Obrigações acessórias: saiba o que são, e como funcionam os prazos

O que são obrigações acessórias e como funciona. Descubra no artigo abaixo!

09/Jun/2022
Empreendedorismo

Você sabe o que são obrigações acessórias e obrigações tributárias principais? Todas as empresas estão sujeitas a uma série de cuidados para realizarem suas operações, seja sob o olhar das atividades cotidianas que exercem para atender seus clientes ou das atividades que precisam exercer para atender a determinações legais ou tributárias.

Sob o aspecto das questões tributárias, poderíamos pensar que a empresa tem dois tipos de obrigações a cumprir, conforme determina a lei: as obrigações principais e as obrigações acessórias. 

Neste artigo, você irá entender o que são obrigações acessórias e principais, como elas funcionam e quais são os prazos. Boa leitura!

Obrigações principais

Apurar e pagar seus impostos sempre varia de acordo com a atividade que a empresa exerce e com o tipo de regime tributário da empresa, como demonstra o quadro abaixo:

 

Dessa forma, as obrigações principais de um negócio são os pagamentos dos tributos em si, que independem de outras, como no caso de impostos, taxas e contribuições. Portanto, o ato de pagar uma tributação ao Estado é uma obrigação principal. 

A função de uma obrigação principal é estar em dia com o fisco e evitar problemas e prejuízos para a sua empresa. 

Obrigações acessórias: o que são?

As obrigações acessórias são instrumentos auxiliares, exigidos pelas autoridades, para coletar das diferentes empresas dados referentes à suas operações, e que foram utilizados para apurar os impostos, tributos, encargos e contribuições, que constituem a obrigação principal.

Poderíamos dizer, então, que as obrigações acessórias são relatórios, em sua maioria eletrônicos, que as empresas devem entregar aos diferentes órgãos do Governo Federal, Estadual e Municipal.

Esse conjunto de relatórios, ou obrigações acessórias, também variam em virtude do tipo de atividade e do regime tributário da empresa. De forma resumida, podemos pensar nos seguintes documentos: 

  • Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço;
  • Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
  • Escrituração dos livros fiscais;
  • Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
  • Demonstrações Contábeis;
  • Folha de pagamento e contracheques;
  • Confecção e envio das declarações sociais.

Conheça as diferenças entre as obrigações acessórias e as obrigações tributárias principal

Uma das principais diferenças entre as obrigações acessórias e tributárias principais é que na última ocorre a entrega de pagamento de tributação. Já na primeira, devem ser entregues documentos que comprovem a regularização junto ao fisco. 

Os documentos que devem ser entregues nas obrigações acessórias dependem da modalidade tributária escolhida pelo empreendedor. Cada uma delas possuem obrigações tributárias principais que devem ser pagas. 

O pagamento de uma obrigação tributária principal deve ser feito a um sujeito ativo, seja ele o estado, o município, a federação e todos os seus órgãos, instituído por lei. 

Por outro lado, as obrigações acessórias têm o objetivo de auxiliar na fiscalização e arrecadação de tributos, seja por emissão de nota fiscal, inscrição de cadastro de contribuintes, controle de folha de pagamento, entre outros. No caso de seu descumprimento, as empresas ficam sujeitas a multas e, assim, pode ser gerada uma obrigação principal. 

Como nascem as obrigações acessórias?

Cabe aos Governos Federal, Estaduais e Municipais definirem que tipo de obrigações acessórias cada empresa deve cumprir, e ao mesmo tempo, fixar os prazos de entrega dessas obrigações e as eventuais multas devidas pelas empresas que não cumprirem a obrigação acessória.

Além das multas, as empresas que deixam de apresentar suas obrigações acessórias ficam também sujeitas a serem consideradas irregulares e até mesmo proibidas de continuarem suas atividades.

Tipos de obrigações acessórias existentes

Como adiantamos anteriormente, cada modalidade tributária possui algumas obrigações acessórias existentes que devem ser entregues em diferentes períodos de um ano. Para te ajudar, reunimos algumas delas. Confira.

Simples Nacional

O Simples Nacional é uma modalidade tributária voltada para empresas de pequeno e médio porte. As faixas são determinadas conforme o faturamento dos 12 meses anteriores, ou seja, correspondentes ao último ano. 

