O aging list é uma lista que detalha os gastos e os saldos cronologicamente – daí o nome, já que aging list significa, em tradução livre, “lista de envelhecimento”.
Pode ser muito útil para complementar o fluxo de caixa, já que fornece dados importantes em relação às contas a pagar e a receber de uma empresa.
É possível criar uma aging list para períodos de tempo determinados, como mensal ou semanal, por exemplo. Ao utilizar esse recurso, você pode analisar quanto terá em despesas e quanto receberá dos clientes. Com isso, é possível ter mais controle na gestão do fluxo de caixa do seu negócio.
Acompanhe neste artigo, o que é o aging list, qual a sua função, quais os benefícios que ele traz para as empresas, quais tipos de empresas precisam do aging list e como aplicá-lo na sua empresa.
O que é o aging list?
O aging list, também conhecido como relatório de contas a pagar e a receber, é um documento que mostra o saldo devedor e credor da empresa, classificado por faixas de tempo.
Por exemplo, você pode dividir o seu aging list em períodos de 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias e acima de 90 dias.
O objetivo do aging list é mostrar quanto tempo cada conta está em aberto, ou seja, quanto tempo se passou desde a data de emissão da nota fiscal até a data de pagamento ou recebimento.
Dessa forma, é possível identificar quais são as contas mais antigas e que precisam de uma ação urgente, como uma cobrança ou uma negociação.
Qual a função do aging list?
A função do aging list é auxiliar na gestão financeira da empresa, fornecendo informações relevantes para o controle das contas a receber e a pagar. Com o aging list, você pode:
- Saber qual é o valor total das suas contas a receber e a pagar, bem como o saldo líquido da empresa.
- Verificar quais são os clientes e fornecedores que estão em dia ou em atraso com os pagamentos.
- Acompanhar o prazo médio de recebimento e de pagamento da empresa, que é um indicador de eficiência financeira.
- Prever o fluxo de caixa da empresa, ou seja, as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período.
- Analisar a capacidade de pagamento da empresa, ou seja, se ela tem recursos suficientes para honrar os seus compromissos financeiros.
- Identificar possíveis problemas de inadimplência, tanto de clientes quanto de fornecedores, e tomar medidas preventivas ou corretivas.
- Avaliar a necessidade de buscar crédito no mercado ou de investir o dinheiro excedente.
Benefícios do aging list para as empresas
O aging list é uma ferramenta financeira que traz benefícios claros para as empresas. Primeiramente, aprimora o controle financeiro ao possibilitar o acompanhamento preciso das contas a receber e a pagar, evitando surpresas desagradáveis.
Reduz o risco de inadimplência ao facilitar a cobrança e pagamento, fortalecendo o relacionamento comercial.
Além disso, contribui para aumentar a rentabilidade ao permitir negociações mais vantajosas, aproveitando descontos e prazos. Otimiza o fluxo de caixa, evitando falta ou excesso de capital.
Por fim, aprimora a tomada de decisão ao fornecer dados financeiros confiáveis e atualizados. Em resumo, o aging list não só melhora a gestão financeira, como também impulsiona a competitividade da empresa.
Quais tipos de empresas precisam do aging list?
O aging list, ferramenta de gestão financeira, é aplicável a empresas de todos os portes e setores.
No entanto, é especialmente valioso para aquelas que lidam com vendas a prazo, possuem muitos fornecedores, enfrentam ciclos operacionais longos ou operam com margens de lucro baixas.
Essas empresas dependem do controle preciso de recebimentos, pagamentos, gestão de capital de giro e maximização da rentabilidade, tornando o aging list essencial para sua saúde financeira.
Aplicação do aging list na empresa
Para implementar o aging list na sua empresa, siga estes passos:
- 1. Defina faixas de tempo para classificar contas a receber e pagar, como 0-30 dias, 31-60 dias, 61-90 dias e acima de 90 dias, ajustando conforme necessário.
- 2. Liste todas as contas com valores, datas de emissão e vencimento usando uma planilha ou software financeiro.
- 3. Atribua cada conta a uma faixa considerando o tempo em aberto, por exemplo, uma conta emitida há 45 dias na faixa de 31 a 60 dias.
- 4. Some os valores em cada faixa para contas a receber e pagar, obtendo totais para cada período.
- 5. Calcule o saldo líquido subtraindo o total de contas a pagar do total de contas a receber, revelando o saldo positivo ou negativo.
