Muita gente conhece os Recursos Humanos (RH), mas o Departamento Pessoal (DP) nem sempre tem o devido reconhecimento.
Suas funções, entretanto, são essenciais para garantir os direitos e necessidades dos colaboradores de uma empresa.
Por isso, é preciso entender as responsabilidades desse departamento e diferenciá-lo do RH.
Para saber mais sobre a importância do Departamento Pessoal, continue a leitura!
O que é Departamento Pessoal?
O Departamento Pessoal é o cerne de uma empresa, tomando conta de tarefas como admissões, férias, décimo terceiro, licenças e horários, ou seja, a gestão de um negócio.
Embora pareça burocrático, é esse trabalho que assegura o controle e a organização relacionados aos colaboradores, desde questões com o Ministério do Trabalho até cálculos do Instituto de Seguridade Social (INSS) e Fundo de Garantia do Trabalhador (FGTS).
Importância de um Departamento Pessoal na sua empresa
O Departamento Pessoal desempenha um papel fundamental ao assegurar que a relação de trabalho esteja conforme a legislação trabalhista do país.
Além disso, ele deve atuar como suporte para a liderança e a gestão de pessoas.
Suas atribuições trazem diversas vantagens, como prevenir multas e processos decorrentes de não conformidade, aumentar a satisfação dos funcionários e facilitar a redução do turnover (rotatividade de colaboradores).
Segundo dados do CAGED (2022), o Brasil apresenta o maior índice de turnover do mundo. Com isso, é fundamental que o Departamento Pessoal atue na redução desse índice a fim de manter os colaboradores envolvidos e produtivos.
Qual a diferença entre RH e Departamento Pessoal?
Embora exista uma conexão entre o Departamento Pessoal e o RH, é importante ressaltar suas funções distintas.
O RH visa promover relações humanas saudáveis e estimular o potencial de cada profissional, criando um ambiente de trabalho produtivo.
Já o Departamento Pessoal é responsável pelos processos administrativos e burocráticos relacionados à gestão dos funcionários na empresa.
Qual é a função do Departamento Pessoal?
O Departamento Pessoal é o apoio fundamental para direção e gestores, pois facilita a comunicação com órgãos públicos, emitindo documentos importantes como holerites.
Com o aumento de funcionários e responsabilidades, uma equipe de DP capacitada se torna peça-chave para uma gestão de pessoas eficaz.
Dessa forma, o profissional do Departamento Pessoal precisa ter conhecimento das leis trabalhistas, organização, proatividade e empatia.
Além disso, deve gerenciar informações e zelar pela saúde e integridade física dos colaboradores, a exemplo, o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).
Admissão de pessoal
Depois que o RH finaliza o processo seletivo e encontra o candidato adequado, é a vez do DP entrar em ação para cuidar da parte burocrática da admissão.
Nessa fase, é preciso:
- recolher todos os documentos necessários;
- fazer o registro junto aos órgãos trabalhistas;
- elaborar e validar o contrato de trabalho.
O DP se encarrega de transformar todo esse processo em uma experiência tranquila para o novo membro da empresa começar bem a sua jornada.
Acompanhamento de frequência
O Departamento Pessoal desempenha um papel essencial ao acompanhar e controlar diversos aspectos relacionados à jornada de trabalho.
Desde o cumprimento das horas estabelecidas até a administração de horas extras, adicional noturno e intervalos intra e interjornada, tudo é monitorado com cuidado para evitar qualquer absenteísmo.
Dentre as atividades, o DP se encarrega de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, realizar os registros necessários e montar as escalas de horários dos profissionais.
Fechamento da folha de pagamento
A folha de pagamento envolve diversos fatores, que englobam não apenas o salário dos colaboradores, mas também benefícios e recolhimento de taxas, como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS.
Atestados, licenças e férias
Esse departamento cuida das licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho, além de calcular o 13º salário e as férias.
Para tanto, o DP recebe essas informações e documentos, integrando tudo na folha de pagamento.
Além disso, se encarrega de enviar essas informações aos órgãos públicos.
Processo demissional
No Departamento Pessoal, as responsabilidades incluem o encerramento de contratos e todo o trâmite de rescisão.
Ademais, envia essas informações aos órgãos responsáveis e gera a documentação necessária para o encerramento do contrato vigente.
Saúde e segurança do trabalhador
Garantir que os colaboradores entrem e saiam da empresa com saúde é prioridade do DP.
Para isso, são realizados exames admissionais, periódicos e demissionais, assegurando o bem-estar de todos.
