Para crescer em um mercado extremamente competitivo, toda empresa, seja ela de pequeno ou grande porte precisa ter ferramentas estratégicas capazes de auxiliar nas tomadas de decisão. Uma delas é o ciclo PDCA, capaz de ajudar a identificar problemas e aprimorar processos.
O PDCA é um recurso completo fundamental para o planejamento estratégico. Saiba mais como isso funciona, suas vantagens e conheça suas etapas e confira um passo a passo para aplicar esse conceito no seu negócio.
O que é PDCA?
O PDCA é um ciclo formado por quatro passos voltado para gestão de empresas que tem como objetivo aprimorar processos. A sigla diz respeito a cada uma de suas etapas:
- PLAN (Planejar);
- DO (Fazer);
- CHECK (Verificar);
- ACT ou ADJUST (Agir ou Ajustar).
Também conhecido por ciclo de Deming, ele foi criado por William Edwards Deming, pai da gestão de qualidade. Na época, essas diretrizes buscavam otimizar o projeto de reconstrução da infraestrutura industrial japonesa após a Segunda Guerra Mundial.
A metodologia foi criada durante os anos 1920, mas foi apenas nos anos 1950 que ela ganhou notoriedade e passou a ser utilizada pela indústria e empreendedores. Ao longo dos anos, o ciclo PDCA deixou de ser usado apenas em indústrias, para ser adaptado em qualquer processo que precise de um aprimoramento constante.
Além disso, esta metodologia serve como um método de aprimoramento de uma estratégia que já deve estar delineada em uma empresa. Ela é uma excelente ferramenta de gestão para analisar a causa de um problema e, assim, entendê-lo na raiz, chegando a uma solução efetiva.
Quais são as etapas do ciclo PDCA?
As quatro etapas do ciclo PDCA servem para auxiliar um negócio a buscar a solução para sua estratégia, e, para isso, é necessário que uma empresa identifique processos ou estratégias que deseje aprimorar. Confira mais detalhes sobre as etapas a seguir.
Planejar (Plan)
O passo primordial para melhorar processos empresariais ou a qualidade de um produto é planejar. Por isso, é necessário:
- traçar objetivos estratégicos, ou seja, reconhecer qual o problema ou impasse da empresa que deve ser resolvido;
- mapear e estudar detalhes sobre esse processos identificados;
- compreender qual o problema que deverá ser resolvido e entender o porquê este problema está ocorrendo;
- criar um plano de ação com metas para resolvê-lo.
Fazer (Do)
Após realizar o planejamento e mapeamento inicial, o próximo passo é:
- montar uma equipe para colocar os objetivos traçados em prática;
- definir responsabilidades e tarefas;
- coletar dados mensuráveis e concretos sobre o andamento das atividades para posterior análise.
Checar (Check)
Agora, é hora de analisar os resultados. Nesta etapa:
- toda a equipe se reúne para verificar se houve uma melhoria no processo, se o resultado foi concluído com êxito em comparação com os ciclos anteriores;
- os profissionais se dedicam a identificar possíveis erros e falhas cometidos durante o processo.
Agir ou Ajustar (Act)
A letra “A” pode significar tanto “agir” como “ajustar” e consiste em definir quais ações devem ser colocadas em prática considerando o que foi detectado na etapa anterior.
Por isso, neste momento, a empresa pode:
- pensar em soluções para os problemas, realizar correções e retomar as etapas de fazer e checar;
- iniciar outro ciclo, tomando diferentes objetivos, de modo a identificar novas oportunidades de melhoria.
Por que usar o PDCA?
Com o mercado cada vez mais disputado, toda empresa busca precisa se esforçar para oferecer o melhor produto e a melhor experiência a fim de garantir uma vantagem competitiva.
