Muito mais do que um documento burocrático, a certidão negativa de débitos (CND Federal), é uma comprovação de regularidade fiscal da empresa solicitada em licitações públicas.
Assim, o documento deve ser emitido e estar de acordo com a lei, no âmbito federal, estadual ou municipal, acompanhado da certidão de débitos trabalhistas, exigida em alguns casos.
Na abertura de contas em bancos, nos vínculos com instituições financeiras em serviços, na liberação de créditos ou financiamentos, a certidão negativa de débitos será exigida como comprovante – o “nada consta”, como dito no cotidiano.
Neste artigo, iremos entender o que são as certidões negativas e positivas de débitos, quais são os tipos; como elas podem impactar o cotidiano operacional das empresas e onde conseguir as certidões negativas de débitos. Continue lendo!
O que é certidão negativa de débito?
A certidão negativa de débitos, ou CND, é um documento emitido por órgãos públicos para pessoas de caráter físico ou jurídico. Ela indica que não há pendências financeiras em relação a tributos e também nenhuma falta de entrega das conformidades legais exigidas pelo fisco.
Ou seja, a emissão de certidão negativa é um documento que demonstra a ausência de situações que possam prejudicar a pessoa jurídica por meio da apresentação de informações dos poderes públicos, nos âmbitos tributário, fiscal e trabalhista, dentre outros.
Apesar de alguns órgãos só emitirem certidões negativas de débito com a receita por meio de atendimento presencial, atualmente a maioria das emissões ocorrem pela internet, cada uma em seu endereço e em uma plataforma específica.
Algumas certidões são emitidas de forma gratuita e outras podem gerar cobrança no momento da emissão. Fique atento!
Para expedir a certidão negativa de pessoa física ou jurídica, o solicitante deve estar com o CPF ou CNPJ em mãos, além da inscrição estadual/distrital ou a inscrição municipal. Porém, outros documentos e informações podem ser solicitados, dependendo da entidade escolhida e da plataforma utilizada por cada órgão público.
A certidão positiva de débitos, por outro lado, apresenta uma outra situação para a empresa, em alguns casos, inesperadamente. Confira como proceder.
O que é certidão positiva de débitos?
A certidão positiva de débitos (CPD) informa a existência de dívidas e/ou débitos tributários que impedem a emissão da certidão negativa de débitos (CND). Podemos entendê-la como um alerta, ou um informativo para que a empresa se adeque às normas tributárias. Isso acontece quando a gestão não conhece de fato todos os tributos que precisa pagar, ou quando há uma negligência por esquecimento, por exemplo.
Estamos falando de um documento que demonstra a possível existência de débitos não negociados ou não parcelados naquela entidade pública.
O processo acontece da seguinte forma: ao tentar emitir uma certidão negativa de débito, automaticamente é feita uma consulta em esferas administrativas e também em dívida ativa, rastreando e mapeando todas as pendências que estão ligadas àquele número de CNPJ. Se não houver inconformidades, o documento é emitido. Caso contrário, é preciso solicitar relatórios da situação fiscal para resolver as pendências encontradas.
Ao acessar as plataformas governamentais e ter em mãos as pendências que foram resolvidas, ou desbloqueadas, a emissão da certidão negativa de débitos pode ser efetuada.
Assim, chega-se até o momento de criar estratégias de regularização e apresentar tais opções aos gestores, para evitar que o CNPJ da empresa enfrente novamente uma pendência na hora de solicitar uma nova certidão negativa de débitos.
De toda forma, entender qual a origem da pendência que gerou a dívida com a União é importante para que a empresa consiga se regularizar e sempre se manter ciente das questões tributárias devidas.
Em relação às cobranças da CPD (certidão positiva de débito), elas podem estar em âmbito administrativo (etapa de cobrança amigável) ou inscritas em dívida ativa (quando não há regularização na fase administrativa).
Quando usar a CND?
A emissão da certidão negativa de débitos federais será necessária sempre que a empresa precisar comprovar que não tem pendências tributárias federais, estaduais/distrital ou municipais e que não possui dívidas ativas.
É o caso, por exemplo, da licitação pública, regida pela Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993, na qual uma pessoa física ou jurídica pode ofertar um serviço à administração pública por meio de licitações que cabem ao orçamento e à proposta pública.
