Depois de termos visto nos passos anteriores a importância de conscientizar os seus clientes sobre o que é o Bloco K e o inventário, o próximo passo é ajudá-lo a se preparar para o cumprimento destas obrigações.Um dos elementos fundamentais para isso é a existência de um sistema de gestão adequado. E neste caso, temos que fazer uma avaliação dos sistemas existentes no escritório e com o cliente, já pensando na integração entre eles.
Quando o assunto é Bloco K, não existe a menor possibilidade de que as informações possam ser geradas de maneira segura e confiável sem um sistema de gestão. Para aquelas empresas que não possuam sistemas, deixo claro que obrigatoriamente deverão buscar no mercado um sistema preparado para geração do Bloco K.
Muitos empresários ainda cultivam a ideia de que sistema de controle interno é para grandes empresas, porém eu posso assegurar que na atualidade já podemos encontrar no mercado sistemas destinados a pequenas e médias empresas a custos compatíveis com pequenos negócios.
Seu cliente já possui um sistema de gestão? Que ótimo!
Mas seu papel de contador consultor dele ainda não acabou, nesta etapa começa a participação dos profissionais de TI (tecnologia da informação) do cliente junto do seu escritório. pois é o momento de identificar como as informações exigidas serão geradas pelo cliente e coletadas pelo escritório. É de se supor que muitos dos clientes e escritórios talvez não tenham colaboradores exclusivos da área de TI. Se for este o caso, então as análises vão precisar ser feitas direto com a empresa que oferece o sistema de gestão ao seu cliente.
O primeiro passo é delimitar quais são as informações possíveis de serem geradas pelo sistema, quais os campos devem ser alimentados e qual é o formato das informações geradas, ou seja, se atendem ao layout do Bloco K. Analisando todas as funcionalidades do sistema do seu cliente, deve-se depois partir para análise do sistema fiscal do seu escritório, verificando se o mesmo está preparado para receber as informações geradas pelo sistema do cliente.
Aqui já estou partindo do pressuposto que o seu sistema fiscal está adequado ao layout do SPED, contudo será necessário avaliar se o arquivo de texto (.txt) gerado estará compatível. O melhor dos mundos é quando o seu sistema e os sistemas dos seus clientes são integrados completamente, de preferência todos da mesma empresa, para que tudo seja o mais prático possível.
A definição de como a informação será gerada no cliente e como o escritório vai integrar esta informação dentro do SPED fiscal é da maior importância, pois só assim o escritório vai saber como orientar o seu cliente no preenchimento das informações no sistema.
Nas minhas aulas é muito comum os contadores me dizerem: todas estas obrigações são do cliente. Concordo, o Bloco K não pode ser gerado no escritório contábil, mas temos que levar em consideração que muitos dos clientes não tem a menor ideia do que é e como cumprir esta obrigação.
Por isso o auxílio do escritório é imprescindível. O contador aqui precisa tomar a função de consultor. Um bom sistema de gestão, com a orientação necessária, é o que devemos oferecer aos nossos clientes.
Se você deseja ter uma visão completa de todas as obrigações do Bloco K, confira o eBook que produzi em parceria com a Omie, sobre Bloco K para empreendedores e contadores.
Veja os demais passos:
