Como empreendedor, provavelmente você já ouviu falar em régua de cobrança, um processo realizado pela gestão financeira de uma empresa para diminuir ou eliminar a inadimplência dos clientes. Seu funcionamento acontece em toda venda realizada, sendo importante seu constante acompanhamento.
Essa ação é fundamental para manter a saúde financeira de um negócio. Isso porque, a falta de pagamento na data correta é algo constante em nosso país. De acordo com uma pesquisa de endividamento e inadimplência do Consumidor (Peic), realizada em março de 2023, cerca de 926,2 mil famílias brasileiras estão com contas atrasadas.
As causas da falta de pagamento são inúmeras: desde esquecimento até não possuir recursos para finalizar a dívida. Confira o artigo completo e conheça alguns métodos existentes que ajudam nesse ponto.
O que é e como funciona a régua de cobrança?
Basicamente, a régua de cobrança é todo o processo seguido para colocar a dívida como prioridade no pagamento para o seu cliente. Dessa forma, seu principal objetivo é aumentar a precisão e eficácia da operação, sendo uma estratégia de cobrança.
Com a régua de cobrança você pode definir datas específicas para envio de lembretes de pagamento, avisos sobre atrasos em faturas e datas próximas de pagamento, além de outros eventos importantes para a cobrança ser realizada. Quando a empresa entende como fazer cobrança, tudo flui mais organizado.
Portanto, a régua de cobrança cria uma linha do tempo relacionada ao pagamento, e consegue, assim, indicar todas as datas importantes que vão desde o recebimento de um pagamento por boleto, cartão, ou um eventual atraso.
Vantagens da régua de cobrança
Para o cliente, ter uma régua de cobrança automatizada ajuda a analisar as informações de forma mais clara, ou seja, ao receber as notificações de vencimento, auxilia na organização para que não caia no esquecimento. Se o motivo for a falta de recursos, possibilita o planejamento, com antecedência, para um acordo.
Já para a empresa, um sistema de cobrança automatizado pode ajudar a responder alguns questionamentos para otimizar a estruturação do processo de cobrança.
A seguir, confira algumas das muitas vantagens que a régua de cobrança proporciona.
Reduz inadimplência dos clientes
Por ser um processo de cobrança que cria um plano de pagamento para o cliente em vez de cobrar o valor total em uma única parcela, permite que o cliente pague a dívida em parcelas mais manejáveis, tornando provável o cumprimento do compromisso.
Ademais, a régua de cobrança incentiva o cliente a pagar a dívida mais rapidamente, pois ao pagar as parcelas antes da data de vencimento, o cliente pode obter descontos sobre a dívida.
Evita constrangimentos e processos
Por estabelecer uma comunicação entre o credor e o devedor de forma clara e objetiva, a régua de cobrança oferece ao devedor a oportunidade de entender concisamente quais são os termos e as obrigações de seu pagamento.
Essa comunicação transparente possibilita com que o credor saiba qual é a melhor abordagem a ser tomada para cobrança dos seus créditos, já que, ao estabelecer diretrizes claras sobre como lidar com o devedor, o credor tem a segurança de que está realizando a cobrança de forma legal e evitando possíveis constrangimentos e processos judiciais.
Melhora o relacionamento o público
A régua de cobrança estabelece uma comunicação concisa entre a empresa e seu público, definindo regras e regulamentos para as transações financeiras. Isso ajuda a proteger os direitos de ambas as partes, fornecendo um sistema de cobrança empresarial confiável e transparente.
Ademais, a régua de cobrança também ajuda a manter o relacionamento entre a empresa e seu público por meio de comunicações regulares e relevantes, como:
- e-mails;
- avisos de cobrança;
- atualizações de serviços, etc.
Isso cria uma relação de confiança e fidelidade entre a empresa e seus clientes, estreitando os laços.
Gera um histórico para acompanhamento
A régua de cobrança gera um histórico para acompanhamento, ajudando a compreender o que está acontecendo com os pagamentos e como os clientes estão reagindo às tentativas de cobrança. Isso permite identificar padrões de comportamento e possíveis soluções para os problemas.
O histórico também ajuda a avaliar o efeito das estratégias de cobrança implementadas, o que pode ajudar a melhorar o desempenho da empresa em relação à cobrança de dívidas.
Como montar uma régua de cobrança
Montar uma régua de cobrança pode ser uma tarefa desafiadora para quem não tem experiência na área. No entanto, com as informações corretas, é possível criá-la de forma que se adapte às necessidades do negócio. Por isso, confira os passos necessários para criar uma régua e realizar uma cobrança eficaz que ajudará a obter os melhores resultados.
Defina o fluxo das cobranças
Estabeleça o cronograma de cobrança, definindo as datas e prazos para cada etapa da cobrança. Faça isso determinando os meios de cobrança, ou seja, escolhendo a melhor forma de contato com os devedores.
Uma análise do comportamento de pagamento dos devedores ajuda na verificação dos que estão pagando de maneira regular e ajuda a identificar os devedores que não estão pagando.
