Muitas pequenas e médias empresas ainda usam a conhecida planilha de fluxo de caixa para gerenciar seus dados e se organizar. Inicialmente, esse processo pode até parecer mais vantajoso, por não gerar custos.
No entanto, depender de um controle manual do seu negócio é como entregá-lo aos acasos. Algumas das consequências são os erros humanos, a perda de tempo para entender mais sobre fórmulas e funcionamento do Excel e falta de visão completa de todas as áreas da empresa.
Assim, buscar um software de gestão é a solução mais inteligente. Neste artigo você vai ver como fazer a migração do seu fluxo de caixa para o software! Confira:
Vantagens de migrar a planilha de fluxo de caixa para um software
Antes de saber como migrar o fluxo de caixa para um software de gestão, é importante entender quais as vantagens trazidas por essa mudança. Por isso, listamos as principais delas abaixo:
Automatização dos processos
Diferente das planilhas do Excel, preenchidas à mão e mais lentamente, o software de gestão realiza todas as operações de modo automático. Assim, basta acessar a área que deseja e consultar as informações desejadas.
Essa automatização dos processos possibilita também uma maior organização e agilidade, já que você e sua equipe visualizarão todos os dados, sempre atualizados, a qualquer hora do dia.
Aumento da produtividade
A automatização dos processos, comentada no tópico anterior, gera uma otimização do tempo. Isso ocorre porque diversas tarefas demoradas do dia a dia passam a ser realizadas automaticamente pelo software.
Os profissionais, especialmente da área financeira, ganham mais tempo para se dedicar às demandas urgentes e a tarefas muitas vezes deixadas de lado por conta da falta dele. Com a adoção de um software, então, pode-se esperar um aumento considerável na produtividade da sua equipe.
Eliminação de erros
Quando todo o processo é feito à mão no uso da planilha de movimentações financeiras, erros e atrasos são frequentes. Para evitar que essas falhas aconteçam, o software de gestão é uma das principais soluções.
Por não estar sujeito a erros humanos e trabalhar constantemente com dados que o alimentam, as chances de falhas no uso do software são mínimas. Além disso, através dos sistemas, é possível verificar os principais pontos de melhoria no seu negócio, indo além da prevenção.
Ganho de organização
Com o software de gestão, você não conquista apenas a organização das informações. A integração dos sistemas permite que sejam gerados novos índices, a serem utilizados para a leitura de um real cenário da sua empresa.
Já a padronização do processo, também facilitada pelo uso do software, permite ver, com mais clareza, as principais falhas que podem estar ali presentes. A alocação de funcionários em turnos inadequados é um deles, somente para citar um exemplo.
Construção de relatórios personalizados
Com o uso do fluxo de caixa, a produção dos relatórios financeiros é lenta e trabalhosa. Já com o software, esses relatórios são gerados automaticamente em minutos, bastando adicionar as informações pedidas e, mais uma vez, facilitando a vida do contador.
Como escolher um software para fazer gestão de caixa?
Saber como escolher o software de controle financeiro ideal para a sua empresa é um diferencial, já que essa ferramenta influenciará todos os processos, tanto internos, quanto externos.
Porém, as opções são diversas e escolher a certa para o seu negócio pode não ser uma tarefa tão simples. Para te ajudar nessa missão, separamos cinco dicas essenciais:
1. Saiba os objetivos da empresa
Antes de começar a analisar as opções disponíveis no mercado, é fundamental que você liste quais são os objetivos do seu negócio e o que precisa melhorar.
Ao entender suas necessidades, você já consegue focar em softwares que apresentam soluções direcionadas ao seu negócio, reduzindo as opções e chegando mais perto de encontrar a ferramenta ideal.
2. Analisar a reputação da ferramenta e o que ela oferece
Depois de ter em mente as principais necessidades e melhorias a serem feitas na sua empresa, é hora de analisar as opções. Investigue o que cada ferramenta pode te oferecer e compare com o que seu negócio precisa.
