Como fazer o inventário de estoque na sua empresa

Explore estratégias para o inventário de estoque que irão aprimorar a organização e a tática do seu negócio.
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Um bom indicador de lucratividade de uma empresa é o inventário de estoque. Segundo relatório da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (ABRAPPE), o setor de varejo em 2021 teve um prejuízo de R$ 24,08 bilhões em perdas de produtos. 

As principais causas desse prejuízo foram furtos, erros de gestão de estoque, desperdícios e produtos impróprios para vendas (vencidos, estragados, com defeitos).

Assim, é importante entender o que é o inventário de estoque e como fazer a melhor gestão desse estoque para ter o controle exato de quantidade, vencimento e detalhes de cada tipo de produto. 

Acompanhe esse artigo e entenda como controlar o estoque para prevenir perda ou falta de mercadorias e tomar decisões assertivas para a lucratividade de seu empreendimento.

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque é um registro de todos os itens constantes no estoque de uma empresa, classificando os produtos e determinando o valor de cada um deles. 

É um processo imprescindível para controle de estoque e é necessário mantê-lo atualizado para evitar erros de administração.

Por meio deste inventário, o gestor sabe exatamente quais itens estão armazenados e em quais quantidades. Mantê-lo atualizado pode prevenir perda de mercadorias de produtos e falta de itens em estoque. 

Controlar os níveis do estoque para que nunca estejam muito altos ou muito baixos é o segredo para evitar prejuízos para a companhia.

Para que serve o inventário de estoque?

O inventário de estoque desempenha um papel crucial na gestão eficiente de qualquer negócio que lida com bens físicos. É uma ferramenta essencial para manter a operação dos negócios sem problemas e prever a necessidade de reabastecimento. 

Além disso, o inventário de estoque é mais do que apenas uma lista de produtos disponíveis – é um recurso valioso que pode fornecer insights importantes sobre a saúde e a eficiência de uma empresa.

Abaixo estão algumas das principais funções do inventário de estoque:

  • Controle e gerenciamento de estoque: Uma função primordial do inventário de estoque é ajudar as empresas a monitorar o número de produtos disponíveis. Ao fazer isso, eles podem identificar quando os estoques estão baixos e necessitam ser reabastecidos. Isso ajuda a evitar a falta de produtos, o que pode levar a perdas de vendas e a insatisfação do cliente.
  • Previsibilidade de vendas: Através da análise dos padrões de vendas em relação aos níveis de estoque, as empresas podem começar a prever a demanda futura. Essa previsibilidade permite que as empresas se preparem adequadamente, garantindo que tenham estoque suficiente para atender à demanda.
  • Prevenção de perdas: Realizar verificações regulares do inventário pode ajudar as empresas a identificar e prevenir perdas. Essas perdas podem ocorrer devido a furtos, deterioração de produtos ou erros de dados. Portanto, um inventário de estoque preciso pode ajudar a manter a lucratividade do negócio.
  • Avaliação de desempenho: O inventário de estoque também pode ser usado para avaliar o desempenho da empresa. Por exemplo, a eficiência na gestão de estoque e a velocidade com que os produtos são vendidos (também conhecida como rotação de estoque) podem ser medidas usando o inventário.
  • Planejamento financeiro: Manter um inventário preciso é essencial para o planejamento financeiro. O valor do estoque afeta diretamente o balanço patrimonial da empresa e, portanto, pode ter um impacto significativo nas decisões financeiras.

Qual é a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque é vital para o sucesso de qualquer negócio. Ela afeta diretamente a saúde financeira e a reputação da empresa. Descubra mais sobre sua importância nos tópicos a seguir.

  • Verificação de Estoque: O inventário de estoque permite uma verificação e controle dos itens armazenados, ajudando a manter a organização e garantir que todos os produtos estão devidamente contabilizados.
  • Impacto no Planejamento Financeiro: O inventário de estoque tem um impacto direto no planejamento financeiro de um negócio, permitindo um melhor gerenciamento de recursos.
  • Planejamento de Compras: Com base no histórico de vendas, é possível planejar compras de forma mais eficiente, evitando excesso ou falta de produtos.
  • Promoções de Produtos: O inventário ajuda a identificar produtos parados no estoque por um longo tempo ou perto do vencimento, permitindo planejar promoções para esses itens.
  • Evitar Multas Fiscais: Um inventário de estoque adequado pode evitar multas fiscais relacionadas ao armazenamento indevido ou produtos impróprios para o consumo.
  • Prevenção de Ações Judiciais: Um controle efetivo do estoque pode evitar acidentes ou problemas de saúde relacionados a produtos mal estocados, prevenindo ações judiciais de indenização e protegendo a reputação da empresa.
  • Inclusão de Matérias-Primas: Particularmente em indústrias, é crucial incluir as matérias-primas no inventário, evitando atraso na produção devido à falta desses itens.
  • Manutenção da Qualidade do Atendimento: Gerenciando corretamente o estoque, é possível garantir um alto padrão de atendimento ao cliente, sem reclamações e cancelamentos que podem prejudicar a reputação da empresa.

