Uma parte importante de empreender é cumprir processos tributários para o negócio seguir regularizado e sem pendências com o Fisco. Além do pagamento dos impostos, observar as obrigações acessórias é uma etapa fundamental para toda empresa.
Neste artigo, vamos entender o conceito de obrigações acessórias, quais são as principais, prazos de entrega e tudo mais que você precisa saber.
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são instrumentos auxiliares, exigidos pelo governo, que funcionam como documentos ou declarações que concentram informações e comprovam o pagamento dos impostos principais.
Logo, podemos dizer que essas obrigações acessórias são como relatórios, em sua maioria eletrônicos, que as empresas devem entregar aos diferentes órgãos do Governo Federal, Estadual e Municipal.
Esse conjunto de documentos pode variar de acordo com o tipo de atividade e do regime tributário da empresa.
Exemplos de obrigações acessórias
De forma resumida, alguns exemplos de obrigações acessórias com as quais lidamos no dia a dia são:
- Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço;
- Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
- Escrituração dos livros fiscais;
- Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
- Demonstrações Contábeis;
- Folha de pagamento e contracheques;
- Confecção e envio das declarações sociais.
Como nascem as obrigações acessórias?
As obrigações acessórias surgem por determinação dos Governos Federal, Estaduais e Municipais. São eles quem definem que tipo de relatório cada empresa deve apresentar, quais são os prazos de entrega e também as punições e multas devidas pelos que não cumprem.
Além das multas, as empresas que deixam de apresentar suas obrigações acessórias ficam também sujeitas a serem consideradas irregulares e até mesmo proibidas de continuarem suas atividades.
Tipos de obrigações acessórias dos regimes tributários
Como vimos, cada modalidade tributária possui algumas obrigações acessórias que devem ser entregues em diferentes períodos de um ano. Vamos conhecê-las a seguir.
Obrigações acessórias Simples Nacional
O Simples Nacional é uma modalidade tributária voltada para empresas de pequeno e médio porte.
Aqui, as obrigações tributárias são determinadas conforme o faturamento dos 12 meses anteriores, ou seja, correspondentes ao último ano.
Fazem parte da guia de recolhimento unificado os seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP, dentre outros.
Confira, logo abaixo, algumas das obrigações acessórias e prazos do Simples Nacional:
- DEFIS (Declaração de Informações Econômicas e Fiscais): auxilia os negócios a declararem suas despesas ao longo do ano. O prazo de entrega é no dia 31 de março de cada ano subsequente;
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): imposto calculado mensalmente sobre o faturamento das empresas, destinado também aos microempreendedores individuais (MEIs);
- DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte): é enviada mensalmente ao governo por empresas que fazem retenção de imposto IRRF, contando os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no Brasil;
- DESTDA (Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação): obrigação acessória mensal para recolhimento de ICMS;
- Outras obrigações acessórias: ECD (facultativa), EFD ICMS/IPI, Sefip/GFIP, ECF, Dirf, Rais, Caged.
Obrigações acessórias Lucro Presumido
O Lucro Presumido é uma modalidade jurídica de tributação federal, com mais obrigações acessórias que o Simples Nacional. São elas:
- DES (Declaração Eletrônica de Serviços): é municipal e exigida por algumas prefeituras, com o objetivo de declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês;
- DCTF(Declaração de Débitos Tributários Federais): é mensal e tem o objetivo de declarar os dados de vários tributos e contribuições;
- SPED Fiscal: sistema utilizado para transmitir a Escrituração Fiscal Digital (EFD) com mais facilidade e economia de tempo;
- GIA (substituição tributária): destinada aos contribuintes que realizam vendas de produtos sujeitos aos regimes de ST;
- Outras obrigações acessórias: LFE, SISCOSERV, GIA Estadual, ECF, DIRF, RAIS, CAGED, ECD, EFD ICMS/IPI e SEFIP/GFIP.
Obrigações acessórias Lucro Real
O Lucro Real é um regime considerado mais complexo que o Simples Nacional e o Lucro Presumido.