Fazem parte da guia de recolhimento os seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP, dentre outros. 

Confira, logo abaixo, algumas das obrigações acessórias e prazos do Simples Nacional:

  • DEFIS: é a Declaração de Informações Econômicas e Fiscais (DEFIS), que auxilia os negócios a declararem suas despesas ao longo do ano. O prazo de entrega é no dia 31 de março de cada ano subsequente;
  • DAS: é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), imposto calculado mensalmente sobre o faturamento das empresas, destinado aos microempreendedores individuais (MEIs);
  • DIRF: é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), enviada mensalmente ao governo por empresas que fazem retenção de imposto IRRF, contando os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no Brasil;
  • DESTDA: é a Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA), obrigação acessória mensal para recolhimento de ICMS;
  • Outras obrigações acessórias: DECD (facultativa), EFD ICMS/IPI, Sefip/GFIP, ECF, Dirf, Rais, Caged.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é uma modalidade jurídica de tributação federal, com mais obrigações acessórias que o Simples Nacional. Verifique, abaixo, algumas delas:

  • DES: a Declaração Eletrônica de Serviços (DES) é municipal e exigida por algumas prefeituras, com o objetivo de declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês;
  • DCTF: a Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) é mensal e tem o objetivo de declarar os dados de vários tributos e contribuições;
  • Outras obrigações acessórias: LFE, SISCOSERV, GIA Estadual, ECF, DIRF, RAIS, CAGED, ECD, EFD ICMS/IPI e SEFIP/GFIP.

Lucro Real

O Lucro Real é um regime considerado mais complexo que o Simples Nacional e o Lucro Presumido. Possui um processo de cálculo mais longo e envolve apurações da própria empresa, além de ajustes da legislação federal.

Confira algumas das obrigações da modalidade jurídica:

  • SINTEGRA: é o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA) destinado aos contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS;
  • EFD ICM/IPI: faz parte do Processamento Eletrônico de Dados (PED) e substitui a escrituração contábil em papel por meio da digitalização de arquivos cadastrados no digital;
  • SEFIP/GFIP: sistema onde são declaradas informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social;
  • CAGED: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é uma declaração acessória útil para informar as demissões e admissões dentro do regime CLT;
  • Escrituração Contábil Digital (ECD): substitui o papel nos seguintes livros — livro diário e auxiliares, livro de balancetes diários e livro de razão e auxiliares;
  • Outras obrigações acessórias: ECF, DIRF, RAIS e DIRPF.

Como sei quais as obrigações acessórias que minha empresa deve atender?

O melhor caminho é sempre procurar a assessoria de um contador habilitado. Ele saberá identificar com clareza a quais legislações sua empresa está sujeita e cuidará de todas as obrigações acessórias para sua empresa.

De forma ilustrativa, podemos ver na tabela abaixo a lista das principais obrigações acessórias às quais as empresas se sujeitam. Note que podem existir outras específicas para certos estados ou certos municípios, e ainda obrigações acessórias adicionais, como declarações a órgãos de classe.

Entenda como funcionam os prazos de entrega

Os prazos de entrega das obrigações acessórias variam, podendo ser anuais, semestrais, trimestrais, mensais ou outros determinados pela legislação, então não deixe de ter um profissional contábil lhe ajudando nisto. A entrega incorreta ou fora do prazo pode acarretar multas para sua empresa.

Use a tecnologia a seu favor

Em geral, as obrigações acessórias refletem as operações realizadas no dia a dia pela sua empresa e estão organizadas e desenvolvidas para serem conectadas com o seu processo diário de gestão empresarial. Assim, se você usa um bom ERP como o Omie, fica muito mais fácil para você e para seu contador gerar as obrigações acessórias de forma rápida e segura, eliminando retrabalho e evitando falhas diversas.

É comum empresas se queixarem do tempo gasto para atender às exigências das obrigações acessórias, mas usando a tecnologia a seu favor, esse trabalho ficará muito mais fácil. Além disso, você terá as informações importantes do seu negócio integradas em um só lugar para uma gestão eficiente e assertiva.  

Conheça a Omie e entenda como é possível facilitar processos burocráticos e muito mais!


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