Entenda o que é DANFE e qual sua importância

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecido como DANFE, é a representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica. Esse documento contém a chave numérica, que possui 44 posições, utilizada para a consulta das informações da NF-e. Ou seja, é a chamada chave de acesso.

O DANFE também tem a função de monitorar a mercadoria em trânsito, conferindo informações como o emitente, o destinatário, os valores, entre outros dados que dizem  respeito à operação em andamento. 

Além disso, no caso de o destinatário não ser contribuinte da Nota Fiscal Eletrônica, esse documento ajuda na escrituração de negócios documentados por NF-e. Por fim, o DANFE também serve para coletar a firma do destinatário/tomador para que seja possível comprovar a entrega da mercadoria ou da prestação de serviços.

Portanto, ao fazer o transporte de uma mercadoria, o veículo precisa ter o DANFE referente a ela impresso durante toda a viagem. Caso o carregamento seja realizado sem esse documento, a empresa poderá ser multada.

Principais características do DANFE

Para entender melhor o que é DANFE, é preciso saber quais características definem esse documento. Veja a seguir:

• O vendedor da mercadoria deve imprimir o DANFE antes de sua circulação;

• O DANFE poderá ser usado para transitar com os produtos apenas depois da concessão da autorização de uso da NF-e relativa à mercadoria;

• Não há um limite de vias do DANFE que podem ser impressas;

• O documento também possui um código de barras com a chave de acesso, que permite fazer a consulta da situação da nota fiscal no Portal da Fazenda;

• Também é necessário que a natureza da operação — se é de entrada ou de saída — conste no DANFE, assim como na NF-e,

• A descrição dos itens contidos na mercadoria também precisa constar no documento, além de: data e horário de entrada e saída e informações sobre a transportadora e o remetente.

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Como gerar a DANFE on-line

Mesmo que esse documento não substitua a Nota Fiscal Eletrônica, é uma forma de comprovar a legitimidade das transações comerciais. Diante disso, para encontrar um modelo do layout padrão do documento, basta acessar o site da Receita Federal.

Ao fazer a impressão desse documento, é preciso que seja utilizado papel de tamanho A4 e que contenha tanto a chave de acesso quanto o código de barras em todas as páginas. Além disso, para que o destinatário possa assinar o documento, é indicado que seja feito também um canhoto.

No caso do DANFE on-line, segundo recomendação do Ministério da Fazenda, é importante que a emissão seja feita a partir do mesmo sistema que gerou a NF-e, para que, assim, não haja diferença entre os dois documentos.

Portanto, é necessário configurar seu sistema gerador de nota fiscal para que ele também possa emitir o DANFE on-line. Para facilitar esse processo, é possível adotar um software que já seja configurado para realizar a emissão desses documentos.

Como fazer o armazenamento desse documento?

É possível armazenar o DANFE pelo tempo determinado pela legislação tributária nos casos em que o contribuinte não estiver cadastrado para fazer a emissão da NF-e. Portanto, em tal situação, ele substitui o arquivo eletrônico da nota fiscal.

Quando o destinatário receber esse documento do emitente, é essencial que verifique a autenticidade da NF-e e faça a validação da assinatura digital. Vale destacar também que é necessário constar a validade da autorização de uso e o protocolo da nota fiscal para validar se ela foi, de fato, concedida e é válida perante o Fisco.

É de responsabilidade tanto do destinatário quanto do emitente manter o DANFE em um arquivo digital pelo prazo determinado. Caso contrário, as partes estarão passíveis de autuação no momento em que a fiscalização exigir a apresentação do documento.

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