Carta de cobrança: Entenda o que é e como funciona

Para o administrador de uma empresa, não é uma tarefa fácil garantir a conformidade das contas, ainda mais quando se tem uma longa lista de inadimplência. Por isso, como uma ferramenta de gestão, a carta de cobrança é um valioso recurso na hora de colocar as finanças empresariais em dia.

Com o objetivo de passar uma mensagem cordial e sem constrangimento para seus clientes, esse instrumento administrativo é frequentemente usado por grandes empresas.

Por isso, para saber como fazer uma carta de cobrança e todos os benefícios em usá-la no dia a dia do seu negócio, acompanhe o conteúdo a seguir e aproveite para elaborar seu próprio modelo. Confira.

Entenda o que é uma carta de cobrança

A carta de cobrança é uma ferramenta extrajudicial, que permite a negociação da dívida com o cliente. Isso quer dizer que essa é uma prática que não tem o envolvimento do Judiciário, porém possui validade legal.

Utilizada por empresas para tratar de assuntos delicados, como a cobrança de pagamentos em aberto, a carta de cobrança pode ser desde um e-mail até uma mensagem de texto SMS.

Apesar de ser um instrumento essencialmente de cobrança, a carta também pode ser usada como um lembrete para o consumidor, destacando que há pagamentos em atraso.

Assim, em poucas palavras, a carta de cobrança é uma forma mais sutil de abordar os clientes para evitar qualquer constrangimento ou atrito entre as partes envolvidas.

Como funciona a carta de cobrança?

Antes da carta ser entregue ao consumidor, você precisa entender alguns pontos sobre essa ferramenta e os cuidados que é preciso ter ao elaborar um modelo de carta de cobrança.

Seja por e-mail, carta ou até mesmo WhatsApp, a cobrança precisa seguir algumas regras do Código de Defesa do Consumidor — seção V —, como, por exemplo, não expor o cliente com uma mensagem abusiva ou ameaçadora.

Além da escrita objetiva, outro ponto que a seção V determina são os dados obrigatórios que devem constar na carta de cobrança. Veja abaixo.

• Nome do cliente;
• Endereço;
• CPF ou CNPJ,
• Informações sobre a dívida, como o saldo, a mercadoria ou o serviço negociado, o contato para regularização e o prazo para que seja feita amortização. 

Quem deve receber?

Por ser um instrumento que ajuda a manter o fluxo de caixa em ordem, a carta de cobrança ao cliente deverá ser entregue a todos os integrantes da lista de inadimplência, deixando-os cientes sobre a atual situação.

Porém, é importante lembrar que a negociação pode ser um bom caminho para recuperar a regularidade desses clientes. Ou seja, procure entender o que aconteceu e se a sua empresa pode ajudar a resolver.

O que devo considerar na hora de elaborar uma carta?

É válido dizer que a carta de cobrança extrajudicial é uma ferramenta útil na hora de reverter os casos de inadimplência, mas você sabe como elaborar um documento eficiente? Veja abaixo três dicas para fazer a sua.

Momento do contato

Imagine que você possui um imóvel alugado e o inquilino está com o pagamento de algumas parcelas atrasado, você sabe qual é o melhor momento para entrar em contato com ele através de uma carta de cobrança de aluguel? Confira abaixo as três situações mais oportunas para informar o consumidor sobre o atraso.

‍

• Assim que a venda for fechada, ao enviar uma fatura de serviços;
• Poucos dias antes do vencimento da fatura,
• Caso a conta não seja quitada, você pode entrar em contato alguns dias depois do vencimento.

Tom de voz

Como citamos ao longo do texto, a carta de cobrança não tem a intenção de ser hostil com o consumidor, por isso, o tom de voz é uma parte importante para entender como funciona esse recurso.

Escreva um texto com palavras amigáveis, como “a sua fatura já venceu, gostaria de pagá-la?” ou até mesmo “fique atento à data de vencimento, faltam alguns dias para vencer”. 

Lembre-se de sempre deixar claro que a negociação é uma opção para quitar a dívida e que a empresa está à disposição para tirar quaisquer dúvidas sobre a cobrança.

Informações objetivas

Por último, não se esqueça de que é sempre preferível escrever uma mensagem direta e com todas as informações pertinentes para a cobrança. Por isso, para deixar os dados organizados e compreensíveis, a dica é investir em um layout mais limpo, que chame a atenção do consumidor para as informações mais importantes.

Saiba como ter produtividade na gestão

Quer saber mais sobre como impulsionar a administração da sua empresa? Conheça o e-book da Omie sobre produtividade na gestão e entenda mais sobre o tema. Acesse e confira.