A gestão de nota fiscal é essencial para controlar e conhecer as transações de uma empresa. Mesmo as microempresas precisam realizar esse gerenciamento e a tarefa deve ser feita com atenção, pois pode impactar em diversas áreas de finanças e até mesmo no lucro do negócio como um todo.
Ao não realizar uma gestão adequada, o empreendedor pode ter problemas na hora de emitir nota fiscal, além de perdê-las, o que acaba dificultando a análise e previsão mais assertiva do fluxo de caixa, definição de orçamentos e despesas, entre outros. Sem mencionar os problemas que podem surgir com a fiscalização e questões referentes ao risco legal.
Saiba tudo sobre a importância da gestão da nota fiscal, os erros mais comuns que atrapalham essa tarefa e as melhores dicas para fazer uma gestão eficiente. Siga a leitura e coloque em prática no seu dia a dia agora mesmo!
Por que fazer gestão de nota fiscal?
É comum que alguns empreendedores vejam a nota fiscal como um documento complexo e que só deve ser emitido por obrigação. No entanto, a emissão de nota fiscal vai muito além de uma exigência dos órgãos de fiscalização legal. Quando feita de maneira correta, pode ser muito vantajosa para o negócio, pois significa controle, segurança e documentação das transações financeiras.
A nota fiscal é uma das maiores aliadas na hora de garantir uma boa saúde financeira para a empresa. Com ela, todas as transações comerciais são comprovadas, além de informar quais os impostos foram gerados e pagos. Para que a gestão seja mais assertiva, é fundamental seguir alguns processos na empresa, tais como:
- Emissão de nota fiscal: emitir a nota fiscal de toda transação comercial realizada pela empresa e guardá-las;
- Acompanhamento de nota fiscal: acompanhar a emissão e se certificar de que a operação foi efetivada;
- Cancelamento de nota fiscal: em alguns casos é necessário fazer o cancelamento de nota fiscal. Isso pode acontecer por inúmeros motivos, como quando a transação não é realizada, houve erro de digitação ou divergência de informações.
Seguir esses passos e se certificar de que cada um deles está sendo realizado de maneira correta é o primeiro e mais importante passo para garantir uma boa gestão do documento.
Portanto, podemos dizer que fazer a gestão de nota fiscal vai muito além do momento de emissão. Quando bem organizadas, facilitam os processos financeiros e contábeis da sua empresa. Toda empresa que comercializa produtos e serviços deve emitir a nota fiscal, evitando problemas com o Fisco, além de possíveis multas.
Erros comuns na hora de fazer gestão de NF
Como as empresas não estão acostumadas a dar a atenção necessária para a nota fiscal, é comum que comentam alguns erros na hora de gerenciar o documento. Grande parte deles podem ser evitados com o controle e definição de processos. Confira abaixo quais são eles e como evitá-los!
Falta de organização
Você já deve saber que não tem como realizar uma boa gestão sem uma boa organização de processos. Com as notas fiscais, isso também é válido. Quando não existe um padrão bem definido para organizar as notas, é provável que você as perca ou armazene em locais inapropriados.
A falta de organização atrapalha todos os outros processos, seja o de emissão, monitoramento e até mesmo cancelamento, quando necessário. Por isso, é fundamental manter um padrão de organização em que você consiga localizar a nota fiscal assim que precisar, de forma simples e acessível.
Uma solução para isso é contar com a tecnologia. Com a digitalização de processos, o armazenamento em nuvem vem transformando o dia a dia dos empreendedores e agilizando a relação com clientes.
Misturar Nota Fiscal Eletrônica e DANFE
O DANFE não possui nenhuma variedade jurídica e não precisa ser armazenado, ele é apenas um resumo simplificado da nota fiscal e serve para acompanhar o trânsito dos produtos. Enquanto a nota fiscal é um documento fiscal, que deve ser emitido obrigatoriamente em transações comerciais e armazenada por até cinco anos.
Ou seja, apesar de serem documentos complementares, a nota fiscal eletrônica e o DANFE são diferentes e não devem ser confundidos.
Ruídos na comunicação com fornecedores e clientes
Quando a comunicação sofre com ruídos, é muito provável que a empresa tenha dificuldades na hora de conseguir informações importantes para a emissão e gestão da nota fiscal.
É importante que a comunicação com clientes e fornecedores seja transparente e clara, a fim de evitar divergências nas transações e prestações de serviço.
Não guardar as NFs emitidas
Um dos erros mais comuns no que diz respeito à gestão adequada de uma fiscal é não armazená-la após ser emitida. Segundo a Lei 5.172, Art. 173, as notas fiscais devem ser guardadas por no mínimo cinco anos.
É fundamental que isso seja de fato realizado. Sempre que solicitadas para comprovação fiscal, você as terá com acesso fácil. Caso contrário, terá que arcar com multas e problemas com o Fisco.
