Fazer gestão de contratos em TI é uma tarefa que pode ser bastante complexa, pois envolve prazos rígidos, SLAs exigentes, múltiplos fornecedores, entre outros pontos de atenção. E, nesse sentido, um bom sistema ERP faz toda a diferença.
Ao centralizar as informações contratuais, automatizar os fluxos e reduzir falhas em processos críticos, como renovações, auditorias e faturamentos, um ERP oferece mais precisão e agilidade. Trata-se de uma ferramenta capaz de elevar o nível da administração contratual nas empresas.
Neste artigo, você vai entender como a gestão de contratos em TI com ERP pode transformar sua operação, garantir o cumprimento dos padrões acordados e atender melhor às necessidades dos seus clientes.
Por que fazer uma gestão de contratos de TI na sua empresa?
Para garantir que sua empresa tenha vantagem competitiva em um cenário cada vez mais digital, fazer uma boa gestão de contratos de TI é fundamental. Isso porque são esses contratos que sustentam a operação da sua empresa, exigindo atenção total.
Confira os principais motivos para adotar uma gestão de contratos em TI com ERP:
- cumprimento das obrigações: um bom gerenciamento de contratos de TI assegura que os prazos, as cláusulas e as responsabilidades sejam devidamente respeitados, reduzindo riscos legais e operacionais;
- transparência nas relações comerciais: definir claramente os termos contratuais é uma forma de garantir que as partes envolvidas, de fornecedores a parceiros, entendam suas responsabilidades, evitando mal-entendidos e litígios;
- contratos alinhados à estratégia empresarial: uma gestão ativa permite revisar e ajustar diversos tipos de contrato quanto aos objetivos do negócio, sempre buscando oportunidades de melhoria;
- controle financeiro: acompanhar prazos, valores, reajustes e cláusulas contratuais com a gestão eficaz evita surpresas, como custos inesperados ou renovações automáticas não desejadas.
Benefícios de ter uma gestão de contratos de TI com ERP
Se você busca eficiência, automatização e controle sobre os contratos da sua área de TI, um sistema ERP é o aliado ideal. Além de desburocratizar o gerenciamento das operações, esses sistema também oferece:
Mais controle de custos sobre tecnologia
Com um ERP, sua empresa ganha visibilidade total sobre contratos de licenças, suporte, outsourcing e mais.
Esse controle centralizado ajuda a manter um planejamento financeiro empresarial sobre o orçamento de TI, otimizando a alocação estratégica dos recursos disponíveis com mais previsibilidade.
Transparência e conformidade regulatória
Gerir contratos de TI com um ERP com integração automática facilita o acesso às cláusulas, prazos e responsabilidades pelas equipes, o que reduz ruídos de comunicação e melhora a gestão das obrigações contratuais.
Isso também melhora a comunicação interna e o cumprimento das normas legais, como a LGPD.
Uso mais inteligente de recursos de TI
Ao unificar contratos, estoques e dados financeiros, você consegue alocar melhor a mão de obra e otimizar o uso das tecnologias disponíveis.
Prevenção de falhas e riscos operacionais
Uma das vantagens do ERP é que, com alertas e automações, o ERP ajuda sua equipe a agir antes que falhas em prazos ou cláusulas impactem o negócio.
Agilidade na tomada de decisões
Um sistema ERP para gestão de contratos de TI proporciona uma visão tempo real as obrigações contratuais e pode renegociar termos, ajustar fornecedores ou replanejar escopos com muito mais agilidade.
Melhoria nas relações com fornecedores
Com contratos bem definidos e centralizados, é mais fácil alinhar expectativas e fortalecer parcerias. Estabelecer e manter contratos claros e transparentes contribui para uma gestão de fornecedores sem muitos ruídos na comunicação.
Adaptação à evolução tecnológica
A gestão de contratos de TI com ERP faz com que a empresa possa incorporar tipos de inovação diversos à medida que surja a necessidade, sem esbarrar em entraves burocráticos.
Como fazer uma gestão de contratos de TI eficiente com ERP em 8 passos
Confira um passo a passo para colocar a gestão de contratos em TI com ERP em prática de forma estratégica:
- Centralize a documentação: comece reunindo contratos, aditivos e documentos relacionados em um repositório único, integrado ao ERP;
- Padronize processos e modelos: tenha fluxos padronizados de criação, revisão e aprovação de contratos dentro do ERP;
- Implemente SLAs diretamente no sistema: registre e acompanhe os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) no ERP para facilitar o monitoramento e avaliação dos fornecedores;
- Estabeleça as responsabilidades: defina no ERP quem são os responsáveis por cada etapa do contrato, como criação, aprovação, monitoramento e renovação;
- Escolha um ERP de gestão de eficiente: avalie soluções ERP que ofereçam automação de processos com módulos específicos para contratos e que permitam customização. Busque priorizar ferramentas que integrem TI, jurídico e financeiro em uma visão única;
- Faça auditorias contratuais periódicas: utilize alertas automáticos para revisar cláusulas críticas e entregas pendentes.;
- Mantenha a comunicação transparente com fornecedores: use o ERP como central de comunicações, mantendo histórico de negociações e atualizações.;
- Capacite sua equipe para usar o sistema: garanta que todos saibam operar os recursos do ERP voltados à gestão de contratos. Invista em treinamentos para garantir que todos saibam usar o ERP corretamente.
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