Notifique os devedores sobre a dívida por meio de cartas, e-mails, mensagens de texto ou chamadas telefônicas, negociando e oferecendo condições de pagamento e tente chegar a um acordo para recuperar o débito. Os fluxos que devem ser bem definidos:
Fluxo de cobrança no boleto
Um dos meios mais populares do mercado, o boleto bancário é prático e pessoas sem acesso à conta bancária podem utilizá-lo. Veja:
- Primeiro, determine qual será o valor total da cobrança e calcule qual será o valor de juros por atraso e o valor de multa por atraso. Esses valores deverão constar no boleto.
- Em seguida, crie um fluxo de cobrança que inclua as datas de vencimento e a quantia a ser cobrada em cada data.
- Configure o fluxo de cobrança no sistema de cobrança do boleto.
- Crie o boleto com os dados do fluxo de cobrança e informações sobre as taxas de juros e multa por atraso.
- Envie o boleto para o destinatário.
- Acompanhe todos os pagamentos efetuados com o boleto, e verifique se os valores estão sendo pagos de acordo com o fluxo de cobrança.
- Se houver atrasos, aplique as taxas de juros e multa estabelecidas no boleto.
- Atualize o fluxo de cobrança conforme os pagamentos realizados.
Fluxo de cobrança no cartão de crédito
- Organize e atualize os dados de seus clientes que possuem contas atrasadas.
- Crie um fluxo de cobrança para acompanhar os pagamentos vencidos.
- Use a ferramenta de cobrança de cartão de crédito para cobrar contas atrasadas. Isso envolve configurar suas contas bancárias para realizar pagamentos automáticos e enviar e-mails ou avisos por SMS para seus clientes.
- Acompanhe o fluxo de cobrança e mantenha um registro de todas as tentativas de cobrança, acompanhando as contas pagas, bem como aquelas que não foram.
Fluxo de cobrança no débito automático
O fluxo de cobrança no débito automático é um processo contínuo e automatizado que permite às empresas realizar cobranças diretamente de contas bancárias.
- Defina um fluxo de cobrança no débito automático para garantir que os pagamentos sejam feitos corretamente, de forma segura e conforme as políticas da empresa.
- Identifique os clientes de acordo com suas informações de conta bancária, como o número da conta, o nome do titular da conta e o banco.
- Envie uma notificação para o cliente dizendo que a cobrança será realizada por débito automático. Já estabeleça a data e o valor da cobrança. O valor deve ser informado ao cliente na notificação.
- A empresa deve enviar o débito automático para o banco do cliente. O banco verifica as informações fornecidas e, se estiverem corretas, processa a cobrança.
- Depois que a cobrança é processada, o banco informa a empresa sobre o status da cobrança. Se o débito automático foi bem-sucedido, o banco informa a empresa que a cobrança foi realizada e que o valor foi debitado da conta do cliente. Se o débito foi rejeitado, o banco informa o motivo da rejeição.
Padronize a comunicação
É importante definir quais canais de comunicação serão usados para estabelecer contato com o cliente: e-mails, cartas, ligações telefônicas e mensagens de texto e por WhatsApp.
Assim, desenvolva um modelo de comunicação amigável, que seja usado para notificar os clientes sobre o pagamento pendente, de forma simples, clara e educada, para incentivar a realização do pagamento.
Promova facilidades para pagamento
Os prazos devem ser razoáveis para o cliente honrar a dívida no período previsto. Oferecer descontos progressivos incentiva o pagamento.
Crie um plano de pagamento flexível, oferecendo ao cliente a possibilidade de pagar a dívida em parcelas mensais.
Automatize os processos de cobrança
Se a sua empresa tem altas demandas de cobrança e você ainda não sabe ou tem dificuldades em como montar uma régua de cobrança, vale automatizar o processo, ou seja, com a contratação de um software de gestão que ofereça a estrutura necessária.
Com um bom sistema de gestão, você consegue visualizar todos os seus dados financeiros e oferecer uma solução completa, para realizar:
- O cadastro dos seus clientes;
- Emissão de faturas, notas e boletos;
- Recebimento online através do cartão de crédito;
- Implementação de um modelo de régua de cobrança personalizada.
Quanto maior o atraso, menor a chance de receber o pagamento da dívida. Nesses casos, é preciso agir rápido e com consistência, usando diferentes abordagens e o que mais se encaixa para o seu público-alvo.
Portanto, para atingir os objetivos da sua régua de cobrança, é preciso implementá-la à risca e, ter o apoio de um sistema que automatize esse processo acaba se tornando essencial.
Alcance resultados satisfatórios
A partir da implementação de uma régua de cobrança, é possível reduzir significativamente a inadimplência em um ambiente de recebimentos. Esta ferramenta permite que as empresas acompanhem e controlem seus pagamentos, além de ajudar a identificar e prevenir problemas relacionados às finanças.
Por isso, é um recurso essencial para quem deseja garantir a regularidade nos recebimentos. Para facilitar sua rotina financeira, experimente grátis o sistema ERP e surpreenda-se com a otimização e produtividade que transformarão seu negócio, levando-o a um novo patamar.
