A nota fiscal é um documento de grande importância no dia a dia de relacionamento com o cliente, entrega de serviços e contabilização dos valores a serem recebidos. Saber como cancelar nota fiscal é um processo dentro dos requisitos para trazer sucesso ao seu negócio, principalmente para empreendedores novos.
O cancelamento pode ser necessário em diversas ocasiões e deve ser feito corretamente. Um dos casos mais comuns é quando o preenchimento traz alguma informação errada, como valores, nome da empresa e tipo de serviço prestado. Cancelar a nota fiscal evita que essas informações fiquem registradas e garante a abertura para emissão de um novo documento.
Apesar de ser uma possibilidade, o cancelamento da nota fiscal é possível em alguns casos específicos e deve ser feito corretamente. Para aprender mais sobre a definição desse procedimento, metodologias e práticas, acompanhe este conteúdo. Nele você ainda fica a par de um passo a passo para implementar hoje mesmo. Continue acompanhando e boa leitura!
O que é o cancelamento da nota fiscal?
O cancelamento da nota fiscal pode ser feito quando o serviço não chegou a ser prestado ou, ainda, caso a mercadoria não tenha saído para entrega e esteja dentro do prazo estipulado pelo Estado. Pode ocorrer em dois cenários mais comuns, dentre tantos que existem: pelo preenchimento incorreto das informações ou pela desistência da transação por uma das partes do negócio.
Nesse sentido, vamos supor que você emitiu uma nota fiscal com erros nos dados. As seguintes opções são permitidas:
- Cancelar a nota;
- Emitir uma carta de correção eletrônica, conhecida como CC-e;
- Emitir uma nota de substituição;
- Emitir uma nota complementar.
Agora, confira alguns casos em que o cancelamento é permitido e veja se seus serviços se encontram.
Cancelamento de serviço ou produto
Pode ocorrer da venda ser cancelada por erro de cálculo de estoque ou, até mesmo, por problemas logísticos. Nessa situação, é fundamental poder cancelar uma nota para continuar com os registros fiscais em dia.
Desistência da compra
O Código de Defesa do Consumidor garante o direito, ao consumidor, de desistir de um contrato no prazo limite de até 7 (sete) dias úteis, datados da assinatura ou da acusação do recebimento do serviço ou produto. A desistência pode ocorrer por diversas razões de alguma das partes, por isso, é sempre bom saber como realizar um cancelamento.
Informações incorretas
A inserção de dados incorretos pode ser um dos motivos para precisar realizar o cancelamento de NF, já que alguns dados podem confundir no momento de preenchê-la, ainda mais para um empreendedor MEI cadastrado há pouco tempo.
Nesse sentido, as informações que estão mais passíveis de erro são: cálculos, razão social de ambas as partes (remetente e destinatário), nome dos fornecedores, CNPJ da sua empresa ou fornecedor, entre outras.
Para evitar erros em algumas dessas informações, considere usar um Modelo de nota fiscal: qual é o melhor para o seu negócio. Acompanhe o conteúdo e aprenda em mais detalhes.
Erro nos valores
Comumente, podem ocorrer erros ao calcular o valor de impostos no momento de inseri-los na nota fiscal. Por isso, é aconselhável informar-se sobre todos os impostos para MEI e consultar um profissional de contabilidade para ajudar nessa tarefa, já que os valores variam muito de acordo com a regionalidade e demais critérios por Estado.
Nesse caso, cancele a nota e emita uma nova com as informações corretas. Mas, atenção quanto ao prazo de cancelamento – caso ultrapasse as 24 horas após a emissão de nota fiscal, a mesma não poderá mais ser cancelada sem penalidade fiscal, ocorrendo uma multa por parte da Secretaria da Fazenda, com base em regra válida para todo o território brasileiro.
Quando é permitido cancelar a nota fiscal?
O emitente pode cancelar a nota fiscal legalmente, mas é preciso saber em quais condições e se o caso se enquadra dentro da lei. Confira a seguir:
- Caso a emissão tenha sido autorizada pelo Fisco;
- A mercadoria/produto não deve ter saído para o destino;
- Estar dentro do prazo de 24 horas da emissão;
- O destinatário não deve ter executado a Ciência de Emissão.
Caso algumas dessas condições tiverem sido descumpridas, o único jeito legal é solicitar a devolução da nota fiscal que foi recebida e do produto para o destinatário e, assim, anular a transação junto ao Fisco. A seguir, vamos explicar detalhadamente cada critério. Acompanhe!