Como cadastrar os seus locais de estoque?

Quem deve fazer o inventário de estoque?

O inventário deve acompanhar a realidade do estoque físico, ou seja, se no documento contar X unidades de um produto, no local de armazenamento deve conter a mesma quantidade. 

Esse valor deve ser constantemente verificado e atualizado nos controles, por isso é importante designar um responsável por esse inventário.

O profissional responsável é o estoquista, que deve conhecer as Normas Brasileiras de Contabilidade a serem seguidas para fazer o recebimento, conferência, controle da validade, da forma de armazenamento e da quantidade do estoque.

O gestor financeiro da empresa também deve acompanhar esse inventário para acompanhar o volume de vendas e sazonalidade, avaliando as demandas dos clientes a fim de evitar estoque parado, compras de última hora ou falta de produtos. 

É importante também avaliar a qualidade dos produtos e o prazo de reposição para a escolha de novos fornecedores ou manutenção dos contratos existentes.

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Tipos de inventário de estoque: conheça os principais 

Para começar o trabalho de gestão do estoque, é importante saber quais tipos de inventário de estoque existem e quais são os objetivos de cada um deles. Veja nos próximos tópicos: 

Inventário de estoque rotativo

No inventário de estoque rotativo é preciso fazer a contagem constante dos itens estocados. Porém, para agilizar o processo, os produtos são divididos em categorias para evitar que a equipe tenha que contar todos de uma vez. Esse tipo de inventário permite que os números estejam sempre atualizados.

Inventário anual

Realizado uma vez ao ano, esse tipo de inventário é um dos mais utilizados nas companhias. Porém, pode não ser o mais eficaz. Isso porque exige muito tempo na contagem de todo o estoque e pode fazer com que a empresa feche pelo tempo necessário até ser finalizado. É nesse momento que a organização faz também a contagem do giro de estoque.

Inventário periódico

Por fim, o inventário periódico é feito por companhias que passam por mudanças sazonais de estoque. Ou seja, possuem volumes diferentes de produtos estocados conforme a época do ano. 

Por isso, a contagem de estoque é feita de acordo com esses períodos. Exemplos: empresas do ramo agrícola que trabalham com safras de diferentes alimentos; produtos específicos para Páscoa ou Natal, dentre outros.

Inventário de estoque: saiba como fazer o seu

Manter o controle sobre o inventário de estoque não é tarefa fácil, mas contar com um inventário bem-feito pode ajudar muito. Por isso, confira as dicas de como fazer um fluxograma de inventário de estoque eficiente:

1° passo: Faça a categorização de estoque

Categorize os itens do estoque, seja conforme a sua finalidade ou outro critério que se adeque ao seu negócio. Essa categorização facilitará a contagem e a organização de produtos no estoque.

2° passo: Mapeie o espaço físico do estoque

Mapeie o espaço físico do estoque para facilitar a gestão de estoque e localização dos itens. Uma vez feita a categorização, o processo de mapeamento e organização dos itens será mais eficiente. Identifique os espaços de acordo com a localização dos itens e categorias de produtos.

3° passo: Estabeleça um método de contagem

Estabeleça um método de contagem único para o inventário por meio de um fluxograma de inventário de estoque. Lembre-se que todos os itens devem ser contados individualmente para evitar erros de cálculo e garantir a eficiência do controle de estoque.

4° passo: Invista em tecnologia

Invista em tecnologia para aperfeiçoar o inventário de estoque. Um software de gestão integrado pode ajudar a ter mais controle sobre a entrada e saída de produtos, mantendo os números do inventário atualizados eficientemente.

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Como um sistema de gestão de estoque pode ajudar?

O inventário de estoque é apenas um dos processos que visa manter o controle de estoque. Para tornar esse processo ainda mais eficiente, a empresa precisa contar com um bom sistema de gestão. 

Afinal, essa tecnologia automatiza o controle de entrada e saída de itens, evita erros que podem gerar números equivocados dos níveis de estoque e aumenta a produtividade de todos os setores da empresa. 

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