O processo de emissão e gestão de nota fiscal eletrônica pode ser visto como algo trabalhoso e burocrático. Porém, com uma boa organização, é possível se adequar às exigências e evitar problemas com o fisco.
Independentemente do tamanho da sua empresa, realizar uma boa gestão de nota fiscal eletrônica é muito importante para controlar transações comerciais e garantir as obrigações fiscais cobradas para pessoas jurídicas.
O processo de gestão de notas envolve diversos departamentos e atividades de uma empresa, como o de logística, financeiro, compras, entre outros. Se você tem dúvidas sobre esse assunto, continue a leitura que explicaremos tudo o que você precisa saber. Vamos lá?
O que é Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento digital que tem o objetivo de documentar a venda de uma mercadoria ou prestação de serviços, para fins fiscais. A validade jurídica da documentação é garantida pela assinatura digital do remetente. Assim, ela é válida seja no ambiente digital, seja no físico.
Com a finalidade de modernizar o processo e cumprir com a necessidade, a NF-e está em vigor no Brasil desde 2006.
O documento normalmente é emitido por microempreendedores individuais (MEIs) ou em compras de produtos, como no caso de vendas on-line. O Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é a representação da NF-e. Provavelmente, você já se deparou com ele ao receber uma encomenda.
Por meio da digitalização das notas fiscais, os procedimentos de fisco se tornaram mais rápidos e simples, já que tudo é feito pela internet.
MEI precisa emitir nota fiscal?
O MEI emite nota fiscal no caso de prestação de serviços para outras pessoas jurídicas ou órgãos públicos. Isso quer dizer que ele não necessita emitir uma nota para um cliente final, como um comprador que seja pessoa física de algum de seus produtos ou serviços.
No entanto, o MEI pode emitir NF-e. Para isso, é necessário o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado onde o negócio foi registrado. Se a empresa estiver presente em mais de uma unidade federativa, é preciso registrá-la em todas elas.
Por que fazer a gestão de nota fiscal?
Se fôssemos resumir a importância de manter uma boa gestão de notas fiscais, poderíamos afirmar que ela é fundamental para otimizar os seus processos contábeis e financeiros. Porém, a gestão de nota fiscal não se resume somente a isso.
Por se tratar de algo burocrático, muitas empresas, sobretudo as micro e pequenas, acabam deixando esse processo de lado.
O documento possui papel fundamental na sistematização de processos tributários, pois registra a venda de mercadorias, prestação de serviços e quais impostos foram gerados. A boa gestão dessa documentação também é essencial para casos de fiscalização.
As notas fiscais emitidas devem ser guardadas por um período mínimo de cinco anos, de acordo com a legislação. A Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional é a publicação que trata sobre o tema.
Há também outros benefícios de se realizar a gestão da nota fiscal:
- Evitar retrabalho;
- Evitar multas;
- Evitar prejuízos;
- Evitar irregularidades junto à Receita Federal.
Como fazer uma boa gestão de nota fiscal eletrônica?
Uma boa gestão de nota fiscal eletrônica não implica somente em realizar o processo de emissão. Na verdade, alguns passos são necessários para fazer uma boa gestão de nota fiscal eletrônica.
Tudo pronto para conhecer todos eles? Confira!
Defina um fluxo de trabalho
Ter um fluxo de trabalho é primordial, seja em qual for o setor. Por isso, em questões relacionadas à emissão de notas fiscais, é importante que exista uma dinâmica em que toda a equipe consiga seguir.
Normalmente, existe um momento em que a nota fiscal deve ser emitida. No caso de vendas de mercadorias, a emissão deve ser iniciada antes do envio da mercadoria, para garantia de que cada item tenha o seu documento quando estiver em trânsito.
Já no caso de prestação de serviços, comumente emitidas por MEIs, o momento é o da contratação dos serviços.
Não existe um prazo pré-determinado por lei, porém, é recomendado seguir as boas práticas. Ainda que não exista, a emissão não pode ser deixada de lado, pois é crime não emitir nota fiscal.
Conte com um especialista
Para evitar prejuízos, é importante contar com um especialista. Exceto o MEI, que consegue emitir as notas sem o auxílio de um profissional, todas as outras modalidades jurídicas precisam de um contador para acompanhar a contabilidade do negócio.
O auxílio de um profissional da contabilidade, independentemente do tamanho da sua empresa, irá ajudar a entender sobre controle financeiro, saúde financeira e como agir em momentos de dificuldade. Além disso, ele te ajudará a entender as legislações e como evitar problemas relacionados ao processo de emissão de nota fiscal.
Dessa forma, você evita o recolhimento inadequado de tributos que geram retrabalho e danos financeiros.
Armazene as notas em locais adequados
Por legislação, conforme citado anteriormente, é necessário que as notas fiscais emitidas sejam armazenadas pelo período de cinco anos. Por isso, assim que elas forem recebidas ou enviadas, devem ser guardadas em local específico, de preferência, em meios digitais. Assim, o acúmulo ou esquecimento são evitados.
Crie também uma rotina de revisão da documentação, com um período preciso de tempo. Isso evita perdas e problemas posteriores.
Também é recomendado realizar o arquivamento por categorias, para que não sejam confundidas tipos diferentes de notas. Ex.: data, cliente, produto, serviço etc.
Use software para emissão de notas fiscais
Além disso, para otimizar tudo o que mencionamos, é abordada a necessidade de um software de gestão para otimizar todo o processo de gestão de notas fiscais.
Um sistema de gestão traz diversas vantagens, entre elas, a prevenção de erros manuais, redução de custos, garantia de segurança, maior controle financeiro e garantia de legalidade dos processos comerciais do seu negócio.
A produtividade também é um ponto positivo do uso da tecnologia no processo, pois tudo ocorre com maior fluidez e menor esforço das equipes, que podem focar em outras atividades importantes.
A Omie, por exemplo, possui um módulo completo de emissão de notas que é integrado a vendas, faturamento, estoque e financeiro. Sendo assim, toda a rotina é simplificada. A nota fiscal é emitida com apenas alguns cliques e impostos e tributos são atualizados em tempo real no sistema.
Gestão de nota fiscal eletrônica: otimize o processo
Neste artigo tiramos algumas dúvidas sobre o processo de gestão de emissão de nota fiscal. Se você chegou até aqui, com certeza se sente com um maior preparo para lidar com essa atividade de rotina.
Não deixe de cuidar das operações relacionadas a isso. Conforme um negócio cresce, as responsabilidades tendem a acompanhar, e isso também envolve a gestão financeira.
Com uma boa organização e ajuda da tecnologia, é possível otimizar processos e ainda garantir uma boa gestão das notas fiscais do seu negócio.
Se você ainda tem questionamentos sobre o assunto, leia o nosso artigo sobre como emitir nota fiscal eletrônica.
