A carta de cobrança é um documento comum em empresas, mas você sabe para que ela serve? Quando falamos em clientes inadimplentes, essa ferramenta trata-se do principal meio de contato.
Quer entender melhor sobre a carta de cobrança, quando e como deve ser feita, além de sua importância para a gestão financeira do seu negócio? Acompanhe este conteúdo!
O que significa carta de cobrança?
A carta de cobrança é uma ferramenta extrajudicial que permite a negociação da dívida com o cliente. Isso quer dizer que é uma prática que não tem o envolvimento do Judiciário, porém tem validade legal.
Utilizada por empresas para tratar de assuntos delicados, como a cobrança de pagamentos em aberto, o documento ajuda na gestão de cobranças e no orçamento ajustado, podendo ser enviado tanto como uma carta comum, por e-mail ou mensagem de texto SMS.
Qual a importância da carta de cobrança?
A carta de cobrança é uma maneira de reduzir o número de clientes devedores, diminuindo perdas financeiras. Com ela, você tem uma maneira de realizar a gestão de inadimplentes, mantendo as finanças da sua empresa em ordem.
Apesar de ser um instrumento essencialmente de cobrança, a carta também pode ser usada como um lembrete para o cliente, destacando que há pagamentos em atraso.
Ou seja, a carta de cobrança se torna uma forma mais sutil de abordar os clientes para evitar qualquer constrangimento ou atrito entre as partes envolvidas.
Dessa forma, é possível encontrar uma régua de cobrança condizente com o momento que a pessoa se encontra e, assim, usar o tom de voz ideal para se comunicar com ela, sem causar qualquer aborrecimento que afaste o cliente de uma próxima compra, por exemplo.
Formas de fazer a cobrança
A carta de cobrança é uma ferramenta essencial no processo de recuperação de valores devidos, mas desempenha outras funções que vão além da cobrança de uma dívida. Veja abaixo algumas formas de fazer cobrança.
Abordagem amigável e formal de abordar devedores
Usar um modelo de cobrança amigável pode fazer toda a diferença na hora de cobrar a quantia devida. Então, tenha em mente a necessidade em montar um modelo estratégico para, assim, obter os resultados esperados.
Para isso, aja com empatia, considerando que quem está recebendo a comunicação pode estar passando por um momento delicado. Use o modelo de cobrança como uma maneira de comunicação não só amigável, mas também formal e respeitosa.
Formalização da notificação
A formalização da notificação é uma maneira de tentar reduzir a inadimplência e os números de devedores da sua empresa.
Ter um modelo de ação de cobrança é indicado para aquelas pessoas que estão devendo e, às vezes, até mesmo, para quem se esqueceu de fazer o pagamento. Nesse caso, a carta é um modo de lembrá-las de pagar o valor devido.
Informar e detalhar a dívida
A carta de cobrança também serve para passar mais detalhes sobre a dívida em questão. Por isso, é essencial ter uma comunicação efetiva e direta, considerando o momento em que o cliente está.
A ideia é que você otimize esse momento e mostre para o cliente que a empresa se importa com ele. Mesmo que o objetivo seja receber o valor, deixe claro que ele também é uma prioridade para o seu negócio.
Última tentativa de negociação
O modelo de cobrança pode ser um último recurso de buscar pelas contas a receber antes de uma ação de cobrança judicial – uma medida mais incisiva e que não será muito amigável para o cliente.
É, portanto, a forma de tentar um último recurso, principalmente com quem tem um relacionamento de longa data com a empresa e que não apresenta um histórico de dívidas.
Como fazer uma carta de cobrança?
Antes da carta ser entregue ao cliente, é necessário entender alguns pontos sobre essa ferramenta e os cuidados necessários ao elaborar um modelo de carta de cobrança.
Seja por e-mail, carta ou até mesmo WhatsApp, a cobrança precisa seguir algumas regras do Código de Defesa do Consumidor — seção V. Além da escrita objetiva, outro ponto são os dados obrigatórios da carta de cobrança, sendo eles:
- Nome do cliente;
- Endereço;
- CPF ou CNPJ;
- Informações sobre a dívida, como o saldo, a mercadoria ou o serviço negociado, o contato para regularização e o prazo para que seja feita a amortização.
Essas informações são essenciais para que a pessoa devedora saiba como lidar com a inadimplência para colocar as contas em dia, visto que esses dados ajudam a dar um panorama real da situação em que ela se encontra.
Quando usar a carta de cobrança?
A carta de cobrança é utilizada em diversas situações ao longo do processo de recuperação de dívidas ou pagamentos pendentes, como:
- após o vencimento do pagamento – é comum enviar uma carta de cobrança após o vencimento da fatura ou prazo estabelecido para o pagamento, como um lembrete inicial e amigável sobre a dívida pendente;
- antes de adotar medidas legais – a carta pode ser empregada como uma etapa preliminar antes de tomar medidas legais, como ação judicial;
- como parte de uma estratégia gradual de cobrança – em alguns casos, a carta de cobrança é o primeiro passo em uma estratégia escalonada de cobrança, antes de recorrer a telefonemas, e-mails ou visitas pessoais;
- para clientes com histórico de pagamento pontual – para clientes regulares que podem ter esquecido um pagamento, a carta serve como um lembrete amigável e discreto;
- depois de tentativas de contato anteriores – se tentativas anteriores de comunicação para resolver a dívida falharam, a carta pode ser um instrumento mais formal para reforçar a necessidade do pagamento.
Cuidados necessários ao enviar a carta
Por ser um instrumento que ajuda a manter o fluxo de caixa em ordem, o modelo de cobrança deve ser aplicado aos clientes integrantes da lista de inadimplência, atualizando-os da situação.
É importante lembrar que a negociação pode ser um bom caminho para recuperar a regularidade desses clientes. Então, procure entender o que aconteceu e se a sua empresa pode ajudar a resolver.
É válido dizer que a carta de cobrança extrajudicial é uma ferramenta útil na hora de reverter os casos de inadimplência, mas, para isso, é importante elaborar uma abordagem eficiente. A seguir, veja algumas dicas para fazer a sua.
Tom de voz
Como vimos, a carta de cobrança não tem a intenção de ser hostil com o consumidor, por isso, o tom de voz é uma parte importante para entender como funciona esse recurso.
Nesse sentido, escreva um texto com palavras amigáveis, como “a sua fatura já venceu, gostaria de pagá-la?” ou “fique atento à data de vencimento, faltam alguns dias para vencer”.
Lembre-se de sempre deixar claro que a negociação é uma opção para quitar a dívida e que a empresa está à disposição para ajudar.
Destinatário: pessoa física ou jurídica
Analise algumas variáveis antes de montar uma estratégia de modelo de cobrança. Isso porque, dependendo do valor da dívida e se é de uma pessoa física ou jurídica, fica mais fácil ou mais difícil a dívida ser quitada.
Logo, avalie esse ponto ao montar sua régua de cobrança para esses devedores. Quanto mais empático e personalizado o contato, mais chances terá de atingir seu objetivo.
Informações claras objetivas
Não se esqueça de que é sempre preferível escrever uma mensagem direta e com todas as informações pertinentes para a cobrança.
Para deixar os dados organizados e compreensíveis, a dica é investir em um layout mais limpo, que chame a atenção do consumidor para as informações mais importantes.
E-mail, SMS ou carta física
Você pode enviar a carta de cobrança por e-mail, carta física e SMS, por isso, considere o momento em que o cliente devedor se encontra ou, até mesmo, as características da pessoa, afinal pode ser que ela não tenha o hábito de usar e-mail, por exemplo.
Para selecionar os melhores canais para cada público, é essencial analisar pontos como: “É a primeira vez que a pessoa está com a conta atrasada?”, “Ela tem um bom histórico de pagamento?”, “Tem um bom relacionamento com a empresa?”.
Além do canal e formato de envio que precisam ser escolhidos, também é necessário idealizar o melhor discurso para o modelo de carta de cobrança.
Como redigir a carta de cobrança?
Confira abaixo um modelo de carta de cobrança amigável para personalizar conforme as etapas da régua de cobrança:
Modelo de carta de cobrança
Assunto: Aviso Importante – Vencimento Próximo de sua Fatura
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Esperamos que esta mensagem o encontre bem. Estamos entrando em contato para lembrá-lo(a) sobre a proximidade do vencimento de sua fatura, que ocorrerá daqui a três dias.
Entendemos que imprevistos podem acontecer e nosso objetivo é evitar qualquer desconforto relacionado ao atraso no pagamento. Por isso, pedimos gentilmente que tome as devidas providências para quitar o valor até a data do vencimento.
Facilitamos diversas opções de pagamento para sua conveniência, incluindo [mencionar opções disponíveis, como boleto, transferência bancária, entre outros].
Lembramos que, além de garantir a regularidade de sua conta, o pagamento pontual contribui para manter um relacionamento saudável entre nós.
Caso já tenha efetuado o pagamento, agradecemos pela sua pontualidade e solicitamos que desconsidere esta mensagem.
Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida ou oferecer suporte adicional. Agradecemos sua atenção e cooperação.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Sua Empresa]
[Informações de Contato]
Gestão de cobranças: conte com o Sistema ERP
Uma carta de cobrança é um instrumento importante para as empresas manterem a saúde financeira. Ela não só serve para solicitar o pagamento de débitos pendentes, mas também ajuda a manter uma comunicação clara e profissional com os clientes.
Mas como fazer a gestão de cobrança na sua empresa, sabendo quem é devedor e em qual momento enviar o documento? Para fazer o gerenciamento dos clientes inadimplentes, o indicado é usar o Sistema ERP.
Ao integrar diferentes funcionalidades, como gestão financeira, vendas e CRM, o software automatiza o envio de cartas de cobrança, gera relatórios precisos sobre inadimplências e pode, até mesmo, personalizar as abordagens de acordo com cada cliente.
Dessa maneira, você agiliza o envio da carta de cobrança e ainda garante que ela seja personalizada segundo as características de cada cliente, aumentando as chances de ter bons resultados com essa comunicação.
Agora que você viu como fazer uma carta de cobrança, pode automatizar esse e outros processos na sua empresa. Conheça o Sistema ERP Omie e facilite sua rotina empresarial!
