Régua de cobrança: como montar uma para sua empresa?

Entenda como a régua de cobrança pode ajudar sua empresa a reduzir a inadimplência. Saiba como criar a sua e reduza os devedores.
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A eficácia na gestão financeira é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento. A implementação de práticas estratégicas de cobrança é um elemento-chave nesse contexto, e a construção de uma régua de cobrança eficiente pode ser a diferença entre a estabilidade financeira e os desafios enfrentados por muitas empresas. 

Neste artigo, exploraremos detalhadamente o que é a régua de cobrança e forneceremos um guia prático sobre como montar uma personalizada para atender às necessidades específicas da sua empresa. 

Ao compreender os passos básicos para a criação de uma régua de cobrança eficaz, você estará melhor preparado para otimizar o fluxo de caixa, fortalecer a saúde financeira do seu negócio e cultivar relações duradouras com seus clientes. Boa leitura!

O que é e como funciona a régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma estratégia organizada e sequencial de ações adotada por empresas para gerenciar e otimizar o processo de cobrança de valores em atraso. Visa estabelecer uma abordagem sistemática e eficiente, proporcionando uma jornada estruturada para lidar com a inadimplência e minimizar os riscos financeiros

A função principal da régua de cobrança é melhorar a recuperação de valores devidos, mantendo, ao mesmo tempo, um relacionamento saudável com os clientes.

Com a régua de cobrança você pode definir datas específicas para envio de lembretes de pagamento, avisos sobre atrasos em faturas e datas próximas de pagamento, além de outros eventos importantes para a cobrança ser realizada. 

Quando a empresa entende como fazer cobrança, tudo flui mais organizado. Aqui estão os passos básicos sobre como a régua de cobrança funciona na prática:

Segmentação de devedores

Identificação de grupos de devedores com base em critérios como valor em atraso, histórico de pagamentos e outros fatores relevantes.

Definição de etapas

Criação de uma sequência de etapas que compõem a régua de cobrança. Cada etapa representa uma ação específica a ser tomada em relação ao devedor.

Comunicação gradual

Implementação de uma abordagem gradativa na comunicação com o devedor. Isso pode incluir lembretes amigáveis, notificações mais formais e, eventualmente, medidas mais assertivas à medida que o atraso persiste.

Canais de comunicação diversificados

Utilização de diversos canais de comunicação, como e-mail, SMS, telefonemas e correspondência física, para garantir que a mensagem seja recebida pelo devedor.

Oferta de soluções

Proposição de soluções flexíveis e negociáveis para o devedor poder regularizar a situação, como planos de pagamento parcelado, descontos ou renegociação de dívidas.

Monitoramento contínuo

Acompanhamento constante do status da cobrança e ajuste da abordagem conforme necessário, considerando as respostas e comportamentos do devedor.

Registro detalhado

Manutenção de registros detalhados de todas as interações, acordos e ações tomadas ao longo do processo de cobrança.

Ao personalizar uma régua de cobrança de acordo com as características do seu negócio e do seu público-alvo, é possível criar uma abordagem eficaz que equilibra a recuperação financeira e a preservação do relacionamento com o cliente.

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Quais os benefícios da regra de cobrança?

Para o cliente, ter uma régua de cobrança automatizada ajuda a analisar as informações de forma mais clara, ou seja, ao receber as notificações de vencimento, auxilia na organização para que não caia no esquecimento. Se o motivo for a falta de recursos, possibilita o planejamento, com antecedência, para um acordo.

Já para a empresa, um sistema de cobrança automatizado pode ajudar a responder alguns questionamentos para otimizar a estruturação do processo de cobrança. A seguir, confira alguns dos muitos benefícios que a régua de cobrança proporciona.

Redução da inadimplência

Uma régua de cobrança bem elaborada ajuda a diminuir os índices de inadimplência, proporcionando uma abordagem estratégica para recuperar valores em atraso.

Otimização do fluxo de caixa

Ao melhorar a eficiência na recuperação de valores devidos, a régua de cobrança contribui para a otimização do fluxo de caixa da empresa, fortalecendo a saúde financeira.

Preservação do relacionamento com o cliente

A abordagem gradativa e negociável da régua de cobrança permite que a empresa preserve o relacionamento com o cliente, minimizando possíveis impactos negativos.

Personalização da estratégia

A capacidade de personalizar a régua de cobrança de acordo com as características do negócio e do público-alvo permite uma abordagem mais eficiente e adaptada a diferentes perfis de devedores.

Eficiência operacional

A automação de processos e a sequência lógica de ações na régua de cobrança aumentam a eficiência operacional, economizando tempo e recursos da equipe financeira.

Maior taxa de recuperação

A estratégia gradual e consistente da régua de cobrança aumenta as chances de recuperação dos valores em atraso, proporcionando uma taxa de sucesso mais elevada.

Conformidade legal

Ao seguir uma régua de cobrança organizada, a empresa pode garantir que suas práticas estejam em conformidade com as leis e regulamentações relacionadas à cobrança, evitando problemas legais.

