Chegamos ao final do nosso Guia Bloco K, aqui expliquei detalhadamente e por etapas tudo que você precisa para se preparar e tomar os cuidados para cumprir as exigências desta nova obrigação fiscal. Para resumir tudo que já discutimos nos 9 passos anteriores, poderíamos dividir o conteúdo da seguinte maneira:
· A conscientização dos seus clientes sobre a importância desta nova demanda nos passos 1, 2 e 3.
· A preparação dos sistemas do seu cliente e do seu escritório no passo 4.
· A especialização em Bloco K do contador e de sua equipe nos passos 5, 6 e 7.
· A organização interna do empreendimento de seus clientes nos passos 8, 9.
A preparação e adoção de todas as recomendações dadas neste guia demanda muito esforço, estudos, discussões entre as partes envolvidas, contador e cliente. Para que se obtenha sucesso é imprescindível que tudo isso seja feito em conjunto, ambas as partes direcionando esforços para um objetivo comum.
Em nosso passo anterior falei sobre a necessidade de arrumar a casa, adequando sistemas, treinando funcionários, criando métodos, regras e processos. Penso que a palavra que expressa da melhor forma o momento em que esta sintonia acontece é parceria. Somente quando você, contador, e seus clientes forem realmente parceiros, que se terá sucesso na entrega da obrigação Bloco K, de forma correta e segura.
Um esforço contínuo de gestão
Uma vez que você consegue adotar todos os passos necessários na sua empresa contábil e levar isso a seus clientes, a geração do SPED fiscal completo, Bloco H e Bloco K, será feita com sucesso. Mas não podemos parar por aí, porque manter esta máquina trabalhando na direção certa é quase tão complicado quando implantar este método.
É necessário que todas as medidas que eu apontei aqui neste Guia façam realmente parte do dia a dia da empresa e dos funcionários dos seus clientes. Novos funcionários precisam ser treinados para aplicar as exigências de gestão que resultam no bom cumprimento das obrigações.
O controle do estoque deve se tornar uma prática diária de todos os seus clientes, assim como as emissões das notas fiscais, só mantendo a casa arrumada que o Bloco K se torna parte da gestão da sua empresa, e não o seu pesadelo mensal.
Creio que possamos aqui estabelecer alguns pontos para que seu cliente mantenha a casa em ordem:
· Após estabelecido o fluxo das atividades na produção, explicar aos funcionários e manter em local visível para todos um exemplo de como o fluxo deve ser feito;
· Criar um manual de procedimentos para cada setor da fábrica;
· Criar um manual das atividades de cada funcionário ligado direta ou indiretamente à produção, incluindo os setores de engenharia, cadastro e almoxarifado;
· Estabelecer a regra de que cada novo funcionário deverá ser treinado dentro de um regulamento e atividades estabelecidas nos planos e manuais da empresa;
· Realizar inventários periódicos confrontado os dados do sistema com a realidade física da produção;
· Comunicar ao seu contador eventuais necessidades de ajustes caso houver diferença na contagem de produtos em relação com os valores do inventário;
· Comunicar ao seu contador as perdas de estoque;
· Oferecer aos funcionários treinamentos nas suas áreas de atuação;
· Eventuais mudanças nas fórmulas dos produtos, ficha técnica ou no processo produtivo devem ser comunicadas ao seu contador, para adequação das informações nos respectivos sistemas do escritório e da empresa.
Estas são algumas sugestões que devem ser adaptadas à realidade de cada empresa e que certamente ajudarão o seu cliente a manter a casa em perfeita ordem.
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Veja os demais passos:
