O que é PDCA? Conheça e entenda essa metodologia de gestão!

O ciclo PDCA é uma ferramenta completa de gestão que tem como objetivo ajudar empresas a melhorar processos, ter mais qualidade e implementar uma cultura de aprendizado contínuo.
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Para crescer em um mercado extremamente competitivo, toda empresa, seja ela de pequeno ou grande porte precisa ter ferramentas estratégicas capazes de auxiliar nas tomadas de decisão. Uma delas é o ciclo PDCA, capaz de ajudar a identificar problemas e aprimorar processos.

O PDCA é um recurso completo fundamental para o planejamento estratégico. Saiba mais como isso funciona, suas vantagens e conheça suas etapas e confira um passo a passo para aplicar esse conceito no seu negócio.

O que é PDCA?

O PDCA é um ciclo formado por quatro passos voltado para gestão de empresas que tem como objetivo aprimorar processos. A sigla diz respeito a cada uma de suas etapas: 

  • PLAN (Planejar);
  • DO (Fazer);
  • CHECK (Verificar);
  • ACT ou ADJUST (Agir ou Ajustar).

Também conhecido por ciclo de Deming, ele foi criado por William Edwards Deming, pai da gestão de qualidade. Na época, essas diretrizes buscavam otimizar o projeto de reconstrução da infraestrutura industrial japonesa após a Segunda Guerra Mundial.

A metodologia foi criada durante os anos 1920, mas foi apenas nos anos 1950 que ela ganhou notoriedade e passou a ser utilizada pela indústria e empreendedores. Ao longo dos anos, o ciclo PDCA deixou de ser usado apenas em indústrias, para ser adaptado em qualquer processo que precise de um aprimoramento constante.

​​Além disso, esta metodologia serve como um método de aprimoramento de uma estratégia que já deve estar delineada em uma empresa. Ela é uma excelente ferramenta de gestão para analisar a causa de um problema e, assim, entendê-lo na raiz, chegando a uma solução efetiva.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

As quatro etapas do ciclo PDCA servem para auxiliar um negócio a buscar a solução para sua estratégia, e, para isso, é necessário que uma empresa identifique processos ou estratégias que deseje aprimorar. Confira mais detalhes sobre as etapas a seguir. 

Planejar (Plan)

O passo primordial para melhorar processos empresariais ou a qualidade de um produto é planejar. Por isso, é necessário:

  • traçar objetivos estratégicos, ou seja, reconhecer qual o problema ou impasse da empresa que deve ser resolvido;
  • mapear e estudar detalhes sobre esse processos identificados;
  • compreender qual o problema que deverá ser resolvido e entender o porquê este problema está ocorrendo;
  • criar um plano de ação com metas para resolvê-lo. 

Fazer (Do)

Após realizar o planejamento e mapeamento inicial, o próximo passo é:

  • montar uma equipe para colocar os objetivos traçados em prática;
  • definir responsabilidades e tarefas; 
  • coletar dados mensuráveis e concretos sobre o andamento das atividades para posterior análise.

Checar (Check)

Agora, é hora de analisar os resultados. Nesta etapa:

  • toda a equipe se reúne para verificar se houve uma melhoria no processo, se o resultado foi concluído com êxito em comparação com os ciclos anteriores;
  • os profissionais se dedicam a identificar possíveis erros e falhas cometidos durante o processo.

Agir ou Ajustar (Act)

A letra “A” pode significar tanto “agir” como “ajustar” e consiste em definir quais ações devem ser colocadas em prática considerando o que foi detectado na etapa anterior.

Por isso, neste momento, a empresa pode: 

  • pensar em soluções para os problemas, realizar correções e retomar as etapas de fazer e checar; 
  • iniciar outro ciclo, tomando diferentes objetivos, de modo a identificar novas oportunidades de melhoria. 

Por que usar o PDCA? 

Com o mercado cada vez mais disputado, toda empresa busca precisa se esforçar para oferecer o melhor produto e a melhor experiência a fim de garantir uma vantagem competitiva. 

