Se a sua empresa presta serviços ou vende produtos, é preciso emitir a nota fiscal para legalizar a operação.
Porém, caso seja um microempreendedor individual (MEI) está isento dessa obrigatoriedade, de acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, com regras diferentes para a Nota Fiscal Avulsa MEI.
Só que, mesmo para MEIs que não costumam vender com muita frequência, emitir Nota Fiscal Avulsa pode ser uma boa alternativa. Quando o assunto é nota fiscal, existem muitas dúvidas. Continue a leitura e confira informações essenciais para quem empreende.
O que é a Nota Fiscal Avulsa para microempreendedor individual?
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal emitido de forma individual e eletrônica, semelhante a NF-e comum (Nota Fiscal Eletrônica), sendo que trabalha com os campos de preenchimento referentes aos modelos 1, 1-A e 55 da NF tradicional.
A grande diferença entre estes dois modelos é a carga tributária do emissor. Por exemplo, se você possui uma Empresa de Pequeno Porte (EPP), é obrigado a emitir nota fiscal para regularizar as vendas e recolher os impostos devidos.
Mas no caso do MEI, a obrigatoriedade de emitir o documento não existe. Você pode consultar todas as informações em nosso Guia MEI.
Assim, ao ser realizada uma venda de uma empresa MEI para uma pessoa jurídica, quando há a necessidade de emitir uma nota fiscal, a NFA-e é uma ótima opção para comprovar essa transação. Por isso, a NFA-e por vezes é chamada de nota fiscal do MEI e deve ser levada em consideração na hora do preenchimento do DASN Simei anual.
Supre as necessidades de:
- pessoas físicas;
- micro e pequenas empresas;
- negócios que não usam um software próprio para a emissão desse tipo de documento.
Diferença da NFA-e e NFSA-e
Comumente os empreendedores confundem os termos NFA-e e NFSA-e, já que ambas visam a emissão de documentos fiscais eletrônicos, de modo a simplificar e modernizar o processo de emissão e controle de notas fiscais.
A NFA-e é utilizada para a venda de produtos dentro do estado em que a empresa está localizada, enquanto a NFSA-e pode ser utilizada tanto para prestação de serviços no estado quanto para serviços prestados fora do estado.
A NFA-e e a NFSA-e também possuem diferenças quanto à emissão:
- a NFA-e é emitida diretamente pelo site da Sefaz do estado onde a empresa está localizada
- a NFSA-e é emitida por meio de um sistema próprio da prefeitura do município onde a empresa atua.
Diferença de Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal
Apesar de ambas terem o mesmo valor legal e objetivo, sendo o registro e a comprovação de uma transação comercial, existem algumas diferenças entre os modelos de nota fiscal:
Volume de transações
Recomenda-se a utilização da Nota Fiscal por empresas com a obrigação de emiti-las ou que apresentam um alto volume de transações comerciais.
Emissão manual
Para a Nota Fiscal Avulsa há a opção de ser gerada manualmente, mas para a NF-e a única maneira é a geração de forma eletrônica, ao exigir o uso de um software específico para essa atividade.
Formatos do prestador de serviço
Para utilizar a Nota Fiscal, o empreendedor precisa possuir CNPJ. Já no caso da Nota Fiscal Avulsa, o uso é liberado para profissionais informais, autônomos, pessoas físicas e outras categorias de negócios legalizadas.
Quem pode emitir a Nota Fiscal Avulsa?
A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal que pode ser emitido por empresas ou pessoas físicas que não possuem um sistema próprio de emissão de notas fiscais, ou que necessitam de uma nota fiscal adicional para uma determinada operação.
Porém, vale ressaltar que a emissão da NFA não é obrigatória e não pode ser utilizada como substituta à obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Para emitir a Nota Fiscal Avulsa, é bem simples:
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa está localizada;
- Preencha o formulário com as informações da operação comercial;
- Informe os dados do comprador, a descrição dos produtos ou serviços, o valor da transação, entre outras informações relevantes para a emissão do documento fiscal.
