Um bom indicador de lucratividade de uma empresa é o inventário de estoque. Segundo relatório da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (ABRAPPE), o setor de varejo em 2021 teve um prejuízo de R$ 24,08 bilhões em perdas de produtos. As principais causas desse prejuízo foram furtos, erros de gestão de estoque, desperdícios e produtos impróprios para vendas (vencidos, estragados, com defeitos).
Assim, é importante entender o que é o inventário de estoque e como fazer a melhor gestão desse estoque para ter o controle exato de quantidade, vencimento e detalhes de cada tipo de produto. Acompanhe esse artigo e entenda como controlar o estoque para prevenir perda ou falta de mercadorias e tomar decisões assertivas para a lucratividade de seu empreendimento.
O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é um registro de todos os itens constantes no estoque de uma empresa, classificando os produtos e determinando o valor de cada um deles. É um processo imprescindível para controle de estoque e é necessário mantê-lo atualizado.
Por meio deste inventário, o gestor sabe exatamente quais itens estão armazenados e em quais quantidades. Mantê-lo atualizado pode prevenir perda de mercadorias de produtos e falta de itens em estoque.
Controlar os níveis do estoque para que nunca estejam muito altos ou muito baixos é o segredo para evitar prejuízos para a companhia.
Qual é a importância do inventário de estoque?
É importante fazer o inventário de estoque para verificação, organização e controle dos itens armazenados, além de impactar no planejamento financeiro de um negócio. Com esse controle, é possível fazer um melhor planejamento de compras conforme histórico de vendas e para realizar promoções de produtos que estão a algum tempo parados no estoque ou perto do vencimento, no caso de perecíveis.
Uma outra questão é evitar multas fiscais por armazenamento indevido ou produtos impróprios para o consumo por falta de controle do estoque. Um cliente que tenha um acidente ou um problema de saúde por causa de um produto mal estocado pode gerar inclusive ações judiciais de indenização e manchar a reputação de uma empresa.
Em caso de indústrias, é importante também, além dos produtos acabados, incluir no inventário as matérias-primas. A indústria de automóveis sofre frequentemente com falta de peças importadas, o que atrasa a produção e entrega dos veículos aos clientes gerando uma longa fila de espera e cancelamentos de operações de venda.
Essa situação gera uma queda no volume de vendas, impacta na qualidade do atendimento do cliente e muitos prejuízos à empresa.
Quem deve fazer o inventário de estoque?
O inventário deve acompanhar a realidade do estoque físico, ou seja, se no documento contar X unidades de um produto, no local de armazenamento deve conter a mesma quantidade. Esse valor deve ser constantemente verificado e atualizado nos controles, por isso é importante designar um responsável por esse inventário.
O profissional responsável é o estoquista, que deve conhecer as Normas Brasileiras de Contabilidade a serem seguidas para fazer o recebimento, conferência, controle da validade, da forma de armazenamento e da quantidade do estoque.
O gestor financeiro da empresa também deve acompanhar esse inventário para acompanhar o volume de vendas e sazonalidade, avaliando as demandas dos clientes a fim de evitar estoque parado, compras de última hora ou falta de produtos. É importante também avaliar a qualidade dos produtos e o prazo de reposição para a escolha de novos fornecedores ou manutenção dos contratos existentes.
Quais são os tipos de inventário que existem?
Para começar o trabalho de gestão do estoque, é importante saber quais tipos de registro de inventário existem e quais são os objetivos de cada um deles. Veja nos próximos tópicos:
Inventário de estoque rotativo
No inventário de estoque rotativo é preciso fazer a contagem constante dos itens estocados. Porém, para agilizar o processo, os produtos são divididos em categorias para evitar que a equipe tenha que contar todos de uma vez. Esse tipo de inventário permite que os números estejam sempre atualizados.
Inventário anual
Realizado uma vez ao ano, esse tipo de inventário é um dos mais utilizados nas companhias. Porém, pode não ser o mais eficaz. Isso porque exige muito tempo na contagem de todo o estoque e pode fazer com que a empresa feche pelo tempo necessário até ser finalizado. É nesse momento que a organização faz também a contagem do giro de estoque.
Inventário periódico
Por fim, o inventário periódico é feito por companhias que passam por mudanças sazonais de estoque. Ou seja, possuem volumes diferentes de produtos estocados conforme a época do ano. Por isso, a contagem de estoque é feita de acordo com esses períodos. Exemplos: empresas do ramo agrícola que trabalham com safras de diferentes alimentos; produtos específicos para Páscoa ou Natal, dentre outros.
Como fazer o inventário de forma eficaz
Manter o controle sobre o estoque não é tarefa fácil, mas contar com um inventário bem-feito pode ajudar muito. Por isso, confira as dicas de como fazer um inventário de estoque eficiente:
Faça a categorização
Para tornar o processo mais fácil, o ideal é primeiro categorizar os itens, seja de acordo com sua finalidade ou outro critério mais apropriado à realidade de seu negócio. Essa categorização tornará a contagem mais prática, além de ajudar na organização da localização dos produtos no estoque.
Mapeie o espaço
Outra dica importante é mapear o espaço físico do estoque para facilitar a gestão e localização dos itens. Uma vez que a categorização for feita, o processo de mapeamento e organização dos itens também será mais eficiente. Depois disso, basta identificar os espaços conforme a localização dos itens e categorias de produtos.
Estabeleça um método de contagem
Geralmente a contagem do estoque é feita por mais de uma pessoa. Sendo assim, para evitar confusão, você pode estabelecer um único método, criando um fluxograma de inventário de estoque a ser seguido. Porém, é preciso ter em mente que todos os itens devem ser contados um a um para evitar erros de cálculo e fazer a contagem de estoque com eficiência.
Invista em tecnologia
Para tornar o inventário ainda mais preciso, você pode contar com o auxílio da tecnologia. Ao registrar os itens em um software de gestão integrado, por exemplo, você passa a ter mais controle sobre a entrada e saída de produtos, e pode manter os números do inventário atualizados de forma mais eficiente.
Como um sistema de gestão de estoque pode ajudar?
O inventário é apenas um dos processos que visa manter o controle de estoque. Para tornar esse processo ainda mais eficiente, a empresa precisa contar com um bom sistema de gestão. Afinal, essa tecnologia automatiza o controle de entrada e saída de itens, evita erros que podem gerar números equivocados dos níveis de estoque e aumenta a produtividade de todos os setores da empresa.
Além disso, um sistema de gestão eficiente ainda permite que você planeje as compras de forma estratégica, evitando a falta ou o excesso de itens estocados. O sistema de gestão Omie tem essa funcionalidade, permite emitir relatórios do inventário de estoque e muito mais. Você ainda pode testá-lo gratuitamente por 7 dias.
Fale agora com um de nossos especialistas e saiba como podemos ajudar na melhoria do desempenho de seu negócio.
