É bem comum se perguntar o que é DANFE, principalmente para os comerciantes que estão iniciando sua jornada empreendedora. Por isso, é importante entender o que é, como funciona, como armazenar, entre outras dúvidas que podem surgir sobre o assunto.
Esse é um documento fundamental para quem emite notas fiscais, se tornando um grande aliado das empresas, principalmente por facilitar a visualização das informações apresentadas em formato XML e muito mais.
O que significa DANFE e para que serve?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica da nota fiscal eletrônica. Esse documento contém a chave numérica, com 44 posições, utilizada para a consulta das informações da NF-e, chamada de chave de acesso.
O documento também tem a função de monitorar a mercadoria em trânsito, conferindo informações como o emitente, o destinatário, os valores, e outros dados que dizem respeito à operação em andamento.
Além disso, no caso do destinatário não ser contribuinte da nota fiscal eletrônica, esse documento ajuda na escrituração de negócios documentados por NF-e.
Por fim, o DANFE também serve para coletar a firma do destinatário/tomador, a fim de que seja possível comprovar a entrega da mercadoria ou da prestação de serviços.
Portanto, ao fazer o transporte de uma mercadoria, o veículo precisa imprimir o DANFE pela chave referente, que será usado durante toda a viagem. Caso o carregamento seja realizado sem esse documento, a empresa poderá ser multada.
Quais as principais características do Danfe?
Para entender melhor o que é DANFE, é preciso também saber quais características definem esse documento e sua circulação:
- O vendedor da mercadoria deve imprimir o DANFE antes de sua circulação.
- O DANFE poderá ser usado para transitar com os produtos apenas depois da concessão da autorização de uso da NF-e relativa à mercadoria.
- Não há um limite de vias do DANFE que podem ser impressas.
- O documento também possui um código de barras com a chave de acesso, que permite fazer a consulta da situação da nota fiscal no Portal da Fazenda.
- É necessário que a natureza da operação – se é de entrada ou de saída – conste no DANFE, assim como na NF-e.
- A descrição dos itens contidos na mercadoria precisa constar no documento, além da data e do horário de entrada e saída e informações sobre a transportadora e o remetente.
Além disso, mesmo que o DANFE não substitua a nota fiscal eletrônica, é uma forma de comprovar a legitimidade das transações comerciais. Diante disso, para encontrar um modelo do layout padrão do documento, disponível no Manual de Integração do Contribuinte, presente no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, basta acessar o site da Receita Federal.
Ao fazer a impressão deste documento, é preciso que seja utilizado papel sem rasuras ou dobras, de preferência A4, mas não obrigatoriamente.
Deve conter tanto a chave de acesso quanto o código de barras em todas as páginas, legível e escaneável pelos principais equipamentos do mercado. Além disso, para o destinatário poder assinar o documento, é indicado que seja feito também um canhoto.
No caso do DANFE on-line, segundo recomendação do Ministério da Fazenda, a emissão precisa ser feita a partir do mesmo sistema que gerou a NF-e, para que, assim, não haja diferença entre os dois documentos.
Portanto, é necessário configurar seu sistema gerador de nota fiscal para que ele também possa emitir DANFE online. Para facilitar esse processo, é possível contar com um software configurado para realizar a emissão desses documentos, como os softwares ERPs.
O que deve constar no DANFE Online?
Existem outras informações, além do número da chave de acesso da NF-e, que precisam estar presentes no documento. Confira quais são:
- Código de barras (é importante que ele permita a leitura óptica)
- Data e horário de saída que o produto foi enviado
- Valores referentes ao produto, como seguro e impostos
- Nome da transportadora responsável pela entrega
- Natureza do processo de operação
- Descrição dos produtos enviados
- Placa do veículo
- Dados do destinatário, como nome, endereço, telefone, e-mail, entre outros
- Dados do emitente, como CNPJ, razão social, Inscrição Estadual, telefone, endereço, entre outros.
Todas essas informações são essenciais e comprovam a veracidade da transação. Sendo assim, é fundamental verificar detalhadamente se elas estão corretas antes de gerar o DANFE online.
Como fazer o armazenamento desse documento?
É necessário armazenar o DANFE pelo tempo determinado pela legislação tributária, nos casos em que o contribuinte não estiver cadastrado para fazer a emissão da NF-e. Portanto, em tal situação, ele substitui o arquivo eletrônico da nota fiscal.
Quando o destinatário recebe esse documento do emitente, é essencial verificar a autenticidade da NF-e e validar a assinatura digital. Além disso, é preciso contar a validade da autorização de uso e o protocolo da nota fiscal, permitindo a validação do Fisco.
Ainda, é de responsabilidade tanto do destinatário quanto do emitente manter o DANFE em um arquivo digital pelo prazo determinado. Caso contrário, as partes estarão passíveis de autuação no momento em que a fiscalização exigir a apresentação do documento.
Tire outras dúvidas sobre o DANFE
O que não faltam são dúvidas relacionadas ao DANFE, principalmente para comerciantes que lidam diariamente com a emissão de notas fiscais. Abaixo, separamos algumas das principais dúvidas sobre o assunto. Confira!
Qual a diferença entre DANFE e NF?
A principal diferença entre o DANFE e nota fiscal é que o DANFE é complementar à NF-e. Ou seja, ele é utilizado para acompanhar o transporte da mercadoria, enquanto a NF-e é o documento fiscal eletrônico que valida a operação de venda de produtos ou serviços.
Quem deve emitir o DANFE?
O DANFE deve ser emitido pelo próprio contribuinte, ou seja, pela própria empresa que realiza a operação de venda de mercadorias ou prestação de serviços, no momento em que ocorre o transporte desses bens.
Ele é utilizado para facilitar o controle durante o transporte, mas não substitui a NF-e, que deve ser emitida previamente.
O que significa emitida DANFE?
Quando dizemos que o DANFE foi emitido, significa que o documento auxiliar foi gerado a partir dos dados presentes na nota fiscal eletrônica e está pronto para acompanhar a carga durante o transporte.
Vale lembrar que o DANFE não possui validade jurídica por si só, sendo apenas um documento de apoio ao transporte da mercadoria, que precisa ser acompanhado pela NF-e para ser considerado válido.
O DANFE emitido também pode ajudar a calcular e avaliar o desempenho operacional, utilizando por exemplo a ebtida, um indicador essencial para empresas.
Facilite a emissão de NF-e e DANFE
Entender o que é DANFE, como funciona e sua importância é essencial para empresários e empreendedores que buscam agilidade e facilidade nas operações comerciais. Afinal, esse documento torna o acompanhamento das mercadorias mais simples e prático, otimizando as operações.
E se você quer otimizar ainda mais os processos de gestão e emissão de notas fiscais e DANFE, conte com um ERP. Com essa ferramenta, você integra diferentes recursos para gerenciar seu negócio, incluindo a emissão de documentos fiscais, controle de estoque, gestão financeira e muito mais.
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