É necessário que tal entidade ou indivíduo não tenha nenhuma dívida ativa com o poder Federal, neste caso, que tenha gerado uma certidão negativa de débitos trabalhistas.
Não podemos esquecer de dizer que tais medidas contribuem para o combate à corrupção e a ilegalidade de algumas entidades, prevenindo o risco legal e até mesmo o risco de imagem.
Normalmente, os órgãos mais procurados para a emissão desse tipo de documento são a Receita Federal, as secretarias da fazenda, a Polícia Federal, as prefeituras, os tribunais do trabalho e eleitorais.
Quais os tipos de certidões para emissão?
Você já percebeu que existe uma grande variedade de modelos e finalidades para as certidões negativas de débitos.
Cada órgão público utiliza uma metodologia de pesquisa e oferece um tipo de informação diferente. Conheça os principais tipos de certidões e quais detalhes trazem.
Certidão relativa à administração federal
A certidão de débitos federais é fornecida pela Receita Federal do Brasil e comprova a regularidade de tributos federais e contribuições previdenciárias em âmbito administrativo e também em dívida ativa. Além disso, comprova que a empresa está em dia com o fisco quanto à entrega de conformidades.
Certidão relativa à administração estadual
É fornecida pelas secretarias estaduais da fazenda e comprova a ausência de débitos tributários e/ou a falta de entrega de conformidades. É possível emitir essa certidão para empresas que possuem inscrição estadual/distrital e também para empresas que não possuem o cadastro.
Nesse caso, cada estado possui um portal específico para a consulta, você pode procurar por “emitir certidão negativa” e o nome do estado onde mora.
Certidão relativa à administração municipal
Independentemente do segmento comercial, todas as empresas possuem inscrição municipal e consequentemente emitem certidões negativas de débitos com a mesma finalidade.
Por meio da consulta realizada pelo portal do município, o solicitante identifica se está regular com o município referente aos tributos e às conformidades.
Certidão da justiça do trabalho
Essa certidão ajuda a comprovar a inexistência regular ou irregular em processos trabalhistas da pessoa jurídica. Você sabe quais são as obrigações trabalhistas que precisa seguir? Confira o conteúdo sobre obrigações trabalhistas da Omie.
Certidão de regularidade FGTS
Essa certidão negativa é emitida pelo portal da Caixa Econômica Federal e comprova a regularidade da empresa perante o recolhimento do FGTS de seus funcionários.
É importante que o empregador tenha cumprido todas as obrigações legais relacionadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Como consultar a certidão negativa de débitos?
No cotidiano, é comum que os empresários tomem conhecimento da importância desse documento apenas quando precisam de comprovação da situação fiscal ou regularização da empresa. Se esse é o seu caso, não se preocupe.
É importante ressaltar que existem vários modelos de certidão negativa de débitos — como o da Receita Federal e o das prefeituras. Contar com um profissional especializado faz toda a diferença na hora de saber qual é o tipo de documento certo para cada caso.
Quando uma pessoa jurídica precisa comprovar que a sua situação fiscal está legalizada e regular perante os órgãos públicos nas esferas federal, estadual/distrital e municipal, é necessário fazer as emissões de suas certidões. Apenas assim conseguirá se regularizar novamente.
Um contador, por exemplo, saberá como requerer esses comprovantes corretamente para que a empresa os apresente a seus parceiros, além de auxiliar na emissão de uma certidão negativa de débito receita federal.
Esse profissional também é imprescindível se você busca emitir uma certidão negativa de débito federal já vencida.
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Com tantos processos burocráticos, tipos de certidões negativas ou positivas, diferentes e específicas, contar com o auxílio de ferramentas de gestão e contabilidade digital pode ajudar a reduzir os erros, pagamento de tributos duplicados e diversas outras falhas.
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CDN Federal e novas soluções com a Omie
Neste conteúdo, vimos como é possível simplificar uma burocracia que parece desafiadora aos olhos leigos, mas totalmente possível de ser compreendida por gestores e empreendedores de qualquer setor.
Da mesma forma, entendemos como é importante contar com um contador na hora de emitir uma certidão negativa de débito em esferas de diferentes poderes – federal, estadual/distrital e municipal.
Nós, da Omie, trabalhamos diariamente para que você encontre caminhos rápidos, inteligentes e otimizados. Procure por um contador de confiança e não deixe de regularizar sua empresa.
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