Departamento pessoal: o que é e como funciona a rotina diária em uma empresa

Você sabe como funciona o departamento pessoal dentro de uma empresa? Confira no blog da Omie todas as informações!

22/Abr/2021
Contabilidade

O departamento pessoal é um setor da empresa que têm várias tarefas e obrigações relacionadas aos funcionários, desde a admissão, férias, décimo terceiro, licenças, horário dentre outros. Toda parte burocrática relacionada aos funcionários é de cuidado do departamento pessoal, então é de extrema importância entender como funciona e fazer a organização desse setor. 

O que é departamento pessoal?

Dentro de uma estrutura organizacional o departamento pessoal, cuida da parte burocrática bem como, a relação trabalhista de empregado e empregador e tudo com o embasamento da legislação trabalhista.


Isso faz com o que o departamento pessoal tenha a responsabilidade de manter a organização e toda ordem relacionada ao trabalhador, ministério do trabalho, instituto de seguridade social – INSS, Fundo de Garantia do Trabalhador – FGTS e outros.


Já que tudo de burocrático relacionado ao trabalhador está nesse setor, imagina que ele faz a admissão, controla férias, controla afastamentos médicos, faz quadro de horários e controla jornada, faz as rescisões, envia toda parte de obrigações acessórias aos órgãos responsáveis.... é um verdadeiro desafio não é mesmo? Então é importante que esse setor esteja sempre atualizado com a legislação vigente, além de ter muita organização para poder entregar tudo no prazo correto.

 

Qual a importância do departamento pessoal?

Sendo o departamento pessoal um setor burocrático e que lida com os funcionários, ele tem a importância de tratar essa relação de trabalho em conformidade com a legislação, o DP vai municiar os gestores de informações de direitos e obrigações sobre o trabalhador para auxiliar na tomada de decisões.


Uma das principais rotinas do departamento pessoal é dar suporte a direção e aos gestores para acompanhamento da equipe e informações precisas para não perder prazos e a empresa tomar providências imediatas.


O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações fundamentais para o empreendimento se manter regularizado. Dessa forma faz o cumprimento das normas e assim evita multas e ações trabalhistas.


Quanto maior a quantidade de funcionários e de funções mais difícil é esse acompanhamento, exigindo mais pessoas capacitadas para a execução, assim os dados tratados no departamento pessoal sejam controlados de forma profissional e se possível com a ajuda da tecnologia. 

Como o departamento pessoal funciona?

E se você quer saber como funciona o departamento pessoal, entenda que ele é definido com as obrigações e os prazos para entrega delas, essas atividades são operacionais, porém, muito dinâmicas todos os meses, os processos devem ser concluídos observando prazos e legislação, mas no percurso podem acontecer admissões, demissões, acidentes de trabalho e férias, que quebram a rotina.


Conheça as principais funções e o que faz o departamento pessoal:

Admissão de pessoal

Após o final do processo seletivo feito pelos recursos humanos, a parte burocrática de formalização de admissão de pessoal é feita pelo departamento pessoal. Entre as atividades executadas na admissão de funcionários, está o recolhimento dos documentos necessários, o registro junto aos órgãos trabalhistas, a elaboração e validação do contrato de trabalho e dos documentos para o dossiê do funcionário.

Acompanhamento da frequência

O cumprimento da jornada, quantidade de horas extras, adicional noturno, intervalo intra e Inter jornada, ter o acompanhamento dessa frequência dos funcionários é fundamental para empresa, se isso não acontecer podem ocorrer irregularidades na hora de realizar a gestão e até a remuneração do empregado, podendo ocorrer problemas na justiça do trabalho.


Por isso, o departamento pessoal tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, fazendo os registros e montando as escalas de horários dos profissionais. 

Fechamento da folha de pagamento

A folha de pagamento envolve diversos fatores que acontecem durante o mês, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas, como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. Faz parte da rotina de DP gerenciar estas questões para assegurar que os cálculos sejam feitos da forma correta, seguindo as normas estabelecidas pela legislação trabalhista e Convenção coletiva de trabalho.


Além disso, a gestão dos benefícios é fundamental (Vale-transporte, Vale-alimentação, Assistência médica, Farmácia, entre outros) para o cálculo correto da folha. É preciso garantir que os empregados tenham os seus direitos assegurados e que o desconto feito sobre a remuneração esteja adequado às normas e dentro do que foi definido em contrato.


Em pequenas e médias empresas, é comum contratarem um escritório contábil externo para executar o cálculo da folha de pagamento, (terceirização da folha de pagamento) ou seja, para fazer o cálculo dos eventos de proventos, descontos e dos impostos, além de emitir as guias e entregar as obrigações acessórias.

 

Gestão e Licença de férias

O departamento pessoal administra as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. Ele recebe essas informações e os seus respectivos documentos, lança para integrar com a folha de pagamento e administra os envios das informações para com órgãos públicos. 

 

Além disso, o setor também é responsável por acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e observando se os períodos estão sendo cumpridos. É importante que os funcionários do departamento pessoal saibam com clareza como podem criar uma escala de férias para o quadro de empregados, além de avaliar a necessidade de novas contratações, mesmo que por prazo determinado, em caso de licenças médicas estendidas. Assim, os profissionais podem ter suas férias no momento definido, sem imprevistos, erros nos prazos e sem penalidades para empresa.