O ciclo PDCA pode ajudar muito nesse processo, uma vez que ele apresenta muitos benefícios como:
- Tem foco em melhoria contínua, visto que suas etapas promovem um processo contínuo de aprimoramento e identificação de falhas;
- Oferece abordagem estruturada: o ciclo é formado por passos metódicos que ajudam empresas a se organizar e planejar;
- Facilita a tomada de decisão, que se baseia na coleta de dados concretos que acontece em todas as etapas;
- Estimula o trabalho em equipe, já que incentiva a participação ativa do time em todas as fases do processo;
- Se concentra na solução e prevenção de problemas: a abordagem PDCA enfatiza a identificação e correção de falhas desde o planejamento até a ação;
- Colabora para adaptação a mudanças: a etapa “Ajustar” do PDCA envolve a correção de erros identificados, o que prepara a empresa para se tornar mais rápida e funcional diante de mudanças nas condições do mercado;
- Ajuda a padronizar processos, graças a constante documentação, organização e análise de dados;
- Contribui para a implementação de uma cultura de aprendizado contínuo: a ideia é que o PDCA seja um ciclo iterativo, fazendo com que a empresa esteja sempre aprendendo com seus resultados.
Como aplicar o PDCA na empresa?
O ciclo PDCA apresenta uma abordagem fácil e sistemática de ser aplicada, com quatro etapas bem intuitivas e adaptáveis. Confira algumas dicas que vão ajudar você a implementar esse ciclo na prática:
- Defina prioridades: identifique e priorize as áreas críticas que necessitam de melhorias e dedique um ciclo para cada uma delas;
- Forme equipes multidisciplinares: envolva profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos para trazer perspectivas diversas e enriquecer o processo;
- Trabalhe com metas realistas, mensuráveis e com prazo bem definido: isso ajuda a equipe a se orientar na implementação eficaz do ciclo.
- Estabeleça comunicação clara e transparente: alinhe os objetivos do plano de ação, as responsabilidades de cada membro da equipe e as expectativas durante a fase de implementação
- Monitore regularmente: estabeleça um sistema de acompanhamento para monitorar a evolução do plano de ação;
- Analise dados: use métricas e indicadores de desempenho relevantes para o projeto e faça uma avaliação crítica dos resultados alcançados;
- Documente: registre todas as etapas do ciclo PDCA, incluindo planos, ações tomadas e resultados alcançados, para criar um histórico e facilitar a padronização;
- Compartilhe: divulgue os conhecimentos adquiridos com toda a equipe para estimular a disseminação da cultura de melhoria contínua.
- Encoraje a repetição contínua do ciclo PDCA para abordar novos desafios e manter processos eficientes, flexíveis e adaptáveis.
Exemplos de aplicação do ciclo PDCA
Confira dois exemplos práticos de cenários em que o PDCA pode ser aplicado.
Uma empresa de cosméticos está sofrendo uma queda nas conversões devido a troca de embalagem do produto. O problema “queda na taxa de conversão” é identificado, e o ciclo aplicado da seguinte maneira:
- Planejamento: a equipe reúne as informações coletadas pelo time de atendimento da empresa para entender a opinião do público. Cria-se um plano de ação para que a antiga embalagem seja colocada de volta às prateleiras;
- Execução: o plano de ação inclui metas como prazo limite para que as antigas embalagens fiquem disponíveis na prateleira, responsáveis por cada área, etc.
- Checagem: com a antiga embalagem volta ao mercado, o time coleta novos feedbacks e análise a evolução da taxa de conversão;
- Correção: com todas as informações reunidas, analisa-se o desempenho do teste A/B e vê-se como foi a recepção do público, além de verificar outras possíveis soluções.
Agora, vamos ver o caso de uma empresa que está lidando com altas taxas de devolução dos produtos. Com o problema identificado, a equipe parte para:
- Planejamento: identificação do motivo das devoluções, certificação dos controles de qualidade, atendimento ao cliente, etc.
- Execução: novos processos de padronização e controle de qualidade são executados;
- Checagem: monitoramento das taxas de retorno e avaliação do feedback do cliente;
- Correção: treinamentos e formalização de novos processos de produção.
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O ciclo PDCA é uma das ferramentas mais eficientes na hora de garantir uma boa gestão de processos numa empresa. Ela prepara você e sua equipe para ter um olhar mais estratégico e maduro, preparando todos para reconhecer erros e encontrar as melhores soluções.
Para ter ainda mais eficiência e controle no dia a dia, conte com um sistema de gestão que centraliza dados, automatiza processos e permite que você tenha uma visão geral e consolidada do seu negócio. Assim, você não perde nada de vista e elimina erros e problemas.
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