializado

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Para começar a oferecer um serviço obrigatório, como emitir nota fiscal, você precisará de um software especializado. Existem diversos tipos de sistemas em que é possível cumprir essa obrigação fiscal.

Até 2017, a Receita Federal disponibilizava um emissor comum gratuito para as empresas que precisavam. Porém, atualmente, esse é um serviço que requer personalização para tornar o processo mais ágil.

Esses emissores mais comuns utilizam o certificado A3 em operações como emitir nota fiscal de serviço. Outra opção é o sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), utilizando o certificado A1 e tornando o processo de faturamento mais eficaz e organizado. 

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Por que contratar um ERP para emitir nota fiscal?

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Já imaginou conferir todos os dados de compra e venda da sua empresa manualmente? Para evitar esse tipo de processo exaustivo e demorado na hora de emitir a nota fiscal, você pode contar com um sistema de gestão.

O ERP também auxilia na redução de custos em operações como emitir nota fiscal avulsa. Em formato digital, o capital antes usado para locação de espaços de armazenamento e produção de arquivos físicos consequentemente diminui e é realocado para outras áreas.

Garantia de segurança 24 horas para os dados e faturamentos internos? Monitoramento em tempo real? Informações criptografadas? Ao emitir a nota fiscal com o ERP, a sua empresa consegue ter acesso a todos esses benefícios.   

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