Um bom gerenciamento de negócio requer organização e métodos eficazes valorizando as oportunidades, a fim de aplicar planos de ação consistentes. Por conta dessa necessidade, muitos métodos foram surgindo com o intuito de fornecer uma inteligência maior no direcionamento de equipes e na tomada de decisão do negócio, que é o caso do GPD (Gerenciamento Pelas Diretrizes).
Esse é um método prático, fácil de aplicar e que pode ser decisivo para o sucesso de uma empresa. Vamos te mostrar um pouco mais sobre esse assunto, explicando suas principais vantagens e como aplicar de forma simples.
O que é GPD?
GPD é uma abreviação para a sigla Gerenciamento Pelas Diretrizes. Esse é um nome para um método que é um dos fundamentos do movimento de qualidade total, movimento muito famoso, criado no Japão, em 1950, período posterior à guerra.
Essa metodologia consiste em promover uma gestão estratégica otimizada que estabelece metas para os diferentes níveis hierárquicos dentro da equipe administrativa de uma empresa, com o objetivo final de atingir todos os objetivos da organização de maneira assertiva.
Dentro dessa estratégia de gestão, o objetivo é construir e implementar um sistema integrado que tem o poder de conduzir mudanças na estrutura do negócio. O ponto de partida é a aplicação de planos de ação, muito presentes no processo de GPD.
Uma das principais relações do GPD é com o ciclo PDCA, etapa necessária para que o gerenciamento das diretrizes funcione em níveis estratégicos, táticos e operacionais.
Para que serve o GPD?
O gerenciamento pelas diretrizes ajuda a alinhar todos os níveis de gestão de uma empresa, impactando diretamente no bom funcionamento, no alinhamento de processos e, consequentemente, nos ótimos resultados alcançados através de um trabalho extremamente consistente e alinhado.
O método irá descrever, definir e alinhar todas as atividades que passam desde a alta gestão da organização, até a processos e etapas de supervisão de produção, passando por todos os departamentos para garantir que estão trabalhando dentro do mesmo objetivo.
Vantagens do Gerenciamento pelas Diretrizes
De forma clara e prática, a maior vantagem da aplicação do GPD nas empresas são os ótimos resultados alcançados, uma vez que uma empresa alinhada e organizada de ponta a ponta passa a produzir com mais qualidade, gerando mais valor para o cliente final e para a equipe de funcionários. Além disso, destacamos:
- Maior eficiência e produtividade entre as equipes;
- Alinhamento entre todas as áreas da empresa, evitando ruído de comunicação e evitando possíveis erros pelo caminho;
- Redução do desperdício de recursos, pois, tudo será mapeado e calculado nos mínimos detalhes dentre as operações;
- Maior foco nos resultados e facilidades para atingir os objetivos da empresa.
Passo a passo para aplicar o GPD na sua empresa
Se na sua empresa você busca melhores resultados e deseja obter um melhor aproveitamento de tempo, aplicar o GPD é uma boa escolha. Confira alguns passos para te ajudar nesse desafio.
Passo 1: Definir responsável pelo Gerenciamento pelas Diretrizes
Para que a metodologia flua bem, é preciso definir um responsável pelo gerenciamento pelas diretrizes. Esse profissional terá uma visão ampla dos processos de todas as áreas e saberá exatamente o que é preciso otimizar.
Ter tudo documentado é essencial. Para isso, o colaborador participa ativamente na criação de um documento da GPD chamado “Padrão Gerencial”. Nesse documento será desdobrado todo plano de ação, assim como as metas estabelecidas, dentre outras informações.
Passo 2: Escolher a meta anual
Fazer uma avaliação geral da empresa e entender em que cenário ela está inserida é necessário nesse primeiro momento. Isso ajudará a estabelecer a primeira meta anual e unir todos os esforços para que ela aconteça.
Um plano de ação muito interessante nesse momento é a análise SWOT. A estratégia ajudará a empresa a entender as oportunidades que poderá aproveitar nesse período e os desafios que terá pela frente, conseguindo, assim, uma visão geral do que será necessário realizar.
Passo 3: Escolher a diretriz do CEO da empresa
Junto com o CEO da empresa, o responsável pela GPD e outras lideranças fará o desdobramento da meta de sobrevivência. Após definida, será preciso entender as principais causas que impedem a realização do objetivo, para, assim, realizar ações mais focadas e assertivas, tornando-as novas metas.
Dessa forma, todo o time trabalhará em conjunto, mesmo que em coisas diferentes, com um mesmo propósito final. Para documentar o processo, será desenvolvido um documento chamado “Diretriz do CEO”, que conterá todo o desdobramento das metas definidas.
Passo 4: Definir planos de ação dos níveis hierárquicos inferiores
Baseado na construção do documento do passo anterior, as lideranças dos níveis hierárquicos inferiores irão definir quais os planos de ação serão aplicados para atingir as metas que foram definidas em seus campos de trabalho.
Se for definido, por exemplo, nas diretrizes do CEO, que a meta seria dobrar o índice de produção, é preciso alinhar com os setores responsáveis, quais ações serão aplicadas e quais metas serão estabelecidas para que a produtividade do time aumente, chegando no objetivo inicial.
Passo 5: Mensurar resultados através de indicadores
Conforme o trabalho for sendo realizado, é preciso que os líderes se reúnam para medir os indicadores definidos durante o processo, como vem sendo o desempenho do time e quais pontos precisam ser melhorados.
Analisando os indicadores certos, ficará muito mais fácil entender se o trabalho que vem sendo realizado está satisfatório ou não. É importante realizar os ajustes necessários sempre em busca da melhoria contínua e na otimização do projeto que está sendo desenvolvido.
É importante dar o primeiro passo
A metodologia de GPD trará aprendizados valiosos para o negócio. É importante dar o primeiro passo, sempre documentando as ações que estão sendo realizadas para o sucesso do projeto, de modo a atingir os objetivos em comum.
Muitos obstáculos podem surgir pelo caminho, mas é preciso inteligência emocional para lidar com eles e persistência, pois os resultados são inúmeros. Para tornar a gestão muito mais fácil, você pode contar com um sistema de gestão online que ajuda a integrar todos os times, facilitando a rotina da sua empresa. Conheça o sistema ERP da Omie!