O ciclo PDCA pode ajudar muito nesse processo, uma vez que ele apresenta muitos benefícios como:

  • Tem foco em melhoria contínua, visto que suas etapas promovem um processo contínuo de aprimoramento e identificação de falhas; 
  • Oferece abordagem estruturada: o ciclo é formado por passos metódicos que ajudam empresas a se organizar e planejar;
  • Facilita a tomada de decisão, que se baseia na coleta de dados concretos que acontece em todas as etapas;
  • Estimula o trabalho em equipe, já que incentiva a participação ativa do time em todas as fases do processo;
  • Se concentra na solução e prevenção de problemas: a abordagem PDCA enfatiza a identificação e correção de falhas desde o planejamento até a ação;
  • Colabora para adaptação a mudanças: a etapa “Ajustar” do PDCA envolve a correção de erros identificados, o que prepara a empresa para se tornar mais rápida e funcional diante de mudanças nas condições do mercado;
  • Ajuda a padronizar processos, graças a constante documentação, organização e análise de dados; 
  • Contribui para a implementação de uma cultura de aprendizado contínuo: a ideia é que o PDCA seja um ciclo iterativo, fazendo com que a empresa esteja sempre aprendendo com seus resultados.

Como aplicar o PDCA na empresa?

O ciclo PDCA apresenta uma abordagem fácil e sistemática de ser aplicada, com quatro etapas bem intuitivas e adaptáveis. Confira algumas dicas que vão ajudar você a implementar esse ciclo na prática:

  1. Defina prioridades: identifique e priorize as áreas críticas que necessitam de melhorias e dedique um ciclo para cada uma delas; 
  2. Forme equipes multidisciplinares: envolva profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos para trazer perspectivas diversas e enriquecer o processo; 
  3. Trabalhe com metas realistas, mensuráveis e com prazo bem definido: isso ajuda a equipe a se orientar na implementação eficaz do ciclo.
  4. Estabeleça comunicação clara e transparente: alinhe os objetivos do plano de ação, as responsabilidades de cada membro da equipe e as expectativas durante a fase de implementação
  5. Monitore regularmente: estabeleça um sistema de acompanhamento para monitorar a evolução do plano de ação; 
  6. Analise dados: use métricas e indicadores de desempenho relevantes para o projeto e faça uma avaliação crítica dos resultados alcançados;
  7. Documente: registre todas as etapas do ciclo PDCA, incluindo planos, ações tomadas e resultados alcançados, para criar um histórico e facilitar a padronização;
  8. Compartilhe: divulgue os conhecimentos adquiridos com toda a equipe para estimular a disseminação da cultura de melhoria contínua.
  9. Encoraje a repetição contínua do ciclo PDCA para abordar novos desafios e manter processos eficientes, flexíveis e adaptáveis. 

Exemplos de aplicação do ciclo PDCA

Confira dois exemplos práticos de cenários em que o PDCA pode ser aplicado. 

Uma empresa de cosméticos está sofrendo uma queda nas conversões devido a troca de embalagem do produto. O problema “queda na taxa de conversão” é identificado, e o ciclo aplicado da seguinte maneira: 

  • Planejamento: a equipe reúne as informações coletadas pelo time de atendimento da empresa para entender a opinião do público. Cria-se um plano de ação para que a antiga embalagem seja colocada de volta às prateleiras;
  • Execução: o plano de ação inclui metas como prazo limite para que as antigas embalagens fiquem disponíveis na prateleira, responsáveis por cada área, etc.
  • Checagem: com a antiga embalagem volta ao mercado, o time coleta novos feedbacks e análise a evolução da taxa de conversão; 
  • Correção: com todas as informações reunidas, analisa-se o desempenho do teste A/B e vê-se como foi a recepção do público, além de verificar outras possíveis soluções.

Agora, vamos ver o caso de uma empresa que está lidando com altas taxas de devolução dos produtos. Com o problema identificado, a equipe parte para:

  • Planejamento: identificação do motivo das devoluções, certificação dos controles de qualidade, atendimento ao cliente, etc.
  • Execução: novos processos de padronização e controle de qualidade são executados; 
  • Checagem: monitoramento das taxas de retorno e avaliação do feedback do cliente; 
  • Correção: treinamentos e formalização de novos processos de produção. 

Otimize sua operação com o PDCA e a tecnologia

O ciclo PDCA é uma das ferramentas mais eficientes na hora de garantir uma boa gestão de processos numa empresa. Ela prepara você e sua equipe para ter um olhar mais estratégico e maduro, preparando todos para reconhecer erros e encontrar as melhores soluções. 

Para ter ainda mais eficiência e controle no dia a dia, conte com um sistema de gestão que centraliza dados, automatiza processos e permite que você tenha uma visão geral e consolidada do seu negócio. Assim, você não perde nada de vista e elimina erros e problemas. 

Entenda como as funcionalidades do sistema de gestão Omie vão facilitar a sua rotina e ajudar sua empresa a crescer!

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