Processo Demissional

O departamento pessoal é o responsável por efetivar esse fim de contrato e além de fazer todo trâmite de rescisão. É preciso calcular, saldo de salário, o décimo terceiro proporcional, às férias, o FGTS, multa rescisória, se houver, e outros acréscimos proporcionais ao tempo de trabalho, garantindo um desligamento justo e dentro da legislação.


O setor também precisa, enviar as informações aos órgãos responsáveis, gerar as documentações necessárias no encerramento do contrato vigente, indicando que a relação empregado-empregador chegou ao fim. Como é um processo delicado, o DP precisa ter atenção aos documentos, sem perder de vista as pessoas.

Saúde e Segurança do trabalhador

O Departamento Pessoal conta com alguns mecanismos: os exames admissionais, periódicos e demissionais. Assim, dá para se certificar que os colaboradores estão entrando ou saindo com saúde da empresa e, então, adotar as medidas cabíveis.


Além dessas medidas, o departamento pessoal junto com o setor de recursos humanos pensa em práticas mais profundas para melhoria da saúde do trabalhador. A integração de atividades de ginástica laboral e o incentivo (por meio de benefícios complementares) a exercícios físicos podem fazer muita diferença à saúde dos talentos e beneficiar a organização.

 

Diferença de Departamento pessoal e Recursos Humanos

Embora estejam conectados e relacionados, o departamento pessoal e os recursos humanos têm funções diferentes. A função do Recursos Humanos e grande parte das rotinas de RH é promover as relações humanas e estimular as potencialidades de cada profissional para que o ambiente de trabalho seja agradável e produtivo e mantenham a rotina do DP sem passivos trabalhistas ou reclamações generalizadas.


As atividades de recrutamento e seleção de funcionários são realizadas por esse setor. Elas envolvem desde a elaboração e a divulgação das vagas até a realização de entrevistas com os candidatos, passando pela triagem de currículos.

Já o departamento pessoal, muito conhecido pela sigla DP, é a área responsável por processos administrativo-burocráticos que envolvem a gestão de funcionários em uma empresa. Esse setor é de extrema importância para garantir que a organização cumpra as leis e normas, evitando assim os passivos trabalhistas, como multas e processos.

 

Como organizar o departamento pessoal?

O departamento pessoal está passando por transformação, deixando de ser apenas um departamento operacional e se tornando cada vez mais estratégico, com isso auxiliando a direção na tomada de decisão.

Portanto é importante definir as rotinas e estruturas bem definidas, além de que utilizar da tecnologia ao nosso favor é de suma importância a Omie tem dentro do seu programa de gestão uma ferramenta que pode te auxiliar a estruturar e otimizar os processos.


1 – Identifique as prioridades

Liste todas as rotinas do departamento pessoal e pondere sobre quais seriam as prioridades. Você pode definir as atividades em urgentes e importantes.

2 – Mapeie o seu processo

Escreva todas as rotinas e quais são as etapas para que as demandas sejam cumpridas, por exemplo: Admissão, o que deve solicitar ao trabalhador, quais documentos emitir, qual prazo para enviar ao eSocial, em quanto tempo deverá ser concluído.

3 – Delegue as tarefas

Redistribua as funções dentro da equipe, considerando as mudanças trazidas pela tecnologia de gestão. A tendência é que com tanta mudança no departamento pessoal algumas atividades não existam mais, gerando a necessidade de redistribuir funções.

4 – Faça indicadores de desempenho

Mensure o desempenho das rotinas para entender os efeitos das intervenções realizadas e, assim, analisar a necessidade de novas mudanças. Entre as estatísticas mais importantes, estão os custos, tempo para concluir tarefas, satisfação com o atendimento e número de horas extras realizadas no departamento.

Cria um plano de ação para o seu departamento pessoal se adequar às novas estruturas, para isso, a técnica 5w2h será importante porque descreve adequadamente as intervenções.


  • O que fazer?
  • Por que fazer?
  • Onde fazer?
  • Quando fazer?
  • Como fazer?
  • Quem fará?
  • Quanto custa?


Agora que você já sabe o que é departamento pessoal, vale saber que seguindo esses passos você não terá dificuldade para colocar suas sugestões em prática e organizar sua rotina. Tenha menos processos burocráticos e aumente sua eficiência!


Natália Santos

Formada em Ciências Contábeis, pós-graduada em Contabilidade e Planejamento tributário e também em Compliance Trabalhista. Empresária contábil, consultora na área trabalhista, mentora de profissionais e contadores que atuam na área de departamento pessoal, digital influencer da página @amocontabilidade e apaixonada por animais.

Receba as novidades

Assine nossa newsletter

Obrigado por se inscrever!

Oops! Verifique novamente se informações estão corretas

Posts Relacionados

Artigos por autor

Receba as novidades

Receba as novidades

Obrigado por se inscrever!

Oops! Verifique novamente se informações estão corretas