Restrições da Nota Fiscal Avulsa
Existem algumas restrições para a emissão da Nota Fiscal Avulsa, como, por exemplo, em alguns estados, onde só pode ser emitida em situações como a venda de produtos usados, a prestação de serviços eventuais, a venda de produtos não sujeitos ao ICMS, entre outras.
Além disso, a emissão da Nota Fiscal Avulsa também pode estar sujeita a limitação em relação ao valor da transação comercial. Em alguns estados, por exemplo, a emissão da NFA só é permitida para operações de até um determinado valor.
Também, pode ser emitida por qualquer pessoa física ou jurídica que possua um cadastro na Secretaria da Fazenda do estado em que está localizado, desde que não seja utilizada como substituta da NF-e ou NFC-e.
Vantagens de emitir a Nota Fiscal Avulsa
A emissão da Nota Fiscal Avulsa (NFA) pode apresentar diversas vantagens para determinadas situações e tipos de negócios. Aqui estão algumas vantagens comuns associadas à emissão da Nota Fiscal Avulsa:
- Eventualidade e esporadicidade: é ideal para empresas ou profissionais independentes que realizam vendas de forma esporádica, não sendo sua atividade principal;
- Ausência de Inscrição Estadual: em alguns casos, pode ser emitida mesmo por empresas ou profissionais que não possuam IE, permitindo a regularização em situações específicas;
- Facilidade e agilidade: sua emissão é mais fácil e rápida em comparação com outros tipos de notas fiscais, sendo uma opção prática para situações emergenciais;
- Simplicidade na emissão: não exige a aquisição de softwares específicos de emissão de notas fiscais, sendo possível o procedimento diretamente nos sistemas disponibilizados pelos órgãos competentes;
- Baixo volume de operações: para negócios com baixo volume de operações, a Nota Fiscal Avulsa pode ser uma alternativa mais econômica em comparação com a obtenção de sistemas mais robustos de emissão de notas fiscais.
- Vendas não presenciais: é uma opção adequada para vendas não presenciais, como comércio eletrônico.
Quais são os benefícios da NFA-e para o MEI?
O uso da Nota Fiscal Eletrônica Avulsa NFA-e pode trazer diversas vantagens para o microempreendedor. Veja quais são os principais:
- Redução de custos e do tempo do empreendedor: por ser um processo totalmente informatizado, se optar por emitir notas fiscais avulsas, o MEI conta com uma redução dos custos e precisará dedicar menos tempo ao processo.
- Caso já utilize um sistema de gestão para organizar a sua rotina, o usuário terá a possibilidade de importar alguns dados para a emissão. Sugerimos um Sistema ERP para MEI;
- Segurança: já que é possível armazenar todos os documentos de forma on-line, em nuvem, e não mais em papel, a segurança é maior.
- Confiabilidade das informações: a partir do momento em que os documentos são regulamentados junto a um órgão público, garante-se a confiabilidade das informações.
- Prestação de serviços e venda de produtos para grandes empresas: a principal vantagem da NFA-e são as oportunidades de prestar serviços e vender produtos para grandes empresas, as quais nunca deixam de exigir qualquer documento fiscal para regularizar as suas transações.
