A tecnologia desempenha um papel essencial na rotina das empresas, principalmente ao automatizar processos e reduzir a burocracia, como ocorre com o arquivo XML da nota fiscal.
O uso do XML permite que as empresas simplifiquem a gestão de suas transações fiscais, mantenham a conformidade legal e facilitem o trabalho da contabilidade ao longo do ano.
Neste guia, você entenderá o que é o XML da nota fiscal, como ele contribui para a segurança das informações fiscais e de que forma sua emissão beneficia empresas de todos os tamanhos. Continue a leitura!
O que é o XML da nota fiscal?
O XML (Extensible Markup Language) é um formato de arquivo amplamente utilizado para a organização de dados estruturados. Esse formato foi adotado como padrão para as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) no Brasil, sendo obrigatório para registrar as transações comerciais de uma empresa.
O XML da nota fiscal de serviço ou produto registra todas as informações essenciais sobre uma transação, como detalhes da mercadoria, valores de impostos sobre a nota fiscal (como o ICMS) e dados do emissor e do destinatário. Além de garantir a validade jurídica, o XML facilita a fiscalização pelo governo, uma vez que o arquivo é digital e criptografado.
Vantagens de utilizar o XML para notas fiscais
Adotar o XML como formato para notas fiscais traz benefícios que vão desde a segurança dos dados até a facilidade de organização e emissão de relatórios. Entre as principais vantagens, destacam-se:
- Redução de papel: com o XML, as empresas podem armazenar documentos digitalmente, economizando espaço e contribuindo para o meio ambiente;
- Segurança e durabilidade: como arquivo digital, o XML é protegido por criptografia e pode ser armazenado em servidores, o que reduz o risco de perda de dados por desgaste físico;
- Facilidade na auditoria e na contabilidade: o XML é estruturado para ser interpretado facilmente, simplificando a análise das transações;
- Acesso rápido aos dados: com o arquivo XML, os dados das notas fiscais podem ser acessados e organizados de forma simples, permitindo a geração de relatórios detalhados para o controle financeiro.
Como gerar o XML da nota fiscal?
Existem duas maneiras de gerar o XML da nota fiscal: pelo site da Receita Federal e por meio de um sistema de gestão empresarial (ERP). Veja as diferenças!
1. Emissão gratuita pelo site da Receita Federal
Empresas podem acessar o portal do governo e emitir o XML manualmente. Essa opção, embora gratuita, exige que todos os dados sejam digitados individualmente, tornando o processo mais trabalhoso e sujeito a erros.
2. Emissão automatizada com um sistema ERP
Um ERP como o Omie permite a emissão automática do XML, simplificando a integração dos dados financeiros, contábeis e de estoque. Com essa opção, a nota é gerada automaticamente com base nas transações e emitida diretamente para o cliente. Para isso, a empresa deve possuir um certificado digital (A1 ou A3), que garante a autenticidade da nota.
O que o XML da nota fiscal deve conter?
O XML precisa incluir uma série de informações que garantam a veracidade e completude do documento. Dentre os principais dados, destacam-se:
- Dados gerais da NF-e: número, série, data de emissão, valor total da nota fiscal avulsa ou corrente;
- Informações do emitente: nome ou razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual;
- Dados do destinatário: nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço, inscrição estadual;
- Produtos e serviços: descrição, quantidade, valor e unidade;
- Impostos: valores de ICMS, PIS, Cofins, entre outros tributos;
- Frete e transporte: tipo de frete, dados da transportadora e informações do veículo;
- Pagamento: forma de pagamento e outras condições acordadas.
Esses dados garantem que o XML seja aceito pelas Secretarias da Fazenda (Sefaz) estaduais e facilite o controle fiscal e a auditoria das transações.
Como enviar o XML da nota fiscal?
Ao emitir o XML, a empresa deve enviá-lo tanto para o cliente quanto para a Secretaria da Fazenda, que fará a validação e autorização do documento.
No caso de um ERP, é possível enviar o XML automaticamente por e-mail, além de armazená-lo digitalmente.
Como baixar o XML da nota fiscal?
Para baixar o XML da nota fiscal, é necessário acessar o sistema de emissão utilizado. No portal da Sefaz, por exemplo, a empresa pode baixar o arquivo usando a chave de acesso da nota (de 44 dígitos).
Em um sistema ERP, esse processo é ainda mais simples, pois o XML já fica armazenado no sistema e pode ser acessado rapidamente.
Qual a diferença do DANFE e do XML?
É comum confundir XML com DANFE, mas os dois têm funções distintas. Enquanto o XML é o arquivo oficial da nota fiscal eletrônica, contendo todos os dados da transação e com validade jurídica, o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, uma versão simplificada e impressa do XML.
O DANFE é usado para acompanhar o produto durante o transporte. Ele facilita a conferência da mercadoria, mas não substitui o XML em termos de validade.
Perguntas frequentes sobre o que é o XML da nota fiscal
Para entender mais sobre o que é o XML da nota fiscal, veja as dúvidas abaixo.
Onde fica armazenado o XML da nota fiscal?
O XML da nota fiscal é armazenado no sistema de gestão fiscal da empresa e na Secretaria da Fazenda. No caso de um ERP, ele fica salvo no banco de dados da empresa, facilitando o acesso e a organização.
Por quanto tempo devo guardar o XML da nota fiscal?
Tanto a empresa quanto o cliente devem armazenar o XML por cinco anos para fins de auditoria fiscal e comprovação de transações comerciais.
Qual é a importância do XML para a contabilidade?
O XML é essencial para a contabilidade, pois contém todos os dados financeiros e fiscais das transações, facilitando auditorias e garantindo a conformidade tributária.
Facilite a gestão de notas fiscais com a Omie
A gestão eficiente de emissão das notas fiscais é essencial para garantir o compliance e manter a organização financeira do negócio. O uso de um sistema como o Omie não apenas facilita a emissão do XML e do DANFE, mas também integra toda a operação fiscal com outras áreas, como estoque e financeiro, evitando erros e economizando tempo.
Com o Omie, sua empresa tem à disposição uma plataforma completa para gestão de notas fiscais eletrônicas, que automatiza o processo, elimina etapas manuais e oferece segurança no armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Conheça o sistema Omie e simplifique a rotina de emissão e gestão de notas fiscais de sua empresa!
