Carta de cobrança: Entenda o que é e como funciona

Quer saber o que é uma carta de cobrança? Como um meio de alertar os seus clientes sobre o atraso de algum pagamento, essa é uma ferramenta útil na gestão

07/Out/2020
Finanças

Para o administrador de uma empresa, não é uma tarefa fácil garantir a conformidade das contas, ainda mais quando se tem uma longa lista de inadimplência. Por isso, como uma ferramenta de gestão, a carta de cobrança é um valioso recurso na hora de colocar as finanças empresariais em dia.


Com o objetivo de passar uma mensagem cordial e sem constrangimento para seus clientes, esse instrumento administrativo é frequentemente usado por grandes empresas.


Por isso, para saber como fazer uma carta de cobrança e todos os benefícios em usá-la no dia a dia do seu negócio, acompanhe o conteúdo a seguir e aproveite para elaborar seu próprio modelo. Confira.


Entenda o que é uma carta de cobrança

A carta de cobrança é uma ferramenta extrajudicial, que permite a negociação da dívida com o cliente. Isso quer dizer que essa é uma prática que não tem o envolvimento do Judiciário, porém possui validade legal.


Utilizada por empresas para tratar de assuntos delicados, como a cobrança de pagamentos em aberto, a carta de cobrança pode ser desde um e-mail até uma mensagem de texto SMS.


Apesar de ser um instrumento essencialmente de cobrança, a carta também pode ser usada como um lembrete para o consumidor, destacando que há pagamentos em atraso.


Assim, em poucas palavras, a carta de cobrança é uma forma mais sutil de abordar os clientes para evitar qualquer constrangimento ou atrito entre as partes envolvidas.


Como funciona a carta de cobrança?

Antes da carta ser entregue ao consumidor, você precisa entender alguns pontos sobre essa ferramenta e os cuidados que é preciso ter ao elaborar um modelo de carta de cobrança.


Seja por e-mail, carta ou até mesmo WhatsApp, a cobrança precisa seguir algumas regras do Código de Defesa do Consumidor — seção V —, como, por exemplo, não expor o cliente com uma mensagem abusiva ou ameaçadora.


Além da escrita objetiva, outro ponto que a seção V determina são os dados obrigatórios que devem constar na carta de cobrança. Veja abaixo.


  • Nome do cliente;
  • Endereço;
  • CPF ou CNPJ,
  • Informações sobre a dívida, como o saldo, a mercadoria ou o serviço negociado, o contato para regularização e o prazo para que seja feita amortização. 


Quem deve receber?

Por ser um instrumento que ajuda a manter o fluxo de caixa em ordem, a carta de cobrança ao cliente deverá ser entregue a todos os integrantes da lista de inadimplência, deixando-os cientes sobre a atual situação.


Porém, é importante lembrar que a negociação pode ser um bom caminho para recuperar a regularidade desses clientes. Ou seja, procure entender o que aconteceu e se a sua empresa pode ajudar a resolver.


O que devo considerar na hora de elaborar uma carta?

É válido dizer que a carta de cobrança extrajudicial é uma ferramenta útil na hora de reverter os casos de inadimplência, mas você sabe como elaborar um documento eficiente? Veja abaixo três dicas para fazer a sua.


Momento do contato

Imagine que você possui um imóvel alugado e o inquilino está com o pagamento de algumas parcelas atrasado, você sabe qual é o melhor momento para entrar em contato com ele através de uma carta de cobrança de aluguel? Confira abaixo as três situações mais oportunas para informar o consumidor sobre o atraso.

  • Assim que a venda for fechada, ao enviar uma fatura de serviços;
  • Poucos dias antes do vencimento da fatura,
  • Caso a conta não seja quitada, você pode entrar em contato alguns dias depois do vencimento.


Tom de voz

Como citamos ao longo do texto, a carta de cobrança não tem a intenção de ser hostil com o consumidor, por isso, o tom de voz é uma parte importante para entender como funciona esse recurso.


Escreva um texto com palavras amigáveis, como “a sua fatura já venceu, gostaria de pagá-la?” ou até mesmo “fique atento à data de vencimento, faltam alguns dias para vencer”. 


Lembre-se de sempre deixar claro que a negociação é uma opção para quitar a dívida e que a empresa está à disposição para tirar quaisquer dúvidas sobre a cobrança.


Informações objetivas

Por último, não se esqueça de que é sempre preferível escrever uma mensagem direta e com todas as informações pertinentes para a cobrança. Por isso, para deixar os dados organizados e compreensíveis, a dica é investir em um layout mais limpo, que chame a atenção do consumidor para as informações mais importantes.


Saiba como ter produtividade na gestão

Quer saber mais sobre como impulsionar a administração da sua empresa? Conheça o e-book da Omie sobre produtividade na gestão e entenda mais sobre o tema. Acesse e confira.



Receba as novidades

Assine nossa newsletter

Obrigado por se inscrever!

Oops! Verifique novamente se informações estão corretas

Posts Relacionados

Artigos por autor

Receba as novidades

Receba as novidades

Obrigado por se inscrever!

Oops! Verifique novamente se informações estão corretas