Para evitar esse problema e se certificar de que elas terão fácil acesso é importante fazer cópias, que possam ser armazenadas de maneira segura e acessadas sempre que necessário através dos meios digitais como no armazenamento em nuvem.
Falta de treinamento da equipe
A falta de treinamento dos times que trabalham diretamente com a nota fiscal pode atrapalhar muito o processo de gestão adequado do documento. Sem saber os procedimentos corretos para emitir, receber e armazenar as notas fiscais, os colaboradores podem atrapalhar o fluxo e tornar a desorganização ainda maior.
Sendo assim, investir no treinamento irá otimizar os processos e manter a organização necessária para que a gestão seja realizada da melhor maneira possível.
Organizar manualmente as notas fiscais
Com o avanço da tecnologia, organizar as notas fiscais de maneira manual tornou- se um processo inviável. Isso porque ele demanda tempo e pode atrasar outras etapas da gestão.
O ideal é automatizar esse processo, assim você garante a organização correta e que os documentos serão encontrados com mais facilidade com apenas uma busca. Além disso, essa opção oferece mais segurança, pois as bases de dados digitais só podem ser acessadas com senhas e autorização dos gestores responsáveis.
Dicas para uma boa gestão de notas fiscais
Para conseguir realizar um excelente gerenciamento das notas fiscais, é essencial seguir alguns processos. Cada um deles têm sua importância e contribuição para a gestão dos arquivos.
Neste tópico, separamos cada um deles em formato de dicas, para te ajudar nesse momento. Confira:
Fluxo de trabalho definido
É muito importante que você determine um fluxo de trabalho adequado para cada etapa do processo de gestão, como a da nota fiscal paulista, por exemplo. Mas é essencial considerar cada caso.
A emissão de notas fiscais para produtos é diferente da emissão para a prestação de serviços. Então, determine os fluxos descomplicados considerando cada caso. Isso vai facilitar a gestão e organização das notas.
Além de tudo isso, escolher o modelo de nota fiscal ideal para o seu negócio também irá fazer toda a diferença na hora de fazer a gestão correta do documento. Afinal, existem diferentes tipos de nota fiscal. Para determinar a melhor, você pode acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Armazenamento seguro das notas fiscais
A melhor maneira de garantir a segurança das suas notas fiscais é armazená-las digitalmente. Além de evitar o acúmulo de papel na empresa, o processo de gestão se torna mais prático, poupando trabalho e retrabalho de organização.
Os softwares de gestão são grandes aliados neste momento. Isso porque eles conseguem armazenar todas as notas em um mesmo lugar, facilitando o acesso e garantindo que elas não se percam. Em meio a uma rotina cada vez mais movimentada, e com as novas dinâmicas de trabalho remoto, como o home office, é preciso ter acesso aos documentos de qualquer parte do mundo.
Organização e controle contínuo
Sem o controle contínuo, torna-se complicado entender as perdas e lucros da sua empresa. O que, consequentemente, acaba afetando a saúde financeira. Além disso, a organização e controle contínuo são as chaves para manter tudo em ordem e estar sempre preparado caso o governo solicite qualquer comprovação, afinal, ele também tem um controle das informações prestadas nas notas.
Automatização de processos
Automatizar os processos da sua empresa pode ser uma excelente opção. Hoje em dia, com o uso de softwares, a emissão, recebimento e acompanhamento das notas fiscais se tornou muito mais seguro.
Além de reduzir erros, como a falta de informações ou dados divergentes, a organização se torna muito mais simplificada e efetiva. Assim, você garante que todos os processos estejam em conformidade com a legislação, evitando problemas legais.
Utilizar a tecnologia ao seu favor possibilita que os processos de gestão das notas fiscais se tornem muito mais ágeis, otimizados e produtivos.
Gerencie sua nota fiscal de forma simples e eficiente!
As notas fiscais são peça chave na hora de garantir a boa gestão de uma empresa – seja na área de contabilidade ou mesmo no mapeamento e leitura de dados como serviços prestados, impostos e lucros. Investir em uma gestão eficiente e integrada traz diversos benefícios e garante mais controle no dia a dia.
Neste conteúdo, você aprendeu o que são as notas fiscais e como manter uma gestão eficiente. Além disso, viu também algumas dicas para implementar boas práticas de armazenamento e preenchimento automatizado com auxílio da tecnologia.
Invista em um sistema de Gestão e Controle de Vendas. Com ele, você consegue gerenciar os processos de forma mais simples e assertiva. Dessa forma, você emite, controla e organiza tudo de maneira segura e de fácil acesso. Automatize a gestão de nota fiscal com a Omie e alcance um novo nível nos processos da sua empresa!
