Toda empresa que lida com a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) precisa entender a importância e as funções do DANFE e do XML de nota fiscal. Esses dois elementos são fundamentais para garantir a conformidade fiscal e o controle eficiente das transações, evitando problemas legais e financeiros.
Embora ambos cumpram papéis importantes, DANFE e XML são diferentes em suas funções e forma de uso. Neste artigo, vamos explicar o que são, para que servem e quais as principais diferenças entre eles. Além disso, você vai descobrir como o ERP da Omie pode ajudar na gestão simplificada de ambos.
Continue lendo e veja como automatizar a gestão de documentos fiscais na sua empresa!
O que é XML de nota fiscal?
O XML de nota fiscal (NF-e) é o arquivo digital gerado toda vez que uma nota fiscal eletrônica é emitida. XML significa Extensible Markup Language, ou Linguagem de Marcação Extensível, em português. Esse formato de arquivo organiza os dados da nota fiscal em um padrão que pode ser lido por diferentes sistemas de gestão.
Ao emitir uma nota fiscal, o XML é enviado para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), onde é armazenado. Esse arquivo contém todas as informações fiscais necessárias, como:
- Dados da nota fiscal: número, série, data de emissão e valor total;
- Dados do emitente: CNPJ, razão social e endereço;
- Dados do destinatário: CNPJ, nome e endereço;
- Impostos: ICMS, PIS, COFINS, IPI, entre outros;
- Descrição dos produtos ou serviços vendidos.
O XML é essencial para garantir a autenticidade da transação fiscal e serve como registro oficial da nota emitida, diferentemente do recibo de serviços. Seu armazenamento é obrigatório por cinco anos, e é responsabilidade da empresa manter esses arquivos disponíveis caso a Receita Federal solicite uma auditoria.
Vantagens do XML
Entre as principais vantagens de utilizar o XML de nota fiscal estão:
- Redução de papel: menos documentos físicos para armazenar;
- Armazenamento eficiente: arquivos digitais são mais fáceis de organizar e localizar;
- Segurança: por ser um formato digital, o XML é difícil de adulterar;
- Facilidade na troca de informações: permite que empresas, contadores e Fisco compartilhem informações fiscais de forma ágil.
O que é DANFE?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a versão física simplificada da nota fiscal eletrônica. Diferente do XML, que é digital, o DANFE é impresso e deve acompanhar o produto durante o transporte.
Embora não tenha valor fiscal por si só, o DANFE contém a chave de acesso que permite ao destinatário consultar o XML da nota fiscal eletrônica no portal da Sefaz. Ele também fornece informações básicas sobre a transação, como:
- emitente e destinatário;
- valor da nota fiscal;
- descrição dos produtos ou serviços.
O DANFE é especialmente importante no transporte de mercadorias, pois serve como comprovante fiscal caso seja necessário verificar a legalidade da operação.
Quais são as diferenças entre DANFE e XML de nota fiscal?
A principal diferença entre o DANFE e o XML de nota fiscal está na sua função e formato. O XML é o documento fiscal oficial que registra todas as informações da nota fiscal eletrônica de forma digital. Ele é enviado à Sefaz e armazenado digitalmente pela empresa e pelo destinatário.
Já o DANFE é a versão física simplificada do XML. Ele é impresso e acompanha a mercadoria durante o transporte, permitindo a consulta da nota fiscal avulsa através da chave de acesso.
Além disso, enquanto o XML precisa ser armazenado por cinco anos, o DANFE não precisa ser arquivado. O XML é o documento de valor fiscal, enquanto o DANFE serve apenas para facilitar o transporte e a conferência da mercadoria.
Como gerenciar DANFE e XML de forma eficiente?
Gerenciar o DANFE e o XML de nota fiscal pode ser uma tarefa complicada para empresas que lidam com grandes volumes de transações. Para garantir que esses documentos sejam organizados e acessíveis quando necessário, muitas empresas estão optando por automatizar o processo com o auxílio de sistemas de gestão integrados.
O ERP da Omie oferece uma solução completa para a gestão de DANFE e XML, permitindo que sua empresa:
- emita e armazene XML de notas fiscais de serviços e produtos de forma segura;
- acesse e organize documentos de maneira prática;
- automatize o envio e recebimento de notas diretamente no sistema;
- facilite a troca de informações com contadores e órgãos fiscais;
- garanta a conformidade com a legislação fiscal, evitando penalidades.
Com a Omie, sua empresa centraliza a gestão de documentos fiscais em uma plataforma 100% online, integrada e fácil de usar, reduzindo erros manuais e otimizando o tempo gasto com processos fiscais.
Vantagens de automatizar a gestão de DANFE e XML com a Omie
Ao utilizar o ERP da Omie para gerenciar seus documentos fiscais, você garante:
1. Conformidade fiscal garantida
O sistema da Omie está sempre atualizado com as mais recentes normas fiscais, assegurando que suas operações estejam em total conformidade com as exigências da Receita Federal e Sefaz.
2. Armazenamento seguro de XML
Com a Omie, todos os XML de notas fiscais ficam armazenados em um ambiente seguro e acessível, facilitando a localização dos documentos e garantindo que eles estejam disponíveis em caso de fiscalização.
3. Integração com contadores
A Omie oferece integração completa com contadores, facilitando a troca de informações e agilizando o envio de documentos fiscais, como o DANFE e o XML.
4. Redução de custos operacionais
Automatizar a emissão e o armazenamento de DANFE e XML significa menos gastos com papel, menos tempo gasto em processos manuais e maior eficiência nas operações fiscais.
Simplifique a gestão de documentos fiscais com a Omie
Agora que você entende a importância de gerenciar corretamente o DANFE e o XML de nota fiscal, é hora de adotar uma solução que facilite todo esse processo.
Com o ERP da Omie, você garante que sua empresa tenha controle total sobre as notas fiscais eletrônicas, automatizando a emissão, o armazenamento e a consulta de documentos fiscais de forma integrada e segura.
Com uma plataforma intuitiva e 100% online, a Omie oferece as ferramentas ideais para que sua empresa cumpra todas as obrigações fiscais sem complicações.
Experimente o ERP da Omie e saiba como ele pode transformar a gestão da sua empresa!
