Uma boa gestão requer metodologias eficazes para que se possa aplicar planos de ação consistentes. Para isso, é preciso contar com métodos para auxiliar no direcionamento de equipes e na tomada de decisão do negócio, como o GPD. Mas, afinal, o que é GPD?
Esse é um método prático, fácil de aplicar e que pode ser decisivo para o sucesso de uma empresa. Vamos te mostrar um pouco mais sobre esse assunto, explicando suas principais vantagens e como aplicar de forma simples. Acompanhe.
O que é GPD?
GPD é a sigla de Gerenciamento Pelas Diretrizes, método que é um dos fundamentos do movimento de qualidade total. Foi criado pelo japonês Yoji Akao, especialista em planejamento, que desenvolveu a metodologia de planejamento estratégico Hoshin Kanri.
O conceito foi disseminado no Brasil pelo consultor de gestão Vicente Falconi com sua obra “Gerenciamento pelas Diretrizes — O que todo membro da alta administração precisa saber para vencer os desafios do novo milênio”.
A ideia do GPD é promover uma gestão estratégica otimizada, que, a partir dos objetivos da empresa, estabelece metas para os diferentes setores do negócio a fim de que todos possam trabalhar de forma alinhada e melhorar os resultados da organização.
O intuito é construir e implementar um sistema integrado que tem o poder de conduzir mudanças na estrutura do negócio.
Saiba ainda que uma das principais relações do GPD é com o ciclo PDCA, etapa necessária para que o gerenciamento das diretrizes funcione em níveis estratégicos, táticos e operacionais.
Pilares do GPD
O método se baseia em 3 pilares:
- empenho e ação criativa dos colaboradores afetam os resultados;
- incentivo à inovação;
- mudanças sugeridas pelo sistema precisam ser colocadas em prática.
Para que serve o GPD e como funciona?
O gerenciamento pelas diretrizes ajuda a alinhar todos os níveis de gestão de uma empresa, impactando diretamente no bom funcionamento, otimização de processos e, consequentemente, melhora dos resultados por meio de um trabalho consistente.
Por meio do GPD, o gestor vai descrever, definir e alinhar todas as atividades que passam desde a alta gestão da organização até a processos de supervisão de produção, passando por todos os departamentos para garantir que estão trabalhando pelo mesmo objetivo.
Funciona assim: seguindo o planejamento estratégico da empresa são definidas as diretrizes organizacionais. A partir delas, são criadas metas intermediárias, que são específicas e direcionadas para cada setor do negócio.
Depois, cada gestor de departamento transforma as metas intermediárias em planos de ação. Ou seja, toda a empresa trabalha segundo as diretrizes estabelecidas que, por sua vez, atendem ao planejamento estratégico da organização.
Quais os benefícios do GPD?
A maior vantagem da aplicação do GPD nas empresas são os ótimos resultados alcançados, já que uma empresa alinhada e organizada de ponta a ponta passa a produzir com mais qualidade, gerando mais valor para o cliente final e para a equipe de funcionários.
Além disso, destacamos ainda outros benefícios:
- maior eficiência e produtividade entre as equipes, pois elas têm clareza sobre as metas e como devem trabalhar. Assim, podem realizar as atividades com mais foco, sem perder tempo com processos desnecessários;
- maior controle das atividades do setor pelos gestores;
- alinhamento entre todas as áreas da empresa, evitando ruídos de comunicação, retrabalhos e possíveis erros pelo caminho;
- redução do desperdício de recursos, pois tudo será mapeado e calculado nos mínimos detalhes entre as operações, que acontecem de forma coordenada;
- metodologia que busca a melhoria contínua;
- mais facilidade para atingir os objetivos da empresa e melhoria dos resultados da organização.
Como aplicar um GPD?
Se na sua empresa você busca melhores resultados e otimização do tempo na realização das atividades, aplicar o Gerenciamento Por Diretrizes é uma boa escolha. Confira as etapas para implementar o método.
Defina o responsável pelo Gerenciamento pelas Diretrizes
Para que a metodologia flua bem, é preciso definir um responsável pelo GPD. Esse profissional deve ter um conhecimento sistêmico da empresa, ou seja, uma visão ampla dos processos de todas as áreas e para saber exatamente o que é preciso otimizar.
O responsável participa ativamente na criação de um documento da GPD chamado “Padrão Gerencial”. Nesse documento, será desdobrado todo plano de ação, assim como as metas estabelecidas, entre outras informações.
Identifique o objetivo central
O ponto de partida é saber qual é o objetivo central da empresa, a partir do planejamento estratégico da organização.
O objetivo é uma grande conquista da empresa e, para realizá-lo, é preciso fazer a definição de metas, que são os degraus para que se alcance o que foi traçado.
Estabeleça a meta anual
A partir do objetivo central, é possível estabelecer a primeira meta anual (ou meta de sobrevivência) e unir todos os esforços para que ela aconteça. Fazer uma avaliação geral da empresa e entender em que cenário ela está inserida é necessário nessa etapa.
Uma ferramenta muito interessante aqui é a SWOT, que permite entender as oportunidades da empresa no período e fazer uma análise de riscos que ela terá pela frente.
Defina planos de ação dos níveis hierárquicos inferiores
Baseados na meta anual, as lideranças de diferentes níveis, inclusive o CEO, irão definir metas menores e respectivos planos de ação (de curto, médio e longo prazo) serão aplicados para atingir as metas que foram definidas em seus campos de trabalho.
Se for definido, por exemplo, que a meta é dobrar o índice de produção, é preciso alinhar com os setores responsáveis quais ações serão aplicadas e quais metas serão estabelecidas para que a produtividade do time aumente, chegando no objetivo inicial.
Meça os resultados por meio de indicadores
Conforme o andamento do trabalho, é preciso que os líderes se reúnam para medir os indicadores definidos durante o processo, como vem sendo o desempenho do time e quais pontos precisam ser melhorados.
Analisando os indicadores certos, ficará mais fácil entender se o trabalho que vem sendo realizado está satisfatório ou não. É importante realizar os ajustes necessários sempre em busca da melhoria contínua e na otimização do projeto que está sendo desenvolvido.
Método GPD alinha setores e melhora os resultados!
A metodologia de GPD trará aprendizados valiosos para o negócio, então é importante dar o primeiro passo, sempre documentando as ações que estão sendo realizadas para o sucesso do projeto, de modo a atingir os objetivos em comum.
O ideal é que as lideranças e equipes de diferentes setores entendam o que é GPD e como a dedicação de cada um é essencial para melhorar a produtividade, a qualidade de produtos e serviços e para que se alcance os objetivos da empresa.
Para otimizar processos e garantir que as equipes trabalhem de forma coordenada é fundamental contar com a tecnologia certa: veja por que o Sistema ERP Omie é a solução que não pode faltar para os empreendedores!
