O primeiro passo mais importante para alcançar o sucesso é, sem dúvidas, planejar estrategicamente os gastos anuais de uma empresa. Nesse momento, os empreendedores podem apostar no potencial do orçamento base zero.
Essa ferramenta é indicada para reduzir custos e investir dinheiro de forma mais eficiente, uma vez que exige uma análise criteriosa dos valores que estão sendo gastos na organização.
Neste conteúdo, você irá aprender como elaborar um orçamento empresarial base zero em 6 passos simples para tirar o máximo proveito dos recursos financeiros do seu negócio.
O que é orçamento base zero (OBZ)?
O orçamento base zero é um dos vários modelos orçamentários que podem ser implementados em uma empresa.
A sua principal premissa é a de que todos os gastos precisam ser bem justificados antes de entrarem nas contas da organização.
Na hora de definir o planejamento financeiro para o ano seguinte, é comum que os gestores tomem o orçamento do período anterior como base e façam alguns ajustes. Afinal, essa é uma forma bastante prática de criar esse documento.
Quando a empresa opta pelo OBZ, são as prioridades atuais que definem o quanto será gasto com cada atividade. Por isso, os dados históricos são ignorados e o processo é feito totalmente do zero.
Dessa forma, é possível contemplar novas estratégias do negócio, prever possíveis reajustes nos valores das despesas e alocar recursos com mais assertividade.
Quais são as características do orçamento base zero?
Algumas da principais características de um orçamento base zero são:
- Avaliação anual do orçamento;
- Corte de desperdícios;
- Eliminação de processos ineficientes;
- Flexibilidade;
- Gastos justificados;
- Avaliação constante do desempenho.
Qual a diferença entre orçamento tradicional e OBZ?
Há um fator principal que diferencia um orçamento tradicional e um orçamento base zero: o OBZ desconsidera bases orçamentárias antigas na hora de traçar o planejamento financeiro da empresa. Porém, existem outras diferenças entre os dois modelos:
| Orçamento tradicional | Orçamento base zero |
| Baseado no orçamento anterior | Baseado nas necessidades atuais da empresa |
| Incrementa ou reduz os gastos do período anterior | Exige que todos os custos sejam justificados |
| Pouco útil na identificação de gastos desnecessários | Permite identificar gastos desnecessários com facilidade |
| Recursos alocados com base no histórico da empresa | Recursos alocados com base na prioridade de cada tarefa |
| Pouca flexibilidade | Maior flexibilidade |
Quais são os benefícios do OBZ para as empresas?
Entre alguns empreendedores, há uma ideia de que o orçamento base zero não vale a pena por ser mais trabalhoso do que um orçamento tradicional. Contudo, o OBZ apresenta vantagens interessantes para as empresas:
- Análise mais cautelosa das despesas;
- Mapeamento de gastos desnecessários;
- Identificação de atividades que não geram valor;
- Distribuição otimizada de recursos financeiros;
- Maior lucratividade;
- Melhor comunicação interna;
- Possibilidade de economizar dinheiro.
Vale ressaltar que a importância do orçamento empresarial vai além do controle de custos. Essa é uma ferramenta fundamental para a tomada de decisão e para a avaliação do desempenho do negócio.
Como aplicar o orçamento base zero?
Apesar de exigir um olhar mais atento para as contas da empresa, aplicar um orçamento base zero na sua empresa é mais simples do que parece. Confira, passo a passo, como executar esse processo.
Passo 1 – Analise as despesas básicas
Identifique quais são os custos essenciais para produzir produtos ou fornecer serviços, como despesas com fornecedores, folha de pagamento e obrigações fiscais. Essa etapa é conhecida como limiar.
Passo 2 – Mapeie os gastos de projetos ou departamentos
Verifique as atividades que serão desenvolvidas por cada setor da empresa e estime quanto será necessário investir para que elas sejam realizadas. Essa etapa também é chamada de incremento ou pacote.
Passo 3 – Defina prioridades
Avalie quais atividades são essenciais para a operação do negócio ou o quanto de impacto positivo cada uma delas pode trazer. Essa etapa leva o nome de torre.
Passo 4 – Distribua o orçamento
Com base nas prioridades definidas, defina os valores que serão investidos em cada atividade.
Passo 5 – Revise e implemente
Revise o planejamento e coloque-o em prática.
Passo 6 – Monitore
Acompanhe o desempenho da empresa e revisite o orçamento com recorrência para fazer adaptações, caso seja necessário.
Quando usar o orçamento base zero?
Além de saber como fazer um orçamento base zero, o empreendedor precisa entender em qual momento deve recorrer a esse modelo. De modo geral, essa solução é indicada quando:
- Há mudanças significativas no cenário competitivo;
- Os custos operacionais saem do controle;
- Gastos precisam ser avaliados em prol da saúde financeira do negócio;
- A empresa decide seguir uma nova estratégia.
No entanto, o ideal é avaliar cuidadosamente o cenário da empresa, já que o contexto impacta diretamente nessa decisão.
Se a sua empresa foi criada recentemente, o primeiro orçamento inevitavelmente será base zero, uma vez que não existem dados históricos.
Quando a empresa existe há algum tempo, é recomendável substituir um orçamento tradicional por um OBZ quando surgir a necessidade de revisar algumas das despesas do negócio.
Perguntas e respostas sobre o orçamento base zero
Neste artigo, você descobriu o que é orçamento empresarial, com foco no base zero, seus benefícios para as organizações e como aplicá-lo na sua empresa. Porém, há algumas outras dúvidas comuns entre os empreendedores:
Qual a filosofia do orçamento base zero?
A filosofia por trás do orçamento base zero é bem simples: romper com o passado. Portanto, esse é um modelo orçamentário que foca nas prioridades atuais e desconsidera os dados históricos.
Quais são as etapas do orçamento base zero?
O OBZ é composto por três etapas básicas:
- Limiar: mapeamento das despesas essenciais para a operação do negócio;
- Incrementos ou pacote: inclusão dos custos de atividades de setores específicos;
- Torre: definição das atividades prioritárias.
Quais são os níveis do orçamento base zero?
O orçamento base zero pode ser implementado em diferentes níveis em uma organização:
- Atividade: planejamento focado em uma tarefa desenvolvida pela empresa;
- Projeto: planejamento focado nos custos da execução de um projeto;
- Departamental: planejamento focado especificamente em um setor ou área;
- Organizacional: planejamento válido para toda a empresa.
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