Uma das obrigações do empresário é fazer a escrituração fiscal, que inclui comprovação de gastos, pagamento de impostos e de informação dos serviços prestados. Assim, a empresa fica regular, visto que é uma prestação de contas financeiras e tributárias.
Entenda o que é escrituração fiscal, as modalidades desse documento e como realizar esse processo com eficiência.
O que é escrituração fiscal?
A escrituração fiscal é um processo de prestação de contas das movimentações financeiras e tributárias que a maioria das empresas precisa ter com o Fisco. Isso inclui o faturamento, os impostos e outras informações referentes ao negócio.
Ela é obrigatória para todas as empresas com inscrição fiscal. A exceção são aquelas em que, na sua essência, são indústrias ou comércio, mas que, por força da legislação do estado, são obrigadas a possuir inscrição estadual.
É uma das principais obrigações acessórias de empresas e é por meio dela que várias análises são realizadas pelo governo. Dessa forma, a regularidade das informações é crucial para que o empresário não sofra multas ou tenha problemas com a Receita Federal.
Como é feita a transmissão da escrituração fiscal
É obrigatório que as empresas enviem suas informações financeiras e contábeis, sendo que, atualmente, tudo é feito por transmissão eletrônica. Assim, a escrituração é conhecida como Escrituração Fiscal Digital (EFD), devido ao formato digital de envio de dados.
O apuramento das informações é realizado no meio virtual, por um sistema chamado de Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O Sped fiscal reúne em ambiente digital as informações enviadas à base de dados do governo.
EFD do ICMS e IPI
Cabe acrescentar que obrigações como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) também são recolhidos com o Sped.
Desse modo, o EFD-ICMS/IPI é uma versão digital da escrituração que traz as informações sobre ICMS e IPI, permitindo um controle digital da coleta desses impostos.
Para o ICMS, a legislação de cada estado determina as regras. No caso do IPI, as normas tributárias federais devem ser observadas.
Quais são os tipos de escrituração?
Depois que esclarecer o que é a escrituração fiscal, é preciso destacar que não existe somente um tipo de escrituração. Veja a seguir as principais modalidades existentes e qual se adequa melhor à realidade da sua empresa.
Entradas e saídas
Refere-se ao controle e registro das movimentações de entradas e saídas de documentos de uma empresa. Nessa escrituração fiscal, tanto os papéis fiscais de compra como os de venda de mercadorias devem ser considerados.
Saiba que a lei brasileira exige uma tributação específica para cada tipo de entrada de capital. Então, é essencial que todos os documentos estejam registrados e que as regras de identificação do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) sejam seguidas.
Serviços prestados e tomados
As escriturações também devem registrar os documentos fiscais dos serviços prestados e tomados.
Para saber se é necessária a prestação de contas desses serviços, é só conferir se há incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS). Caso tenha, esses papéis devem estar na escrituração fiscal.
Conhecimentos de transportes
Obrigatória às empresas que prestam serviços relacionados a transportes prestados ou contratados, esse tipo de escrituração fiscal precisa registrar todos os documentos relacionados à atividade, das três esferas: municipal, estadual e federal.
Livro de Movimentação de Combustíveis
Voltada para um nicho específico, a escrituração fiscal de Livro de Movimentação de Combustíveis deve conter informações sobre entradas e saídas — nota fiscal eletrônica — de combustíveis e, assim que completo, deve ser enviado ao Fisco.
A importância da escrituração fiscal na gestão empresarial
A EFD é uma das principais obrigações acessórias com a Receita Federal, por isso, é essencial que o empresário conheça o que é e como fazer esse processo.
É por meio da escrituração fiscal que várias análises são feitas, como o cruzamento de dados de compras e vendas, fornecedores, clientes, estoques, dentre outros. Logo, é um documento que traz transparência para as movimentações da empresa.
Por conta disso, é preciso ter atenção no preenchimento, a fim de evitar penalidades, multas e problemas para o seu negócio.
Empresas do Simples Nacional também devem enviar os arquivos?
Para as empresas enquadradas no Simples Nacional, as regras de obrigatoriedade da escrituração fiscal podem mudar de um estado para outro. Por isso, fique atento à legislação da sua localidade.
Em São Paulo, por exemplo, as empresas do Simples ainda não estão obrigadas a entregar o Sped fiscal. Mas existem alguns estados com outras regras, por isso, é sempre importante consultar o seu contador e a legislação do seu estado.
Outro ponto é que a legislação determina que as empresas do Simples Nacional podem estar sujeitas a sair do regime na esfera estadual ao ultrapassar um valor chamado de sublimite, que, no exemplo de São Paulo, é de R$3,6 milhões.
Estados cuja participação no Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro seja de até 1%, como o Amapá, poderão optar pelo excesso de sublimite de R$1,8 milhão.
Demais estados cuja participação no PIB seja superior a 1%, obrigatoriamente terão um sublimite de R$ 3,6 milhões. Nessa situação, a empresa permanece no Simples na esfera federal, mas, no Estado, passa para o regime comum e fica sujeita à entrega do Sped fiscal.
Escrituração Contábil x Escrituração Fiscal
Falamos até aqui sobre a escrituração fiscal digital e o empresário pode confundir essa obrigação com a escrituração contábil digital (ECD) e a escrituração contábil fiscal (ECF).
A ECD faz parte do Sped e é com ela que se faz a transmissão de Livro Diário, Livro Razão, e Livro Balancetes Diários.
Já a ECF serve para interligar as informações contábeis e fiscais relativas ao IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e à CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
Como é feita a escrituração fiscal e como ter eficiência nesse processo?
A escrituração fiscal é uma preocupação do empresário, porém o responsável pelo envio das informações é o contador ou o departamento de contabilidade. É o contador quem deve juntar todas as notas fiscais e tributações para emitir o Sped Fiscal.
Ele é o profissional com conhecimento técnico para realizar essa atividade, cumprindo o que exige a legislação brasileira. Assim, os dados são analisados, organizados e conferidos de forma correta.
Além do contador, você pode ter eficiência para fazer a EFD com o sistema ERP, que integra, em uma única plataforma, diferentes dados do seu negócio. São informações que ficam armazenadas na nuvem, podendo ser acessadas de qualquer lugar.
Tecnologia para essa e outras tarefas da rotina fiscal
Com o sistema ERP de gestão Omie é possível personalizar funções às necessidades da empresa, como gestão de CRM, vendas, estoque, marketing, finanças, contabilidade e e-commerce e outras.
Com essa tecnologia, todos os processos atuam de forma integrada e automática, inclusive a emissão de notas fiscais eletrônicas, facilitando o envio da escrituração fiscal e evitando erros nesse processo.
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