Registro detalhado e auditoria

Manter registros detalhados de todas as interações permite uma auditoria mais eficiente e uma compreensão mais clara do histórico de cada caso de inadimplência.

Adaptação a mudanças de circunstâncias

A régua de cobrança é flexível e pode ser ajustada conforme necessário, permitindo que a empresa se adapte a mudanças nas circunstâncias financeiras do devedor.

  • Ao integrar uma régua de cobrança de forma estratégica em suas práticas financeiras, sua empresa pode enfrentar desafios relacionados à inadimplência com maior eficácia, promovendo ao mesmo tempo uma abordagem transparente e respeitosa com os seus clientes.

Como fazer uma régua de cobrança para sua empresa?

Montar uma régua de cobrança pode ser uma tarefa desafiadora para quem não tem experiência na área de gestão financeira

Por isso, preparamos um passo a passo especial para você criar a sua régua e realizar uma cobrança eficaz que ajudará a obter os melhores resultados. Confira!

Defina o fluxo das cobranças

Estabeleça o cronograma de cobrança, definindo as datas e prazos para cada etapa da cobrança. Faça isso determinando os meios de cobrança, ou seja, escolhendo a melhor forma de contato com os devedores.

Uma análise do comportamento de pagamento dos devedores ajuda na verificação dos que estão pagando de maneira regular e ajuda a identificar os devedores que não estão pagando.

Notifique os devedores sobre a dívida por meio de cartas, e-mails, mensagens de texto ou chamadas telefônicas, negociando e oferecendo condições de pagamento e tente chegar a um acordo para recuperar o débito. Os fluxos que devem ser bem definidos:

Fluxo de cobrança no boleto

Um dos meios mais populares do mercado, o boleto bancário é prático e pessoas sem acesso à conta bancária podem utilizá-lo. Veja:

  • Primeiro, determine qual será o valor total da cobrança e calcule qual será o valor de juros por atraso e o valor de multa por atraso. Esses valores deverão constar no boleto;
  • Em seguida, crie um fluxo de cobrança que inclua as datas de vencimento e a quantia a ser cobrada em cada data;
  • Configure o fluxo de cobrança no sistema de cobrança do boleto;
  • Crie o boleto com os dados do fluxo de cobrança e informações sobre as taxas de juros e multa por atraso;
  • Envie o boleto para o destinatário;
  • Acompanhe todos os pagamentos efetuados com o boleto, e verifique se os valores estão sendo pagos de acordo com o fluxo de cobrança;
  • Se houver atrasos, aplique as taxas de juros e multa estabelecidas no boleto;
  • Atualize o fluxo de cobrança conforme os pagamentos realizados.

Fluxo de cobrança no cartão de crédito 

  • Organize e atualize os dados de seus clientes que possuem contas atrasadas;
  • Crie um fluxo de cobrança para acompanhar os pagamentos vencidos;
  • Use a ferramenta de cobrança de cartão de crédito para cobrar contas atrasadas. Isso envolve configurar suas contas bancárias para realizar pagamentos automáticos e enviar e-mails ou avisos por SMS para seus clientes;
  • Acompanhe o fluxo de cobrança e mantenha um registro de todas as tentativas de cobrança, acompanhando as contas pagas, bem como as contas a pagar.

Fluxo de cobrança no débito automático

O fluxo de cobrança no débito automático é um processo contínuo e automatizado que permite às empresas realizar cobranças diretamente de contas bancárias. 

  • Defina um fluxo de cobrança no débito automático para garantir que os pagamentos sejam feitos corretamente, de forma segura e conforme as políticas da empresa;
  • Identifique os clientes de acordo com suas informações de conta bancária, como o número da conta, o nome do titular da conta e o banco;
  • Envie uma notificação para o cliente dizendo que a cobrança será realizada por débito automático. Já estabeleça a data e o valor da cobrança. O valor deve ser informado ao cliente na notificação;
  • A empresa deve enviar o débito automático para o banco do cliente. O banco verifica as informações fornecidas e, se estiverem corretas, processa a cobrança;
  • Depois que a cobrança é processada, o banco informa a empresa sobre o status da cobrança. Se o débito automático foi bem-sucedido, o banco informa a empresa que a cobrança foi realizada e que o valor foi debitado da conta do cliente. Se o débito foi rejeitado, o banco informa o motivo da rejeição.

Padronize a comunicação

É importante definir quais canais de comunicação serão usados para estabelecer contato com o cliente: e-mails, carta de cobrança, ligações telefônicas e mensagens de texto e por WhatsApp.

Assim, desenvolva um modelo de comunicação amigável, que seja usado para notificar os clientes sobre o pagamento pendente, de forma simples, clara e educada, para incentivar a realização do pagamento.

Promova facilidades para pagamento

Os prazos devem ser razoáveis para o cliente honrar a dívida no período previsto. Oferecer descontos progressivos incentiva o pagamento.