Pagamento de impostos e contribuições
Calcular, reter e recolher impostos e contribuições dos colaboradores também são responsabilidades do DP.
Esse controle rigoroso evita problemas legais e mantém a integridade financeira da empresa.
Suporte aos colaboradores
É responsabilidade do profissional de DP esclarecer dúvidas sobre salários, benefícios e regulamentos, além de resolver conflitos e auxiliar em situações especiais, como licenças.
O objetivo é sempre garantir uma comunicação eficaz e promover um ambiente de trabalho saudável.
Como a tecnologia pode ajudar o Departamento Pessoal?
Com ferramentas como software de folha de pagamento, permitindo que calcule salários, impostos, benefícios e outras compensações, o DP pode automatizar cálculos complexos e controlar horas trabalhadas.
Além disso, ao utilizar sistemas de gestão de ponto e frequência, é possível monitorar a pontualidade dos funcionários e controlar faltas.
A tecnologia torna o DP mais eficiente e proporciona uma experiência melhor para os colaboradores, principalmente com o uso de plataformas de benefícios e bem-estar.
Elas auxiliam no gerenciamento de benefícios oferecidos aos funcionários, como planos de saúde, programas de bem-estar e seguro de vida.
Tudo isso pode ser otimizado e integrado em um sistema de gestão eficiente para o profissional de DP.
Como organizar o Departamento Pessoal?
O DP está em constante atualização, deixando de ser apenas um departamento operacional e se tornando cada vez mais estratégico para apoiar as tomadas de decisão dos empreendedores.
Para estruturar esse setor, confira o passo a passo e organize-se da maneira correta para evitar problemas:
- Identifique as prioridades: crie um calendário anual com as principais datas fiscais do setor. Classifique as atividades como urgentes ou importantes. No calendário, atualize todo ano conforme as mudanças trabalhistas, com datas obrigatórias, como recolhimento do FGTS, entrega da GFIP/SEFIP, entrega da cópia da GPS, emissão da DARF para IRRF e INSS.
- Mapeie o processo: documente todas as rotinas do DP, como admissão, demissão, folha de pagamento etc. Estabeleça um passo a passo detalhado para cada etapa, incluindo prazos e responsáveis num mapa de processos.
- Delegue as tarefas: redistribua funções na equipe considerando as mudanças trazidas pela tecnologia. Automatize processos sempre para aumentar a eficiência.
- Use indicadores de desempenho: meça o desempenho das rotinas para avaliar a eficácia das intervenções. Monitore custos, rotatividade de funcionários, tempo de execução de tarefas, entre outros. Para te ajudar, utilize ferramentas como o método 5W2H.
- Utilize tecnologias para auxiliar: um sistema ERP possibilita o acompanhamento das informações referentes aos processos de DP, otimizando a gestão das operações, e o acompanhamento das atividades do setor fica mais efetivo.
Outras questões de DP
Você já sabe a importância do Departamento Pessoal para manter a empresa funcionando corretamente.
Mesmo assim, é normal ter dúvidas sobre o DP. Para ajudar, separamos algumas respostas acerca do assunto.
Quem faz RH pode trabalhar no Departamento Pessoal?
Sim, profissionais que atuam na área de Recursos Humanos podem trabalhar no Departamento Pessoal.
Embora tenham responsabilidades diferentes, essas áreas compartilham muitas habilidades e conhecimentos.
O que é mais importante no Departamento Pessoal?
No Departamento Pessoal, seguir as leis é fundamental para garantir um ambiente de trabalho em conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas.
Além disso, deve-se manter a precisão na folha de pagamento e nos benefícios, oferecer um atendimento de qualidade aos colaboradores, ser eficiente nos processos e manter uma gestão ética em todas as atividades.
Como se chama o profissional de Departamento Pessoal?
O profissional que atua no Departamento Pessoal é geralmente chamado de “Analista de Departamento Pessoal”, “Assistente de Departamento Pessoal” ou “Profissional de Departamento Pessoal”.
Isso pode variar conforme a empresa e como ela organiza seus times.
Saiba mais sobre a gestão de pessoal da sua empresa
O Departamento Pessoal é essencial para cuidar dos funcionários e garantir que tudo esteja de acordo com a lei, com funções que vão desde contratar até resolver questões de salário e benefícios.
Por isso, é importante usar a tecnologia a seu favor com um sistema ERP. Assim, fica mais fácil organizar as demandas, ter mais controle sobre as atividades do time e evitar complicações legais.
Com esse sistema, empreendedores podem oferecer um serviço ainda melhor aos clientes, mantendo tudo organizado.