Possui um processo de cálculo mais longo e envolve apurações da própria empresa, além de ajustes da legislação federal. Por isso, concentra as seguintes obrigações:
- SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços): destinado aos contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS;
- ECD (Escrituração Contábil Digital): substitui o papel nos seguintes livros — livro diário e auxiliares, livro de balancetes diários e livro de razão e auxiliares;
- EFD ICM/IPI: faz parte do Processamento Eletrônico de Dados (PED) e digitalização de arquivos cadastrados no digital;
- SEFIP/GFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social): onde são declaradas informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social;
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): é uma declaração acessória útil para informar as demissões e admissões dentro do regime CLT;
- Outras obrigações acessórias: ECF, DIRF, RAIS e DIRPF.
Como sei quais as obrigações acessórias que minha empresa deve atender?
Alguns passos que você pode dar para descobrir as obrigações acessórias que sua empresa deve cumprir são:
- Procure a assessoria de um contador habilitado. Esse profissional saberá identificar com clareza todas as obrigações acessórias para sua empresa;
- Comece conferindo as obrigações do seu regime tributário;
- Pesquise as regras específicas do estado ou município onde você atua;
- Entenda se existem obrigações conectadas a órgãos da classe de trabalhadores com a qual você trabalha.
Como funcionam os prazos das obrigações acessórias?
Os prazos de entrega das obrigações acessórias variam muito entre si, podendo ser anuais, semestrais, trimestrais e mensais e tendo diferentes datas de corte.
Por isso, não deixe de ter um profissional contábil lhe ajudando nessa tarefa para garantir a entrega correta e dentro do prazo, evitando multas.
Como fazer o controle das obrigações acessórias?
A legislação brasileira é complexa e pode ser um elemento que adiciona mais desafio à rotina do empreendedor. Pensando nisso, boas práticas para ter mais controle das obrigações acessórias são:
- Crie um calendário fiscal com todas as obrigações;
- Planeje-se para antecipar pagamento de tributos e transmissões;
- Centralize e organize todos os seus registros contábeis, mantendo tudo acessível e seguro;
- Padronize os registros para facilitar a hora de transmitir as obrigações acessórias.
- Automatize seus registros para evitar erros com digitação manual e ganhar tempo;
- Coloque seus dados contábeis em um software e conecte-o com os sistemas disponíveis do governo para facilitar a transmissão de dados;
- Use o software para unificar dados de todas as áreas do seu negócio e garantir cálculos corretos.
Perguntas sobre obrigações acessórias
Ainda tem dúvidas sobre as obrigações acessórias? Confira as perguntas abaixo e saiba mais.
Quais são as obrigações acessórias municipais?
As obrigações acessórias municipais são:
- Emissão das notas fiscais eletrônicas;
- Atualização e inscrição no Cadastro Mobiliário Fiscal (CMF);
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN);
- Declaração Eletrônica de Serviços (DES);
- Declaração de Informações Econômico-Fiscais (DIEF).
Quais são as obrigações acessórias mensais?
As obrigações acessórias com envio mensal são:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- GPS ― Guia da Previdência Social
- Documento de Arrecadação do Simples Nacional
- Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA)
- Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF)
- SPED FISCAL
- EFD
- GIA
- EFD ICMS/IPI
- Sefip/GFIP (Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social)
O que é uma obrigação tributária acessória?
Obrigações tributárias acessórias são relatórios ou declarações transmitidas aos órgãos fiscalizadores para confirmar o pagamento de tributos e cumprimento de normas contábeis. Elas têm a função de fornecer instrumentos de fiscalização.
O que são obrigações principais?
As obrigações principais são as guias de recolhimento dos tributos em si, contendo as taxas e valores a serem quitados. As obrigações acessórias são usadas para comprovar que as principais foram apuradas.
Potencialize o controle fiscal da sua empresa
Como vimos, as obrigações acessórias dependem muito da boa gestão dos registros contábeis e de dados da empresa para evitar a duplicidade de informações e erros.
Por isso, é fundamental adotar uma estratégia que traga mais organização e eficiência. A automação e o uso de softwares de gestão são boas soluções para tornar essa tarefa burocrática mais rápida e efetiva.
Se você deseja centralizar os dados do seu empreendimento em um só lugar e ter todos os seus registros padronizados e acessíveis, conte com o software de gestão da Omie.
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