Crie um plano de pagamento flexível, oferecendo ao cliente a possibilidade de pagar a dívida em parcelas mensais. Isso facilita muito a gestão de cobranças.

A evolução no processo de pagamento

Quando um cliente é visto como inadimplente?

Um cliente é considerado inadimplente quando ele não cumpre com as obrigações financeiras acordadas em um contrato ou acordo. Isso geralmente envolve o não pagamento de dívidas ou contas dentro do prazo estabelecido.

A inadimplência pode ocorrer em diversos contextos, como em:

  • empréstimos bancários;
  • financiamentos;
  • contratos de serviços;
  • compras a prazo;
  • qualquer outra transação financeira em que haja um compromisso de pagamento.

O momento em que um cliente é considerado inadimplente pode variar de acordo com os termos e condições específicos estabelecidos no contrato. 

Geralmente, existe um prazo de pagamento definido, e se o cliente não efetuar o pagamento dentro desse prazo, ele será considerado inadimplente.

Como a régua ajuda na recuperação de crédito?

A régua de cobrança é uma estratégia utilizada na recuperação de crédito que consiste em uma sequência de ações e contatos planejados com o cliente inadimplente. 

Ela visa estabelecer uma comunicação eficaz, buscando sensibilizar o devedor a regularizar sua situação financeira. 

A régua de cobrança é uma ferramenta estratégica que contribui para maximizar as chances de recuperação de crédito, mantendo uma abordagem ética e respeitosa, ao mesmo tempo em que otimiza a eficiência do processo de cobrança.

Como automatizar processos de cobrança com sistema ERP?

Se a sua empresa tem altas demandas de cobrança e você ainda não sabe ou tem dificuldades em como montar uma régua de cobrança, vale automatizar o processo, ou seja, com a contratação de um software de gestão que ofereça a estrutura necessária.

Com um bom sistema de gestão, você consegue visualizar todos os seus dados financeiros e oferecer uma solução completa, para realizar:

  • O cadastro dos seus clientes;
  • Emissão de faturas, notas e boletos;
  • Recebimento online através do cartão de crédito;
  • Implementação de um modelo de régua de cobrança personalizada.

Quanto maior o atraso, menor a chance de receber o pagamento da dívida. Nesses casos, é preciso agir rápido e com consistência, usando diferentes abordagens e o que mais se encaixa para o seu público-alvo. 

Portanto, para atingir os objetivos da sua régua de cobrança, é preciso implementá-la à risca e, ter o apoio de um sistema que automatize esse processo acaba se tornando essencial.

A partir da implementação de uma régua de cobrança, é possível reduzir significativamente a inadimplência em um ambiente de recebimentos. Esta ferramenta permite que as empresas acompanhem e controlem seus pagamentos, além de ajudar a identificar e prevenir problemas relacionados às finanças. 

Por isso, é um recurso essencial para quem deseja garantir a regularidade nos recebimentos.

FAQ

Confira as dúvidas mais frequentes quanto referente régua de cobrança:

Qual a importância do processo de cobrança?

O processo de cobrança desempenha um papel crucial na gestão financeira de uma empresa, sendo essencial para manter a saúde do fluxo de caixa e a sustentabilidade do negócio. 

Ao garantir que os clientes cumpram com seus compromissos financeiros, a cobrança contribui para a redução da inadimplência, minimizando os riscos financeiros associados. 

Além disso, um eficiente processo de cobrança não apenas recupera valores em atraso, mas também preserva relacionamentos comerciais, promovendo a transparência e a comunicação aberta entre a empresa e seus clientes. 

O que é roteiro de cobrança?

O roteiro de cobrança é um conjunto organizado de passos e diretrizes que orienta os profissionais envolvidos no processo de cobrança ao lidar com clientes inadimplentes. Geralmente inclui uma sequência de ações a serem tomadas durante a comunicação com o devedor, desde o primeiro contato até a possível negociação de pagamento. 

Ele pode abranger aspectos como a abordagem inicial, o tom da comunicação, o uso de argumentos persuasivos, a oferta de soluções flexíveis para regularização da dívida, entre outros elementos.

O roteiro de cobrança é uma ferramenta fundamental para padronizar e otimizar o processo de recuperação de crédito, garantindo uma abordagem consistente e eficaz diante de diferentes situações de inadimplência.

O que é processos de cobrança?

O processo de cobrança refere-se ao conjunto de atividades e estratégias implementadas por uma empresa para recuperar valores devidos por clientes inadimplentes. 

Envolve desde a identificação de contas em atraso até a adoção de medidas para efetuar o pagamento, buscando conciliar os interesses da empresa com a situação financeira do devedor. 

Eleve seus resultados 

Como vimos, a régua de cobrança desempenha um papel incontornável na gestão financeira, sendo uma ferramenta essencial para mitigar riscos e manter o equilíbrio do fluxo de caixa. 

Para facilitar sua rotina, experimente o sistema ERP e surpreenda-se com a otimização e produtividade que transformarão seu negócio, levando-o a um novo patamar. 

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