Ao selecionar os softwares que mais se adequam às necessidades da sua empresa, não se esqueça de pesquisar sobre o histórico e a reputação das ferramentas. Verifique se há uma boa política de atualização. Afinal, softwares atualizados regularmente trazem novas funcionalidades e mantém a segurança dos dados.
3. Analisar a facilidade de uso e o atendimento do suporte
Algo a ser priorizado no processo de escolha de um software de gestão é a facilidade de uso. Ele deve ser simples, claro e funcional. De que adiantaria uma ferramenta repleta de funcionalidades inovadoras, se na hora de aproveitar esses benefícios, você ou sua equipe não entendê-las?
Seguindo nessa linha, é importante também que o software tenha um bom suporte aos clientes. Dúvidas são comuns e ter uma equipe pronta para te atender e sanar suas questões é um grande diferencial.
4. Analisar a segurança de informação da ferramenta
Um software de gestão financeira lida com informações importantes e, muitas vezes, confidenciais. É através dele que as finanças da empresa serão organizadas e todos os dados relacionados à essa área serão armazenados.
Por isso, garantir que o software escolhido seja seguro é também garantir a segurança dos seus dados. Algumas perguntas que podem ser buscadas são as seguintes: qual a estrutura desse software? Os backups de informações serão realizados diariamente, ou em períodos específicos?
5. Se possível, faça um teste
Se a ferramenta que você está de olho para contratar possuir um período de teste grátis, não tenha dúvidas: aproveite-o. Assim, você terá a oportunidade de fazer um test drive e verificar se ele de fato atende às suas necessidades.
Aproveite esse período para trazer os colaboradores que terão contato direto com a ferramenta para utilizá-la e compartilharem suas opiniões.
Como fazer a migração de fluxo de caixa para um software?
Escolhido o software ideal para a sua empresa, é chegada a hora de fazer a migração das planilhas das movimentações financeiras para o software de gestão financeira e ter acesso aos diversos benefícios e inovações que a ferramenta pode te oferecer.
A seguir, confira um breve passo a passo para realizar essa mudança:
Escolha o momento certo
Escolher o momento certo para realizar essa migração é o primeiro passo. Analise e identifique uma época em que as coisas estejam mais tranquilas e o fluxo de trabalho não esteja tão intenso. Afinal, imprevistos acontecem e caso algo fuja do planejado, será importante que o ambiente de trabalho esteja calmo para que as situações sejam resolvidas com mais rapidez.
Treine seus funcionários
Treinar sua equipe para que entendam o funcionamento do software escolhido antes de implementá-lo é uma dica de ouro. Algumas ferramentas possuem esse treinamento no pacote, o que é ainda melhor.
Para que haja uma melhor organização do time, escolha alguns dos colaboradores que terão contato com o software para participar do treinamento. Posteriormente, ele poderá ensinar para os demais colegas.
Organize os dados
Antes de iniciar a migração, é essencial que todos os dados da sua empresa estejam organizados.
É recomendado também que se tenha cópias das planilhas. Assim, em caso de problemas ou imprevistos, estará tudo armazenado e você não terá perdido informações importantíssimas.
Conte com o suporte da plataforma que escolheu
Ter a segurança de ser auxiliado durante todo o processo de migração é algo que não pode faltar. Por isso, colocamos a análise do suporte como uma das dicas de ouro ao escolher o software ideal.
Quando lidamos com o novo, é normal que se cometa alguns erros. Tendo fácil acesso ao suporte técnico, as falhas serão consertadas na mesma hora, evitando dores de cabeça.
Siga as dicas e eleve o patamar da sua empresa
Com a migração das planilhas de fluxo de caixa aos poucos, você e sua empresa conseguirão desfrutar dos benefícios de trabalhar com um software de gestão financeiro. Automatização, mais agilidade e produtividade. Só coisas boas, né?
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