- 6. Analise os resultados identificando contas mais antigas, avaliando pontualidade, prazos médios e prevendo fluxo de caixa e capacidade de pagamento.
- 7. Esteja atento a problemas de inadimplência e oportunidades de negociação ou investimento.
- 8. Com base na análise, tome medidas como cobrança de clientes em atraso, pagamento pontual a fornecedores, negociações e planejamento cuidadoso do fluxo de caixa.
Essas ações são essenciais para garantir a saúde financeira e o sucesso contínuo do seu empreendimento.
Aging list x Fluxo de caixa
A aging list e o fluxo de caixa são ferramentas diferentes, mas que se complementam. Isso porque a aging list oferece muito mais detalhes em relação às contas a pagar e a receber, como, por exemplo, datas, nomes de fornecedores e clientes, entre outros.
Enquanto isso, o fluxo de caixa dá os valores totais de ganhos e gastos da empresa. Portanto, apesar de os dois serem importantes, com a aging list é possível desenvolver relatórios mais complexos, que podem ajudar nas tomadas de decisões estratégicas para o negócio.
Como fazer uma aging list?
Se você planeja utilizar a aging list para controlar suas finanças empresariais, então é preciso se atentar a alguns detalhes importantes.
A lista pode ser feita de forma manual, por meio de uma planilha, mas também é possível contar com um sistema automatizado para a tarefa.
Informações básicas, como identificação de clientes e fornecedores, datas de vencimento e pagamento, tipo de duplicata e situação devem estar presentes na lista.
A partir desses dados, você terá informações como o total a pagar para os fornecedores e o total a receber dos clientes naquele período determinado.
Dessa forma, você terá todas as informações de que precisa para tomar decisões mais assertivas e conseguir se planejar para pagar as despesas da empresa sem ficar no vermelho.
Também pode ser uma oportunidade de identificar formas de reduzir custos e exercer um controle de despesas mais eficiente.
Crie novas estratégias de cobrança
A aging list também pode ser utilizada como uma estratégia de cobrança, já que você terá à mão todas as contas a receber e seus vencimentos.
Assim, é possível planejar estratégias de cobrança mais eficazes. Um exemplo disso é emitir notificações para os clientes quando as datas de vencimento estiverem próximas.
Ao organizar melhor as contas a receber, você verifica há quanto tempo aquele cliente está devendo e pode adequar o tipo de cobrança a ser realizado.
Cada tipo de dívida exige um tratamento diferente, para que haja mais chances de o pagamento ser feito. Por isso, a aging list é muito importante nesse processo.
Além disso, esse recurso também ajuda a identificar possíveis falhas no processo de cobranças e quais são as prioridades, além de dívidas mais significativas, sobre as quais é possível aplicar recursos de cobrança.
Monitore a taxa de inadimplência com a aging list
A inadimplência pode acontecer em qualquer companhia. Por isso, é preciso estar sempre preparado para lidar com ela da melhor maneira possível. Isso significa elaborar um plano de ação para tentar diminuí-la ao máximo.
Para fazer uma boa gestão financeira, é necessário monitorar a taxa de inadimplência da empresa, e a aging list pode ajudar nessa tarefa.
Nesse sentido, é essencial identificar os casos que já estão passando do limite de tolerância da companhia, organizando-os conforme o valor e o tempo de atraso da dívida.
Esse recurso também permite identificar quando a taxa de inadimplência está mais baixa e o momento mais adequado para investir recursos no desenvolvimento da companhia. Dessa forma, a tomada de decisão empresarial será mais assertiva e eficiente.
Controle financeiro mais eficiente
Além de contar com a aging list para diminuir a inadimplência e aprimorar seus serviços contábeis, você também pode implementar um sistema de gestão empresarial. Afinal, essa tecnologia te ajudará a gerir sua contabilidade e a automatizar os processos, tornando-os mais eficientes.
O sistema de gestão funciona de forma totalmente integrada, alinhando o setor financeiro com as demais áreas da empresa. Também fornece relatórios personalizados conforme as necessidades das suas operações, tudo para que você tenha os dados necessários em tempo real para tomar as melhores decisões.
Otimize processos, como controle de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, gestão do fluxo de caixa, entre outros, com essa ferramenta. Saiba mais sobre os recursos do software de gestão e quais outras vantagens ele pode proporcionar para o seu negócio!
