DANFE e XML nota fiscal, você sabe a diferença?

Entenda o que é XML de nota fiscal, DANFE e como eles cumprem papéis distintos nas operações contábeis de uma empresa.
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Todas as empresas devem ter uma boa saúde fiscal para funcionar de forma eficiente e não se deparar com problemas. É por esse motivo que conhecer bem as funções do DANFE e XML de nota fiscal é um diferencial.

Para um bom gerenciamento e garantia de que a empresa segue todos os padrões necessários da legalidade fiscal, esses termos devem estar bastante claros, além de todo o procedimento que diz respeito à emissão e gerenciamento de notas fiscais, o que se torna ainda mais importante com o advento da nota fiscal eletrônica.

Apesar de cumprirem funções similares, o XML (Linguagem Extensível de Marcação Genérica, em tradução) e o DANFE (Documento Similar de Nota Fiscal Eletrônica) não são a mesma coisa e funcionam de formas diferentes.

Neste post, vamos falar mais sobre cada um deles, para que servem, além de ressaltar suas diferenças, vantagens e desvantagens. Continue lendo o conteúdo completo para ficar por dentro do assunto e tirar todas as suas dúvidas!

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O que é XML de nota fiscal?

Antes de falar com pouco sobre as diferenças, é preciso saber o que é o XML de nota fiscal. O XML de nota fiscal ou NF-e, trata-se das notas fiscais emitidas no momento da venda de um produto, em formato digital. Essa sigla significa eXtensible Markup Language ou Linguagem de Marcação Extensiva em potuguês, e é um formato de arquivo comumente utilizado para a criação de documentos com dados organizados.

Para que sua leitura ou conversão em outros tipos de documento sejam feitas, é necessária a utilização de softwares específicos, o que o torna muito difícil de adulterar e garante mais segurança.

Hoje, esse tipo de formato é considerado o padrão para a emissão de notas fiscais, por ser mais seguro e ter uma linguagem mais prática e descomplicada, além de ser mais leve do que um arquivo .doc ou PDF, por exemplo. Todas as notas fiscais emitidas têm um padrão preestabelecido que deve ser seguido à risca por todas as empresas e pessoas que a emitem.

O arquivo XML segue os padrões antigos de escrituração fiscal, porém conta com algumas diferenças que trazem melhorias ao procedimento, como a possibilidade de se ter maior controle sobre as transações empresariais. Por não acompanhar o produto no momento da venda, é obrigação do vendedor disponibilizar o XML de nota fiscal ao cliente, para consulta e armazenamento eletrônico.

Aqui, é importante também ressaltar que, assim como acontece com documentos impressos, os arquivos XML devem ser armazenados por cinco anos, devendo a empresa arquivá-los durante esse período, tanto aquelas emitidas pela empresa no momento da venda do produto quanto as emitidas dos produtos adquiridos pelo fornecedor. Isso deve ser feito caso a Receita solicite esses documentos, já que eles substituem as notas fiscais impressas.

Vantagens do XML

Algumas das vantagens da utilização desse tipo de arquivo são a redução do uso e custos com papel, diminuição do espaço físico necessário para seu arquivamento, a facilitação da localização de notas fiscais específicas, já que basta procurar pelo nome do arquivo no banco de dados, além da simplificação na troca de informações entre todos os envolvidos na contabilidade da empresa, como contadores e Fisco.

Essas são as informações que devem constar em um XML de nota fiscal:

  • Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de entrada e saída, bem como o valor total da nota;
  • Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, IE e código do município do fato gerador do ICMs;
  • Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e IE ou os dados da pessoa física;
  • Dados do ICMS: dados sobre a base de cálculo, frete, seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
  • Dados da operação comercial: descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços;
  • Dados sobre o transporte: tipo de frete, dados do transportador e sobre o veículo (placa e RNTRC), além de informações acerca da quantidade, peso líquido e bruto do item;
  • Dados de cobrança do comprador: endereço e a forma de pagamento combinada.

O que é DANFE?

O DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, que se trata de uma forma mais simplificada e impressa da nota fiscal que deve acompanhar a mercadoria no seu transporte. Esse documento não tem valor fiscal e nem precisa ser arquivado como o XML, mas nele consta a chave de acesso à nota, que pode ser utilizada para acessar o XML da nota fiscal do produto.

No documento, constam informações relevantes sobre o produto transportado, como o remetente e destinatário, valores e outras informações básicas, motivo pelo qual o meio de transporte que carrega mercadorias deve ter o DANFE de tudo aquilo que está transportando, sob pena de ser multado.

Isso porque o DANFE é uma forma de garantir a procedência dos produtos que estão sendo transportados, além de ser uma maneira de atestar que chegarão ao destinatário no prazo que deveriam.

Qual a diferença entre DANFE e XML da nota fiscal?

O DANFE e o XML de nota fiscal cumprem papéis diferentes na operação fiscal. Como já vimos, o XML é o tipo de arquivo utilizado na emissão das notas fiscais eletrônicas, o que garante muito mais praticidade e segurança do que se fosse feito de forma impressa.

Assim, é muito mais difícil alterar essas notas e o seu controle e gerenciamento se torna muito mais simples, já que estarão contidas em um banco de dados digital.

Uma desvantagem que poderia ser citada é que, como se trata de um processo inteiramente digital, no caso de alguma falha no sistema que se conecta aos servidores da Sefaz do estado, o DANFE deve ser impresso em um formulário de segurança, para dar autenticidade ao processo.

Nesse sentido, o DANFE é uma forma mais simplificada do XML de nota fiscal, contendo informações necessárias para comprovar a procedência do produto durante seu transporte, assim como confirmar a entrega de um produto ou serviço a seu destinatário, o que ocorre com a assinatura do seu canhoto.

Por ser um procedimento impresso, muitas pessoas ainda acreditam que confere mais segurança, mas são apenas dispositivos diferentes que atuam de formas distintas nos processos contábeis de uma empresa.

Gerencie o XML de NF-e e DANFE de forma simples

Agora que você já sabe o que é o DANFE e o XML de nota fiscal, além das suas funções, o que deve constar e como armazená-los, com certeza, já percebeu que são partes cruciais do dia a dia contábil de qualquer empresa. Por esse motivo, precisam ser gerenciados da forma mais responsável e eficiente possível, para evitar possíveis falhas de segurança e procedimento.

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