Como empreendedor, você já deve ter ouvido falar da Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecida como NF-e, que é uma obrigação fiscal para a maioria das empresas no Brasil. Desde sua implementação em 2006, a NF-e substitui o tradicional cupom fiscal impresso, facilitando o armazenamento e o controle fiscal para empresários e órgãos do governo.
Neste texto, explicamos o que é a Nota Fiscal Eletrônica, sua importância para as empresas e em quais casos ela deve ser emitida. Continue a leitura e confira as informações essenciais para manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais!
O que é a nota fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital obrigatório para registrar operações de compra e venda de produtos e serviços. Com todas as informações transmitidas eletronicamente para a Secretaria da Fazenda de cada estado, a NF-e simplifica a declaração de impostos e mantém o Fisco atualizado sobre as movimentações comerciais das empresas.
A NF-e facilita não só o processo fiscal e contábil da empresa, mas também agiliza a emissão, armazenamento e consulta de dados. Em resumo, todos os registros estão em formato digital, otimizando o controle das operações e tornando o processo menos burocrático.
Para que serve a nota fiscal eletrônica?
A NF-e é mais do que uma formalidade. Sua função é registrar as transações comerciais com o máximo de transparência, garantindo que cada venda ou prestação de serviço seja corretamente documentada e informada ao governo para o controle da tributação. Entre as principais finalidades da nota fiscal eletrônica de serviço ou produto, destacam-se:
- Facilidade de fiscalização: a NF-e permite um acompanhamento eficaz por parte dos órgãos fiscais, evitando sonegação e garantindo que todas as operações estejam documentadas;
- Redução de custos e papel: como tudo é feito de forma digital, a NF-e elimina a necessidade de impressão em papel, contribuindo para um processo mais sustentável e reduzindo custos operacionais;
- Agilidade nas transações: com a NF-e, as empresas podem enviar os documentos de maneira rápida e segura, agilizando o processo de venda e melhorando a experiência do cliente;
- Conformidade fiscal: ao registrar todas as transações, a NF-e mantém a empresa em conformidade com as normas fiscais, evitando multas e sanções.
Quem precisa emitir a nota fiscal eletrônica?
A emissão da NF-e é obrigatória para a maioria das empresas brasileiras que operam com produtos e serviços sujeitos ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ao IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Assim, empresas que realizam vendas de mercadorias ou prestam serviços precisam estar atentas a essa obrigação, sejam elas MEI´s, lucro real ou presumido.
Em outras palavras, a maioria das empresas que comercializa produtos ou presta serviços em território brasileiro precisa estar atenta às obrigações fiscais como essa, como está previsto na Lei nº 8.846/94.
Exceções
Embora a maioria das empresas precise emitir a NF-e, o Microempreendedor Individual (MEI) tem um tratamento diferenciado. MEIs devem emitir a NF-e apenas quando prestam serviços ou vendem produtos para outras pessoas jurídicas. Quando a transação ocorre com consumidores finais (pessoas físicas), não é obrigatória a emissão, a menos que o cliente solicite o documento.
Portanto, é essencial para as empresas entenderem as especificidades de sua categoria para saber quando emitir a NF-e e evitar problemas como a sonegação fiscal, que é considerada crime e pode trazer consequências graves para o negócio.
Vantagens da nota fiscal eletrônica para as empresas
A NF-e trouxe uma série de vantagens para o ambiente empresarial e fiscal no Brasil, modernizando a forma como os negócios operam. Confira os principais benefícios:
- Automação e integração: com a NF-e, a automação do processo de emissão de notas fiscais facilita a integração com sistemas contábeis e de gestão. Esse processo também minimiza os erros comuns em preenchimentos manuais, trazendo mais eficiência;
- Armazenamento seguro: com o armazenamento digital, a necessidade de guardar papéis é eliminada, e a empresa mantém um histórico de transações organizado e acessível;
- Redução de fraudes: o sistema digital dificulta fraudes e sonegações, garantindo que todas as operações estejam registradas de forma precisa e possam ser verificadas;
- Apoio à gestão financeira: a emissão de NF-e contribui para um controle financeiro mais preciso, essencial para a tomada de decisões e para a saúde fiscal da empresa.
Como emitir a nota fiscal eletrônica?
Para emitir a NF-e, a empresa deve ter um sistema de gestão certificado e um certificado digital, que serve como uma assinatura eletrônica para validar as informações transmitidas. Com isso, o processo de emissão da NF-e é automatizado, facilitando o envio e armazenamento do documento. Confira o processo geral de emissão:
- Cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ): primeiro, a empresa deve se cadastrar na SEFAZ do seu estado para obter autorização para emitir a NF-e;
- Certificado Digital: a empresa deve adquirir um certificado digital, que valida sua identidade no ambiente eletrônico;
- Escolha de um sistema de emissão: muitos ERPs e sistemas de gestão empresarial, como o da Omie, oferecem integração completa para emissão automática de NF-e;
- Preenchimento dos dados: com o sistema em mãos, insira os dados da operação — como valores, quantidade, dados do destinatário e impostos sobre a nota fiscal envolvidos;
- Envio para SEFAZ: após preenchida, a NF-e é enviada eletronicamente à SEFAZ, que valida e autoriza o uso;
- Armazenamento e envio ao cliente: após a autorização, a NF-e deve ser enviada ao cliente e armazenada por um período mínimo de cinco anos, conforme a legislação brasileira.
Como armazenar a nota fiscal eletrônica?
A legislação brasileira exige que a NF-e e seu Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) sejam armazenados por, pelo menos, cinco anos. Esse armazenamento é fundamental para facilitar auditorias e conferências fiscais.
Empresas devem contar com sistemas que permitam o armazenamento digital seguro de todas as notas emitidas. Com isso, é possível realizar consultas e auditorias sem dificuldades, além de evitar o risco de perda de documentos fiscais.
Sistemas como o ERP da Omie oferecem ferramentas para facilitar essa organização e garantir o armazenamento adequado, reduzindo as chances de problemas futuros em fiscalizações.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal eletrônica
Posso emitir nota fiscal eletrônica sem certificado digital?
Não, para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é necessário um certificado digital. O certificado valida o documento fiscal perante a Receita Federal.
O que acontece se eu não emitir a NF-e?
A omissão da emissão da NF-e pode ser considerada sonegação fiscal, sujeitando a empresa a multas e outras penalidades.
Como o cliente acessa a nota fiscal eletrônica?
O cliente pode acessar a NF-e por meio da chave de acesso fornecida no DANFE, acessando os detalhes no portal da SEFAZ.
Quem é responsável pelo armazenamento da NF-e?
O armazenamento da NF-e é responsabilidade tanto do emitente quanto do destinatário, e ambos devem manter os registros por pelo menos cinco anos.
Simplifique a gestão de notas fiscais com a Omie
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é uma etapa crucial para a conformidade e sucesso do seu negócio. Com o sistema de gestão da Omie, você conta com um ERP completo que automatiza a emissão de NF-e, facilita o controle fiscal e garante o armazenamento seguro das suas notas.
Experimente o sistema de emissão de nota fiscal da Omie e conheça mais sobre como simplificar a gestão fiscal da sua empresa!