Autorização de uso
Conforme o Ajuste SINIEF 12/12 do Conselho Nacional de Política Fazendária, apenas poderá ser cancelada uma nota fiscal caso tenha sido previamente autorizada pelo Fisco. Na prática, ao receber cada NF, a Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, valida o documento, considerando:
- Assinatura digital: garante a autoridade e integridade da nota emitida;
- Formato de campos: para que não ocorram erros de preenchimento dos campos;
- Numeração: para assegurar que a mesma nota fiscal não seja recebida mais do que uma vez;
- Emitente autorizado: verifica se a empresa que emitirá a nota está devidamente credenciada e autorizada à emissão na Secretaria da Fazenda.
Antes da saída da mercadoria
Além da autorização de uso, é imprescindível que a mercadoria não tenha saído do estabelecimento. Nesse sentido, para serviços, também é válido que o serviço não tenha sido prestado ou findado.
Para solicitar o devido cancelamento, o emitente precisa fazer um pedido específico gerando um arquivo XML. Assim como na emissão de uma nota fiscal de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ.
Dentro de 24h
No Estado de São Paulo, o prazo máximo para o cancelamento de uma nota fiscal é 24 horas, a partir da autorização de uso, desde que a mercadoria não esteja em circulação. Após esse prazo, os pedidos de cancelamento serão recebidos pelo sistema em até 480 horas da autorização.
No entanto, o emitente estará sujeito à penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do RICMS, que estabelece penalidade de pagamento de multa entre 1% a 1,5% do valor da operação por parte da Secretaria da Fazenda.
Assim, após este prazo, a solicitação de cancelamento deve ser feita verificando com o SEFAZ de seu Estado a permissão e regras, pois as mesmas variam de acordo com a localidade. Desde que atenda aos critérios exigidos, você pode emitir uma nota fiscal Carta de Correção para correção de algum campo ou, ainda, emitir uma NF-e de Devolução, que anula os efeitos fiscais da NF-e anterior.
Não ter Ciência da Emissão
Nesse caso, é quando a empresa/destinatário para o qual a nota foi direcionada informar à Secretaria da Fazenda que tem o conhecimento desta nota. A Ciência da Emissão é uma etapa que precede o download do arquivo XML da NF-e.
Caso isso já tenha acontecido, o cancelamento não é mais possível. Assim, a única solução é apenas a devolução da nota fiscal por parte do destinatário, para que os efeitos da transação sejam anulados. Este é um procedimento que também deve ser autorizado pelo Fisco.
Como cancelar a nota fiscal?
O processo de cancelamento pode variar de acordo com o sistema utilizado por cada empresa para a emissão e gestão de notas fiscais. Mas, basicamente, é preciso seguir algumas das etapas abaixo, que consideram o prazo.
Como cancelar a nota fiscal dentro do prazo?
Passo a passo:
- Selecione a nota, busque a opção cancelar nota fiscal dentro do sistema emissor e solicite o cancelamento;
- Aguarde a análise e validação do processo, a Secretaria da Fazenda enviará uma mensagem informando se o cancelamento foi realizado ou não;
- Acesse o site da Fazenda para consultar o status da nota fiscal com sua chave de acesso.
Como cancelar a nota fiscal fora do prazo?
O cancelamento extemporâneo pode ser feito por meio de sistema próprio ou pelo Portal Nacional da NF-e. Passo a passo:
- Entre em contato com a SEFAZ do seu Estado para solicitar o cancelamento;
- Após a análise do processo, a SEFAZ efetua a autorização e um novo prazo para realizar o cancelamento será aberto à empresa;
- Por fim, para concluir essa etapa de regularização, o emitente deve realizar o cancelamento da NF através do seu software emissor.
Conte com a ajuda de um profissional
Contar com a ajuda de um contador faz toda a diferença em situações como o cancelamento de notas fiscais, principalmente na rotina de atuação de microempreendedores. Esse profissional poderá auxiliar em diversas questões, sobretudo em trâmites mais complexos e burocráticos.
Neste artigo, você aprendeu a definição de cancelamento de nota fiscal, em quais situações a ação pode ser tomada e como seguir algumas práticas que podem trazer mais controle, agilidade e segurança ao seu negócio. Lembre-se de contar com a tecnologia e ganhar tempo, precisão no preenchimento de documentos.
Além disso, é possível evitar a necessidade de cancelar notas fiscais aprendendo de modo correto como emitir nota fiscal com um passo a passo. Mantenha-se informado sobre este e outros assuntos no Blog Omie, implementando as boas práticas agora mesmo!