Como emitir a Nota Fiscal Avulsa
A emissão da NFA pode variar de acordo com a legislação e os procedimentos adotados pela Secretaria da Fazenda do estado ou município em que você está localizado. Mas, no geral, os passos básicos para emitir uma Nota Fiscal Avulsa incluem:
- Acesso ao Sistema da Secretaria da Fazenda
Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou município. Muitos órgãos disponibilizam um sistema online para emissão da NFA. - Cadastro ou login
Caso você não tenha um cadastro no sistema, será necessário criar uma conta. Se já tiver, faça o login com suas credenciais. - Escolha do tipo de Nota Fiscal
Selecione a opção correspondente à Nota Fiscal Avulsa no menu do sistema. - Preenchimento dos dados
Preencha os campos obrigatórios com as informações da operação comercial, como dados do comprador, descrição dos produtos ou serviços, valores, entre outros. - Emissão
Após o preenchimento correto dos dados, siga as instruções para emitir uma Nota Fiscal Avulsa. - Pagamento dos Impostos (se aplicável)
Algumas unidades federativas cobram taxas pela emissão da NFA. Verifique se há algum custo associado e efetue o pagamento, se necessário. - Impressão e armazenamento
Após a emissão, é comum imprimir uma nota fiscal e entregá-la ao comprador. Também é importante armazenar uma cópia para seus registros.
FAQ
Confira as perguntas mais frequentes em relação à Nota Fiscal Avulsa.
O que é uma Nota Fiscal Avulsa?
Trata-se de um documento fiscal emitido de forma avulsa, ou seja, fora do sistema regular de emissão de notas fiscais de uma empresa. Ela é utilizada em situações específicas sem uma relação comercial contínua entre as partes envolvidas.
Quanto é uma Nota Fiscal Avulsa?
Este é um serviço gratuito e facultativo, permitindo que o usuário (PF ou PJ não contribuinte do ICMS) tenha acesso facilmente.
Como consultar a Nota Fiscal Avulsa pelo CPF?
Consultar apenas com o CPF não é possível. Mas a consulta pode ser feita pela plataforma da Receita Federal, mediante a chave de acesso contida no DANFE.
Aqui estão alguns passos gerais que podem ser seguidos para consultar uma Nota Fiscal Avulsa:
- Acesse o portal da Secretaria da Fazenda Estadual: visite o site da Sefaz em que uma Nota Fiscal Avulsa foi emitida;
- Localize a opção de consulta: procure por uma opção de consulta de Nota Fiscal ou serviços relacionados. Essa opção pode ter um nome específico, como “Consulta NF-e” (Nota Fiscal Eletrônica) ou similar;
- Informe os dados necessários: normalmente, será necessário inserir informações como o CPF do comprador, a chave de acesso da nota fiscal ou outros dados relevantes;
- Acesse a consulta: siga as instruções para acessar os resultados da consulta.
Quando é necessário emitir Nota Fiscal Avulsa?
Uma NFA é emitida em situações específicas em que não seja possível emitir uma nota fiscal convencional. Alguns dos casos mais comuns incluem:
- Eventos esporádicos: quando uma pessoa física ou jurídica realiza uma operação eventual que não configura sua atividade principal, como a venda de bens usados, antiguidades ou produtos artesanais em feiras e eventos;
- Produtor rural: agricultores e produtores rurais podem necessitar emitir nota fiscal avulsa em determinadas situações, especialmente quando comercializarem produtos fora do ambiente rural.
- Prestação de serviços: profissionais que não emitem notas fiscais regularmente, mas que eventualmente prestam serviços, podem utilizar uma nota fiscal avulsa.
- Impossibilidade de uso de sistemas eletrônicos: situações em que não é possível utilizar sistemas eletrônicos para emissão de notas fiscais, seja por problemas técnicos ou falta de acesso.
Emissão de nota: uma obrigatoriedade fiscal
Independente do tipo de prestador de serviço, a nota fiscal é uma forma de regularização do trabalho de um empreendedor com o fisco. Por isso, é importante se manter atento aos tipos de notas fiscais disponíveis e às mudanças em legislações.
Caso o empreendedor não tenha como fazer isso, é recomendado o auxílio de um contador parceiro, além de ferramentas intuitivas de gestão empresarial para os mais variados segmentos, como o sistema ERP.
Se você quer tornar processos de emissão de notas fiscais em algo mais ágil, experimente o sistema Omie e gerencie sua empresa com a facilidade que só um ERP completo pode oferecer ao seu negócio.
